автореферат диссертации по транспорту, 05.22.19, диссертация на тему:Совершенствование методики агентирования судов и работы агентских компаний на базе современных информационных технологий

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное образовательное учреждение

ГОСУДАРСТВЕННАЯ МОРСКАЯ АКАДЕМИЯ ИМЕНИ АДМИРАЛА С.О. МАКАРОВА

На правах рукописи

Трошков Алексей Александрович

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ МЕТОДИКИ АГЕНТИРОВАНИЯ СУДОВ И РАБОТЫ АГЕНТСКИХ КОМПАНИЙ НА БАЗЕ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

Специальность 05.22.19 «Эксплуатация водного транспорта, судовождение»

АВТОРЕФЕРАТ диссертации на соискание ученой степени кандидата технических наук

/НЮб-У.

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное образовательное учреждение

ГОСУДАРСТВЕННАЯ МОРСКАЯ АКАДЕМИЯ ИМЕНИ АДМИРАЛА СО. МАКАРОВА

На правах рукописи

Трошков Алексей Александрович

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ МЕТОДИКИ АГЕНТИРОВАНИЯ СУДОВ И РАБОТЫ АГЕНТСКИХ КОМПАНИЙ НА БАЗЕ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

Специальность 05.22.19 «Эксплуатация водного транспорта, судовождение»

АВТОРЕФЕРАТ диссертации на соискание ученой степени кандидата технических наук

2\4 7-l2S

Работа выполнена в Государственной морской академии имени адмирала С.О. Макарова

Научный руководитель к.т.н., доцент, Шутенко В.В.

Официальные оппоненты: д.т.н., профессор ЭглитЯ.Я.

к.э.н., доцент Бочкарев А. А.

Ведущая организация: Центральный ордена Трудового Красного Знамени научно-исследовательский и проектно-конструкторский институт морского флота.

Зашита состоится «20» декабря 2004 года, в 10-00 часов на заседании Диссертационного Совета Д. 223.002.03 при Государственной морской академии имени адмирала С.О. Макарова по адресу: 199106, г. Санкт-Петербург, Косая линия, 15-А

С диссертацией можно ознакомится в научно-технической библиотеке академии.

Автореферат разослан «_» ноября 2004 г.

Отзывы на автореферат, заверенные печатью, в двух экземплярах просим направлять в адрес ученого секретаря Диссертационного Совета Д. 223.002.03: 199106, г. Санкт-Петербург, Косая линия, 15-А.

Ученый секретарь Диссертационного Сове К.т.н., профессор

03,

В.А. Прокофьев

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ.

Актуальность темы исследования. Сегодня можно смело утверждать, что в среде российского бизнеса, в том числе и морского, проявляется все больше интереса к новым современным средствам автоматизации труда и принятия решений.

Мы вошли в новый XXI век - век информационных технологий, когда увеличиваются информационные потоки, которые нужно обрабатывать на морском транспорте, а для принятия решений остается все меньше времени. Поэтому основную ставку сейчас делают на автоматизацию принятия решений, на введение компьютеров и новых информационных технологий в транспортном бизнесе. Это подтверждается результатами собственных исследований автора, а также практикой работы агентирующих организаций.

Агентские компании Российской Федерации, являются важным системообразующим фактором транспортно-логистических цепочек. В 2002 г. в порту Санкт-Петербург действовало около 120 агентских компаний. Несмотря на такое обилие агентских компаний на территории одного порта негативной особенностью в их работе можно считать не очень высокий уровень сервиса и качества оказываемых услуг. Снижение качества оказываемых услуг происходит по нескольким причинам, главные из которых:

• работа согласно сложившейся годами устаревшей системе агентирования трамповых судов, без внесения принципиально новых изменений в саму систему, которые могли бы повысить эффективность работы и качество предоставляемых услуг;

• слабое развитие в системах управления работой агентских компаний, новых технологий, базирующихся на информатизации процессов управления перевозками грузов и пассажиров и прилежащих сфер, а как следствие неоправданное увеличение численности сотрудников и вместе с

3

тем потеря важной информации, при передаче ее от одного звена к другому, внутри структуры.

Экономические условия, складывающиеся в нашей стране, требуют от агентских компаний адекватных мер по созданию и внедрению эффективных систем управления. Без этого трудно ожидать усиления роли агентирования в предоставлении необходимых, конкурентоспособных услуг судовладельцам. Изменение состава и структуры систем управления транспортными компаниями, качественно и количественно изменившиеся информационные потоки, используемые при этом, определили необходимость применения в системах управления новых информационных технологий, положительно влияющих на эффективность работы предприятий. Все это предопределяет актуальность выбранной темы данного диссертационного исследования и обеспечивает значительный практический интерес к его результатам.

Основной целью диссертационной работы является предложение решения по изменению системы агентирования и повышение эффективности функционирования систем управления агентской компанией в современных условиях на базе внедрения новых информационных технологий. Одним из следствий является предложение по введению системы контроля финансовых потоков агентских компаний на уровне расчетов с третьими лицами и судовладельцами, для предотвращения оттока денежных средств за границу.

На защиту выносятся следующие основные положения, разработанные в диссертации и составляющие научную новизну исследования:

• авторские методы организации труда агентских компаний, обслуживающих трамповые суда, в новых экономических условиях;

• исследование структуры информационных потоков агентской компании в трамповом судоходстве;

• разработка новой методики агентирования трамповых судов на основании программного продукта для агентских компаний, разработанного и представленного в диссертации;

• формализованное описание процесса обслуживания судна агентской компанией, которое приводит к повышению уровня качества агентского обслуживания. Создание шкалы оценки уровня качества агентского обслуживания судов;

Объектом исследования являются система агентирования трампового судоходства в России на примере агентских компаний порта С-Петербург, особенности их работы и развития в современных экономических условиях.

Предметом исследования выступают методы обоснований по эффективному использованию информационных технологий в системе агентирования.

Методологической и информационной основой диссертационного исследования являются труды отечественных и зарубежных ученых по вопросам агентского обслуживания судов, труды ученых касающиеся информационных технологий, баз знаний и баз данных, оптимизации и информатизации.

Решение некоторых вопросов данной проблемы отражено в исследованиях и научных трудах целого ряда ученых: Вильчур Н.Р., Долженко А.И., Кожевников A.M., Лоренц Д., Виноградов H.H., Курбатов М.А., Лимонов Э.Л., Луговцов А.Ф., Маслов Г.А. и других. Работы перечисленных авторов писались еще во времена плановой экономической системы, поэтому современное агентирование его теория и практика остались просто без внимания современных ученых.

Для современной экономики необходимо переосмысление указанных методических подходов, их обобщение и формирование новых решений, отражающих современное развитие эксплуатационной науки, вычислительной техники и информационных технологий на морском транспорте. Диссертация состоит из введения, четырех глав, заключения, двух приложений, списка литературы, включающего 55 источников. В работе автором приведено 33 рисунка, 3 диаграммы, 2 графика и 18 таблиц.

ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ.

Во введении обосновывается актуальность темы диссертации, проблематика совершенствования работы агентских компаний и системы агентирования в целом в условиях информатизации перевозочных процессов и современного бизнеса, формулируются цель, задачи, предмет и объект исследования, показывается научная новизна и практическая значимость полученных в диссертационной работе результатов.

В первой главе работы Анализ современного состояния рынка агентских услуг рассматриваются вопросы современного состояния рынка агентских услуг, сложившейся системы агентирования судов в трамповом судоходстве в современных экономических условиях, обобщен опыт из научных трудов авторов, занимавшихся вопросами агентирования, структур агентских компаний, и информационных потоков.

Морской транспорт не сможет существовать без инфраструктуры морских агентств. Но, несмотря на бурный рост количества агентских компаний в российских портах, качество предоставляемых услуг зачастую продолжает оставаться достаточно низким, что объясняется следующими основными причинами:

1. Низким уровнем квалификации агентов, в результате чего агенты не справляются с количеством возлагаемой на них работы.

2. Низкой конкурентоспособностью агентских компаний из-за использования физически и морально устаревшей системы ведения работы. Слабым использованием в системах управления агентскими компаниями новейших информационных технологий, позволяющих не только своевременно получать и обрабатывать информацию, но и разрабатывать на основе ее оптимальные управленческие решения.

В работе показаны объемы информации, которые проходят через каждую агентскую компанию, основываясь на старые методы работы, разработанные еще при плановой экономике. А также те объемы денежных средств, которые можно будет сэкономить агентской компании, используя новые подходы к проблеме агентирования. Работы по обслуживанию судна агент выполняет в три этапа: до прихода судна в порт, в период стоянки, после отхода судна из порта. Для четкого и быстрого выполнения всех этих работ приходится содержать значительный штат в компании, который сможет оказывать высококачественные услуги своим принципалам.

Поток информации о судне и необходимых работах агент получает от своего принципала, затем транслирует всю информацию на третьих лиц. Предоставляется вся полученная информация в документальном виде, судовыми агентами готовятся такие документы как генеральная декларация, грузовая декларация, нотисы о подходе судна, декларация судовых запасов и другие. (Рис 1). В работе поставлены следующие задачи:

• анализ опыта работы агентских компаний прошлых лет,

• анализ рынка современных информационных технологий в морском бизнесе

• ,на основании проведенного анализа разработка, с использованием современного аппарата информационных технологий, собственной методики, которая позволит повысить эффективность работы

7

агентской компании, как с точки зрения финансовых показателей и показателей по трудозатратам, так и по временным показателям. • количественное обоснование влияния совершенствования системы агентирования на качество обслуживания судна.

Вторая глава диссертации «Проблематика современного рынка агентских услуг и анализ современного рынка информационных технологий в морском бизнесе», посвящена детальному рассмотрению проблематики рынка агентирования судов, также произведен обзор уже имеющихся программных продуктов в смежных сферах транспортного бизнеса.

Анализ современных транспортных систем показывает следующее:

1. В процессе управления транспортными системами наблюдается рост числа и объемов информационных потоков, освоить которые традиционными способами невозможно.

2. Освоение этих потоков с целью эффективного управления возможно только при использовании современного инструментария информационных технологий

На данный момент практически все сферы деятельности в судоходном бизнесе имеют свои специальные программные продукты, базы данных, информационно-поисковые системы.

Например, BIMCO предлагает различные программы для брокеров, судовладельцев и других специалистов, связанных с фрахтовыми операциями. На рынке известны такие программы как Charter Party Editor, который включает в себя базу данных и информационно-поисковую систему с известными проформами чартеров. Данная программа позволяет редактировать проформы чартеров из базы данных и сохранять их для архива. BIMCO предлагает программу для расчета сталийного времени, которая позволяет при введении в нее

Яочмюнм. информация осуди* (ЮЛ, в, От, СаВ гфня<Ц, лил» ш октат* донанатмякиш услуг (сыа&жот* нршюиеЛ, вехой, теп/пиан, рпижряакш

агент

МАП ГКО Смацм^М Шмпмиаары Шцццфиш ТЬммтш ФПС

ПП

•Нотис« •Умямнмияя •пвакы «заме» ш пмшех ш •ПШрММПШ «тирмыш»

-Ямки •Эмм«« -Актуют премия» н бумсфи датрмис ¿ККЛЦМ1М

•Гсмриыюя Л МИ'ПЮК техешбжнт ^ампш •грудями ■грунт»«

«ослфиим •(ОС «|>«>«Ю1 И 1\Д •ову дскшраши лекмуям

•ЭМИСИН» ■сумм роль ■сулим роль

•лшарвиио сшгпк •ИЧ к ■умдомжяк*

гюреям чгеч». МНИИфМП' оомм>*

Ч'уАРММ рШЬ дот-иых я •дшнцмцао шипит

к и. фиииылде суямыч к

«.та. «.Т.Д. И.Г.Й.

Рис. 1. Схема информационных потоков агентского отдела

исходных данных по данному конкретному чартеру и судну рассчитать сталийное время. Программа учитывает все исключаемые периоды, остановки, перерывы в работе порта и.т.д.

Многие крупные компании, такие как Maersk Sealand, используют программные продукты, которые были разработаны специально для этих компаний. С их помощью ведется электронный документооборот, выпускаются коносаменты, делаются букинги и релизы, ведется переписка по электронной почте и.т.п.

На «Первом контейнерном терминале» в порту С-Петербург используется программный продукт Lotus 5.0. Данный программный продукт достаточно популярен и может быть адаптирован практически для всех компаний, которые занимаются транспортным бизнесом, как для автомобильных компаний, так и для тех, кто связан с контейнерами и генеральными грузами.

Однако значительным недостатком таких программных продуктов является их стоимость, которая может в отдельных случаях доходить до нескольких тысяч долларов США.

Более того, на данный момент агентские компании, которые занимаются обслуживанием судов в трамповом судоходстве, просто «обделены вниманием» компаний производящих специализированное программное обеспечение.

Поэтому, если говорить об агентских компаниях на примере порта Санкт-Петербурга, то каждая компания решает эту задачу по-своему. Но большинство пользуются приложениями Microsoft Office, заполняя шаблоны документов вручную, либо просто пользуются множительной техникой.

В третьей главе «Современные информационные технологии как способ совершенствования методики агентирования судов и повышения эффективности работы агентских компаний», диссертационной работы

10

еще раз заострено внимание на проблемах сложившихся на рынке предоставления услуг по агентированию судов.

Существует мнение, что мы можем использовать опыт западных коллег, но, по мнению автора, мы не можем обращаться к западным аналогам по следующим причинам:

• Отличие законодательной базы России от западных стран;

• Различные обычаи портов России и портов западных стран;

• Различие в требованиях по выполнению портовых формальностей нашими властными органами и властными органами зарубежных стран.

• Различные системы бухгалтерского учета, налогообложения и валютного регулирования.

В части методики агентирования в настоящий момент сложился полный разброд. При огромном количестве агентских компаний, каждая работает, используя свои личные методы и изыскания, с учетом, как отмечалось выше, старых принципов работы, сложившихся еще при агентировании в условиях социалистического строя. Поэтому можно сделать вывод, что общей и единой методики просто нет в современной системе агентирования.

Острота проблемы и необходимость ее решения обусловлена тем фактом, что контроль над агентированием судов осуществляется на государственном уровне. Поэтому агенты заинтересованы в извлечении максимальной прибыли от своей деятельности, а государство в единой, понятной для всех методики агентирования, для упрощения процедуры контроля деятельности агентов. Для достижения этих целей нужна единая понятная всем методика, которая позволит всесторонне контролировать рабочий процесс.

В работе предложено конкретное решение данного вопроса, представлена авторская разработка, которая поможет не только решить проблему

устаревших систем агентирования, но также пойти дальше и внедрить в

И

систему агентирования новые информационные технологии. Тем самым изменив саму методику агентирования, можно получить значительный экономический эффект не только на уровне каждой агентской компании, но также и на государственном уровне.

В четвертой главе «Пути совершенствования системы агентирования трамповых судов» подводятся итоги авторского исследования и делается обобщение исследований работы, формулируются следующие положения.

Самым важным в работе агентов является задача минимизации стояночного времени судна в порту, при максимальном качестве услуг, которые оказываются судовладельцу, а как следствие повышения качества оказываемых услуг, является полное и всестороннее информирование судовладельца о его судне, на каждом этапе работы с ним. Таким образом, агентским компаниям необходимо минимизировать время прохождения информации и минимизировать ее потери, при передаче ее от одного звена к другому внутри самой агентской компании.

Актуальность и своевременность создания специализированного программного продукта для морских агентов неоспорима. Программа должна отвечать следующим требованиям:

• Простота и понятность в использовании;

• Низкая стоимость программного продукта;

• Возможность создания и ведения базы данных обслуженных судов, для архива;

• Возможность создания документов необходимых для повседневной работы агентов;

• Совместимость с современными программными продуктами, которые используются в работе современных коммерческих организаций;

Всем этим требованиям отвечает авторская разработка для агентов. Технологию работы программного продукта для агентских компаний, выглядит следующим образом:

• получение исходной информации от судовладельца (размеры судна LOA, В, Dm, осадки носом и кормой, позывной судна, флаг, количество и род перевозимого груза и.т.д.);

• обработка исходной информации для повышения ее достоверности и получение целевых результатов обработки информации (внесение исходной информации в базу данных и формирование программой готовых счетов, деклараций и других документов для представления в различные властные структуры и компании, с возможностью корректировки, уточнения и исправления данных самим агентом);

• передача результативной информации исполнительным органам. Далее определяются факторы, которые оказывают влияние на

процесс агентирования. Для составления математической модели вводится ряд понятий, определений и обозначений. Процесс обслуживания судна, т.е. процесс агентирования, условно обозначен «а». Процесс «а» зависит от множества других аргументов, т.е. тех событий и работ, которые выполняются сотрудниками агентской компании при обслуживании судна. Аргументы объединены в совокупности, всего выделено три совокупности. Качество обслуживания судна условно обозначено «к». Под качественным обслуживанием судна мы будем понимать такое обслуживание, которое гарантирует полное выполнение работ при сокращении затрат времени. Аргументы «Р» можно в свою очередь разделить на три группы. Аргументы, воздействуя на которые, мы сможем изменить в большую (лучшую) сторону значение «к», обозначим совокупность этих аргументов как у).

Аргументы, воздействуя на которые мы получим изменение значения у,, а как следствие увеличение значения «к», условно обозначим совокупность этих аргументов как у2. Третья совокупность аргументов, которое мы обозначим как у3 , это совокупность тех аргументов, воздействуя на которые мы не получим изменения значений «к». В совокупность у* отнесены те работы, на которые мы могли бы оказать действие непосредственно, путем введения в работу агентских компаний авторской программной разработки и системы агентирования. Это работы связанные с работой внутри компании, т.е. изготовление документов, ведение системы учета и хранения данных по судам. В совокупность у2 отнесены те работы, на которые можно также повлиять авторской методикой. К этой совокупности отнесены работы связанные с контролем процесса агентирования, прохождения информации, области знаний сотрудников. Это прямой контроль выполнения тех или иных функций агентов начальником отдела путем непосредственного контакта с оперативными работниками, а также используя программное обеспечение, обмен информации между сотрудниками на основании имеющейся у них базы знаний.

К третьей совокупности у3 отнесены работы связанные с работой агентов в порту, т.е. те работы, которые связаны просто с физическими возможностями человека. Например, это процесс развоза комиссии или оформление прихода- отхода судна и.т.д. Таким образом, видно, что процесс агентирования «а» - это совокупность взаимосвязанных подсистем. При влиянии на которые, мы сможем достигать тех или иных результатов. После чего представлено количественное обоснование влияния совершенствования системы агентирования на качество обслуживания судна.

В процессе работы были произведены наблюдения, и накоплен статистический материал по временным показателям обслуживания судов

14

различного дедвейта. Размер экспериментальной выборки составил 15

наблюдений за 4 года работы, при этом предельная ошибка экспериментальной выборки составила 1,69% с вероятностью 0,954. Для

подтверждения достоверности результатов, за основу взят расчет репрезентативной длины выборки по формуле:

п= --(1)

Д2в*Ы+12*ст2,

где t-коэффициент доверия, определяющий пределы генеральной средней

X =jfe± А„ с вероятностью Р, с которой можно гарантировать пределы ошибки выборки по теореме Чебышева-Ляпунова.

^AJyj(a2e/n)*(\~n/N) (2)

где п- необходимая численность выборки, а N-общее число единиц генеральной совокупности. Д„. это предельная ошибка выборки, а а2„_это выборочная дисперсия.

°2.= (3)

где ш- это число случаев.

В расчетах участвовали выборки длиной 15 наблюдений для обслуженных судов, со следующей разбивкой по дедвейту: от 1000 до 3000 тонн, от 3000 до 5000 тонн, от 5000 до 9000 тонн.

Были произведены расчеты оценки математического ожидания и дисперсии параметра «а» по формулам приведенным ниже. Оценку математического ожидания рассчитали по следующей формуле:

_ I*.

т=—-, где (4)

п

п-количество наблюдений, а X; - значения параметра «а», полученные опытным путем. Оценку дисперсии позволила рассчитать следующая формула:

и-1

(5)

Для того, чтобы оценить к каким ошибкам может привести замена параметра «а» на его точечную оценку и с какой степенью уверенности можно ожидать, что эти ошибки не выйдут за известные пределы, были рассчитаны доверительные интервалы.

Р(

а-а

<е) = р

(6)

где а - это параметр, для него получена несмещенная оценка а. Р - это вероятность (в расчетах ее значение принято 0,95), а ± е -это диапазон практически возможных значений ошибок, возникающих при замене а, на его несмещенную оценку. Поэтому неизвестное значение параметра «а» с вероятностью р попадает в интервал:

1р=(а -е; а +е) (7)

При этом у доверительного интервала есть свои границы а! и а2

а,= а ~-е и а2= а + е. (8)

Расчеты показали, что с вероятностью 0,95 получились доверительные интервалы для времени обслуживания судов, которые приведены ниже.

• Суда дедвейтом от 1000 до 3000 тонн (14,20 сут; 14,71 сут) при влиянии одного фактора, (12,45 сут; 12,78 сут) при влиянии двух факторов.

• Суда дедвейтом от 3000 до 5000 тонн (16,02 сут; 16,58 сут) при влиянии одного фактора, (14,00 сут; 14,45 сут) при влиянии двух факторов.

• Суда дедвейтом от 5000 до 9000 тонн (18,75 сут; 19,53 сут) при влиянии одного фактора, (16,54 сут; 16,89 сут) при влиянии двух факторов.

При таких доверительных интервалах выигрыш во времени для судов с дедвейтом от 1000 до 3000 тонн составит от 2,10 до 4,68 суток, для судов дедвейтом от 3000 до 5000 тонн - от 1,84 до 4,10 суток, а для судов дедвейтом от 5000 до 9000 тонн - от 2,38 до 5,38 суток соответственно. Величина выигрыша во времени будет зависеть от того, сколько факторов влияет на процесс. Согласно полученным данным видно, что при влиянии одного фактора возможно уменьшение времени обслуживания от 11% до 14% по отношению к базовому варианту, а при влиянии двумя факторами- от 23% до 25%. Такие результаты получены для судов всех грузоподьемностей, что позволяет нам говорить об устойчивости результатов. Расчеты позволяют нам построить шкалу оценки качества агентского обслуживания, эту шкалу мы можем построить для судов в зависимости от их дедвейта. Уровень качества мы оценим в процентах. Шаг для шкалы оценки качества агентского обслуживания выбираем 4 часа, т.е. 0,17 суток, как половина рабочей смены. На основании

построенной шкалы построены графики оценки качества обслуживания, которые приведены в диссертационной работе.

На основании полученных расчетов, практических наблюдений были сформулированы следующие выводы. Получен устойчивый результат для всех типов рассмотренных судов. Влияние на процесс агентирования происходит поэтапно, поэтому временные показатели обслуживания сокращаются сначала на 11-14 %, затем после окончания первого этапа, начинается фаза второго этапа. В этот период готовятся универсальные сотрудники агенты, в это время постепенно повышается качество работы. А уже после окончания второго этапа, когда сотрудники обучены и уже полностью прошла реструктуризация компании, качество обслуживания улучшается до 23-25 %.

Таким образом, методику агентирования судов с применением авторской разработки можно записать в следующих тезисах й определениях:

• Обслуживание судна должно проводиться с применением современного аппарата информационных технологий на всех этапах обработки судна,

• При обработке судна применять авторскую программную разработку для ведения контроля по обслуживаемому судну с точки зрения финансовых, временных показателей и полноты выполнения работ необходимых и заказанных судовладельцем и капитаном,

• Подготовка и использование универсальных сотрудников агентов при работе, для минимизации потерь информации при переходе ее от одного звена к другому. Под универсальным сотрудником агентом можно понимать сотрудника, который не выполняет одну единственную

18

операцию, например, оформляет приход, по всем судам, а занимается обслуживанием судна в комплексе. При этом он применяет современный информационный аппарат, а также владеет ситуацией по обслуживаемому судну целиком, обладая также значительно более широкой областью знаний, нежели обычные агенты,

• Сокращение стояночного времени за счет снижения временных затрат на ведение и составление документации вручную,

• Скорейшего прохождения информации в электронном виде внутри компании, а также повышение прибыльности работы компании за счет сокращения издержек на содержание дополнительного персонала.

В заключении диссертации отражены особенности исследования, комплексный подход к обоснованию использования информационных технологий в системах управления на транспорте, сформулированы пути дальнейшего совершенствования системы агентирования на основе внедрения программных продуктов, а также сформулированы некоторые принципы, имеющие практическое значение, а именно взаимодействие и обмен информацией между агентами и официальными властями (Росморпорт, МНС РФ) с помощью использования информационных технологий.

Как показала практика, создание достаточно простой и дешевой программы для трамповых агентов значительно облегчает и улучшает работу агентской компании. В диссертации было использовано приложение Microsoft Office, а именно Microsoft Access, позволившее создать базу данных, информационно-поисковую систему и шаблоны документов для работы и обслуживания судна в порту.

База данных позволяет четко и ясно вести учет обслуженных судов, и судов находящихся под обработкой, сама форма содержит все

19

необходимые данные, которые могут понадобиться агенту для передачи информации в порт, подачи устных заявок в отдел планирования порта, пограничным властям. Данные легко читаемы и понятны, (рис. 4) Информационно-поисковая система позволяет быстро и легко найти необходимую запись, т.е. судно, для восстановления данных о нем для тех или иных нужд, будь то дебиторская задолженность судовладельца, либо восстановление данных о тех работах, которые были произведены на судне для выставления финального дисбурсментского счета, (рис.5)

Готовые шаблоны документов позволяют значительно сэкономить время и трудозатраты на изготовление бумажных документов, которые готовятся на каждое судно. Огромное количество документов может быть приготовлено без значительных усилий одним человеком за короткий промежуток времени, (рис.5) Еще одним положительным и очень важным моментом универсализации агентов, при помощи современных информационных технологий, является минимизация потерь информации

при передачи ее от одного звена агентского отдела другому. Компания,

(

использующая ПП, имеет в своем штате сотрудников, которые имеют значительно большую область знаний о состоянии судна, готовности документов и т.д.

В результате вышеизложенного можно утверждать, что агентская компания сможет сократить штат своих сотрудников, либо начать обслуживать большее количество судов при неизменных человеческих ресурсах. Это можно сделать благодаря представленному программному продукту.

Рис.4. Схема работы базы данных

Рис.5. Схема работы ИПС и меню создания документов.

Это можно сделать благодаря представленному программному продукту. Использование современных информационных технологий, опыт предыдущих лет работы и уже существующая система агентирования судов, позволила создать новую методику и систему агентирования судов, изменив принципиально состав агентской компании. В штате можно держать универсальных в своем роде сотрудников, которые благодаря экономии времени, за счет информационных технологий смогут выполнять функции супервайзера, клерка из финансовой группы, который готовит дисбурсментские счета и агента, который занят кларированием судна. Все это можно делать благодаря авторской разработке, (рис. 7)

Использование современных информационных технологий открывает для агентов новые возможности в работе и переход на качественно новый уровень работы и уровень предоставляемых услуг, что не сможет не сказаться положительно в целом на транспортном процессе.

В приложении 1 разработан и детально описан алгоритм работы авторской программы, и сама авторская программная разработка.

В приложении 2 представлено экономическое обоснование и расчет экономической эффективности. Данный раздел работы посвящен обоснованию эффективности введение в агентский бизнес новых информационных технологий: программного продукта для трамповых агентов. Основные положения диссертационной работы апробированы на научных конференциях и семинарах, а также внедрены в производственной деятельности ООО «РТЛ-РусТрансЛайн». Результаты исследований по теме диссертации опубликованы в следующих работах автора:

Рис.7 Структура агентской компании без и с использованием авторской разработки

1. «Реорганизация системы управления портом за счет внедрения новых информационных технологий на примере взаимоотношений МАП и агентирующих организаций». Сборник докладов и тезисов первой научно-практической конференции «Морские и речные порты России». Министерство транспорта РФ, Москва 2002 г.

2. «Методические рекомендации по повышению эффективности налогообложения предприятий РФ на примере компаний, вовлеченных в агентское обслуживание морских судов». Сборник докладов первой научно-практической конференции студентов и аспирантов «Человек в условиях становления рыночной экономики в современном российском обществе. Проблемы и перспективы.», СПбГУАП, С-Петербург 2002 г.

3. «Внедрение новых информационных технологий для повышения эффективности работы портовой системы на примере агентирующих организаций». Сборник материалов первой научно-практической конференции «Будущее электронного бизнеса в России». Московский государственный университет экономики, статистики и информатики, Москва 2002 г.

4. Приложение «Кларирование судов». Договорная работа. Агентирование судов. Коммерческая работа на морском транспорте, выпуск 2. Владимир Шутенко, Информационный центр «Выбор», СПб 2002.

5. Статья «Правильные налоги». Морские порты России № 6, 2002 г.

ГМА им. адм. С О Макарова

Заказ 349 от 09 11 2004 Тираж 100 экз Усл. печ. Л - 1,5 199106, Санет-Петербург, Косая линия, 15-а

РНБ Русский фонд

2006-4 6786

! s , { ' ! , i ( V V % % /

'vV.y

0 9 .,011-Л

Введение.

Глава 1. Анализ современного состояния рынка агентских услуг.

1.1 Роль морского агента 6 Транспортном процессе.

1.2 Экономические аспекты работы современных агентов.

1.3 Правовое регулирование деятельности морского агента.

1.4 Кларирование судов в российских портах.

1.5 Структура информационных потоков агентской компании в трамповом судоходстве.„.

Глава 2. Проблематика современного рынка агентских услуг и анализ современного рынка информационных технологий в морском бизнесе.

Глава 3. Современные информационные технологии как способ совершенствования методики агентирований судов и повышений Эффективности работы агентских компаний.

3.1. Базы данных, как способ Структурирований и накопления данных об обработанных судах агентскими компаниями.

3.2. Реляционные базы данных.?

3.3. Интерфейс с БД. Представление данных для конечных пользователей- агентов.

3.4. Проектирование баз данных. Содержание и суть программного проектируемого продукта длй агентских компаний.

3.5. Внедрение современных информационных технологий как способ решения проблематики методики агентирования. Авторский программный продукт для морских агентов в трамповом судоходстве.

Глава 4. Пути совершенствования системы агентирования трамповых судов.

4.1. Методические принципы агентирования судов.

4.2. Выявление факторов влияющих на процесс агентирования.

4.3. Количественное Обоснование влияния совершенствования системы * агентирования на качество обслуживания судна.

Сегодня можно смело утверждать, что в среде российского бизнеса, й том числе и морского, проявляется все больше интереса к новым современным средствам автоматизации труда и принятия решений. Мы вошли в новый XXI век - век информационных технологий, увеличиваются информационные потоки, которые нужно обрабатывать на морском транспорте, а для принятия решений остается все меньше времени. Поэтому основную ставку сейчас делают на автоматизацию принятия решений, на введение компьютеров и новых информационных технологий в щ транспортном бизнесе. Это подтверждается результатами собственных исследований автора, а также практикой работы агентирующих организаций.

Агентские компании Российской Федерации, являкУгся важным системообразующим фактором транспортно-логистических цепочек, и в конечном счете экономики России. В 2002 г. в порту Санкт-Петербург Действовало от % до 150 агентских компаний.

Несмотря на такое обилие агентских компаний на территории ОДногО порта негативной особенностью в их работе можно считать не очень высокий уровень сервиса и качества Оказываемых услуГ. Снижение качества Ф Оказываемых услуг происходит по нескольким причинам, главные из которых:

• работа согласно сложившийся годами архаичной системе агентирований трамповых Судов, без Внесения принципиально новых изменений в саму систему, которые могли бы повысить эффективность работы и качество предоставляемых услуг.;

• слабое развитие в системах управлений работой агентских компаний, новых технологий, базирующихся на информатизации процессов управления перевозками Грузов и пассажиров и прилежащих сфер, а как следствие неоправданное увеличение численности сотрудников и вместе с тем потеря важной информации, при передаче ее от одного звена к Ч

Другому, внутри своей Структуры.

Экономические условия, складывающиеся в нашей стране, требуют от агентских компаний адекватных мер по созданию и внедрению эффективных систем управления. Без этого трудно ожидать усилений роли агентирования в предоставлении необходимых, конкурентоспособных услуг судовладельцам.

Пояйление новой экономической системы в стране привело к соответствующим значительным изменениям в организации управлений щ транспортным процессом. Изменилась форма собственности у большинства транспортных Предприйтий. На речном и морском транспорте пойвилось множество частных судоходных компаний, то же произошло и на рынке экспедиторских и агентских услуг. Одновременно происходит изменение состава, количества, качества и направлений движений информационных потоков, используемых в системах перевозок и сферах обслуживания судов и грузов.

Сформировались новые информационные потоки, необходимые длй мониторинга и исследований рынка транспортных услуг.

Количество и качество информационных потоков изменилось под

ВЛийнием следующих факторов:

- часть информационных потоков, содержащая финансово-экономические показатели работы агентских компаний, составлйЮщие коммерческую тайну, стала закрытой;

- При обработке и передаче информации стали использоваться новые технические средства и информационные технологии;

- качественно изменились состав, направленность и объемы Внутренних информационных потоков, циркулирующих между производственными Подразделенийми агентской компании;

- появилось множество внешних информационных потоков, имеющих специфичный состав и свойства - например, данные налоговой инспекции, информация от коммерческих банков, информация о рынке транспортных услуг.

Изменение состава и структуры систем управления ТранспОрТными компаниями, качественно и количественно изменившиеся информационные потоки, используемые при этом, Определили необходимость Применения в системах управления новых информационных технологий, положительно влияющих на эффективность работы предприятий. Все это предопределяет актуальность выбранной темы Данного диссертационного исследования и обеспечивает значительный практический интерес к его результатам.

Основной целью диссертационной работы является предложение по изменению системы агентирования и повышение эффективности функционирования систем управления агентской компанией в современных условиях на базе внедрения новых информационных технологий. Одним из следствий является предложение по введению системы контроля финансовых потоков агентских компаний на уровне расчетов с третьими лицами и судовладельцами, Для предотвращения оттока денежных средств за границу.

На защиту выносятся следующие основные положения, разработанные В диссертации и составляющие научную новизну исследования:

• комплексный анализ существующей системы агентирования трамповых судов;

• методы оптимизации Труда агентских компаний , обслуживающих трамповые суда, в новых экономических условиях;

• исследование структуры информационных потоков агентской компании в трамповом судоходстве;

• разработка новой системы агентирования трамповых судов на основании программного продукта, разработанного автором для агентских компаний;

• расчет экономической эффективности использования информационных технологий;

Объектом исследований являются система агентирования трампового судоходства в России на примере агентских компаний порта С-Петербург, особенности их работы и развития в современных экономических условиях.

Предметом исследования выступают методы обоснований по эффективному использованию информационных технологий в Системе агентирования.

Методологической и информационной основой диссертационного исследования являются труДы отечественных и зарубежных ученых по вопросам агентского Обслуживания судов, труды ученых касающиеся информационных технологий, баз знаний и баз данных, оптимизации и информатизации.

Решение некоторых вопросов данной проблемы отражено в исследованиях и научных трудах целого ряда ученых:

Вильчур Н.Р., Долженко А.И., Кожевников A.M., Лоренц Д., Виноградов Н.Н., Курбатов М.А., Лимонов Э.Л., ЛугОвцОВ А.Ф., Маслов Г.А., и Других.

Луговцов А.Ф., Маслов Г.А в своей книге «Агентирование морских Судов» рассматривали вопросы агентирования трамповых судов, но ТОчно также как и в книге Виноградова Н.Н. «Новое в агентировании морских Судов» состояние агентирования рассмотрено через призму времени, когда писались эти книги. Труды Луговцова А.Ф., Маслова Г.А, Виноградова Н.Н были найисаны во время плановой экономики, что накладывало свой отпечаток на работы этих авторов.

Таким образом большинство исследований перечисленных авторов ПОСВЯщено разработке вопросов касающихся теории агентирования В рамках существовавших ранее научных и технологических решений, отражающих использование неадекватных сложившимся в настоящее время Экономическим условиям технических Средств, методов управления и их автоматизации.

О.В. Белый , А.Е. Сазонов в своей книге «Информационные системы Технических средств транспорта» рассматривают вопросы применений современных информационных Технологий на морском транспорте, однако Применительно к теории судовождения.

Поэтому получается, что современное агентирование его теория и практика остались просто без внимания современных ученых.

А для современной экономики необходимо переосмысление указанных методических Подходов, их обобщение и формирование новых решений, Отражающих современное развитие эксплуатационной науки, вычислительной техники и информационных технологий на морском транспорте.

Диссертация Состоит из введения, четырех глав, заключения, двух приложений, списка литературы, включающего 55 источников. Й работе автором Приведено 33 рисунков, 3 Диаграмм, 2 графиков и 18 таблиц.

Заключение.

Как и все участники транспортно-логистической цепочки, компания, которая занимается агентированием судна, должна постоянно обрабатывать, систематизировать и владеть большими объемами информации. Информация - это ключевой объект в работе агента, без которой он не сможет качественно, вовремя и в полной мере обработать судно, а значит не сможет защитить интересы и сэкономить средства своего принципала, минимизировав и четко учитывая сталийное время в порту захода.

В порту Санкт-Петербург и в других портах России и зарубежных странах агенты ведут учет информации каждый по-своему, в основном пользуясь на примитивном уровне приложениями из Microsoft Office, а именно Microsoft Word и Microsoft Excel. Создают и используют шаблоны документов, которые, например, нельзя потом передать в финансовый отдел своей компании в электронном виде для обработки и учета денежных потоков компании.

Как показала практика, создание достаточно простой и дешевой программы для трамповых агентов значительно облегчает и улучшает работу агентской компании. В диссертации было использовано приложение Microsoft Office, а именно Microsoft Access, позволившее создать базу данных, информационно-поисковую систему и шаблоны документов для работы и обслуживания судна в порту.

База данных позволяет четко и ясно вести учет обслуженных судов, и судов находящихся под обработкой, сама форма содержит все необходимые данные, которые могут понадобиться агенту для передачи информации в порт, подачи устных заявок в отдел планирования порта, пограничным властям. Данные легко читаемы и понятны.

Информационно-поисковая система позволяет быстро й легко найти необходимую запись, т.е. судно, для восстановления данных о нем для тех или иных нужд, будь то дебиторская задолженность судовладельца, либо восстановление данных о тех работах, которые были произведены на судне для выставления финального дисбурсментского счета.

Готовые шаблоны документов позволяют значительно сэкономить время и трудозатраты на изготовление бумажных документов, которые готовятся на каждое судно. Огромное количество документов может быть приготовлено без значительных усилий одним человеком за короткий промежуток времени.

Таким образом, структура агентской компании изменяется из отдельных групп агентского отдела: вотер клерков, супервайзерской группы и группы оформления документов, создается единая группа «универсальных» сотрудников- агентов. См. Рис.7.

Рисунок 7. Структура современной агентской компании, с учетом введения в использование 1111.

Еще одним положительным и очень важным моментом универсализации агентов, при помощи современных информационных технологий, является минимизация потерь информации при передачи ее от одного звена агентского отдела другому, а также увеличение скорости прохождения информации внутри структуры компании.

Обозначив схематически области знаний овалами, их пересечение дает нам общую область знаний агентов компании о той, или иной ситуации. Компания, использующая ПП, имеет в своем штате сотрудников, которые имеют значительно большую область знаний о состоянии судна, готовности документов и т.д. На рисунке 8 область знаний таких сотрудников обозначена пунктирным овалом.

Рисунок 8. Области знаний сотрудников.

Все эти факты говорят сами за себя. Агентская компания сможет сократить штат своих сотрудников, либо начать обслуживать большее количество судов при неизменных человеческих ресурсах. Это можно сделать благодаря представленному программному продукту.

Использование современных информационных технологий, опыт предыдущих лет работы и уже существующая система агентирования судов, позволила создать новую методику и систему агентирования судов, изменив принципиально состав агентской компании. В штате можно держать универсальных в своем роде сотрудников, которые благодаря экономии времени, за счет информационных технологий смогут выполнять функции супервайзера, клерка из финансовой группы, который готовит дисбурсментские счета и агента, который занят кларированием судна. Все это можно делать благодаря представленной разработке.

Таким образом, меняется сама система и методика агентирования трампового флота, поскольку меняется и структура компании. Исчезает лишний персонал, появляется универсальный сотрудник-агент, выполняющий в полной мере и качественно работу, остается бухгалтерия и руководство компании.

Экономический эффект на лицо: при меньших человеческих ресурсах, т.е. при меньших затратах на вознаграждение сотрудникам, становится возможным выполнение большего объема работы. Расчет экокномического эффекта от внедрения новой методики агентирования приведен в Приложении 2.

Еще более значительного экономического эффекта можно достигнуть используя предложенную методику, и замкнув предложенный программный продукт в локальной сети агентской компании, предоставив доступ к ее данным не только «оперативникам», но, например, и бухгалтерии.

В результате исследования, была построена математическая модель обслуживания судна агентской компаний. Были выявлены факторы, которые влияют на уровень качества обслуживания судна. Произведенные расчеты показали и подтвердили предположение о том, что, используя предложенную методику, происходит процесс улучшения уровня качества обслуживания судов агентской компанией. Эти факторы повышают привлекательность таких компаний для судовладельцев. В результате математического обоснования, была разработана и предложена шкала оценка уровня качества агентского обслуживания судна. Математические расчеты также показали, что полученные результаты повышения уровня качества обслуживания судов носят устойчивый характер для всех типов судов не зависимо от их дедвейта. Влияние на процесс агентирования происходит поэтапно, временные показатели обслуживания сокращаются сначала на 11-14 %, затем после окончания первого этапа, начинается фаза второго этапа. В этот период готовятся универсальные сотрудники агенты, в это время постепенно повышается качество работы. А уже после окончания второго этапа, когда сотрудники обучены и уже полностью прошла реструктуризация компании, качество обслуживания улучшается до 23-25 %.

Предлагается и еще одно существенное решение. Многие в нашей стране пользуются бухгалтерскими программами, в основе которых лежит Microsoft Excel. Это программа 1С Бухгалтерия, «импортный» вариант такой программы, который используется, например, в группе агентских компаний Супермаритайм, программа Concord.

Еще одним положительным эффектом использования авторской методики будет соединение авторского программного продукта с бухгалтерскими программными приложениями, что позволит значительно облегчить труд бухгалтеров, уменьшив и без того поистине титанический бумажный документооборот.

Бухгалтер, обратившись к поисковой системе и в базу данных, сможет получить для составления своих отчетов цифры из дисбурсментских счетов, ваучеров и расписок. Использование электронных данных позволит значительно экономить время и получать точные данные, исключая ошибку со стороны человека, по предоставлению не того счета, например.

Это шаг в XXI век для трамповых агентов и ведения делопроизводства агентской компании, ее бухгалтерии и обработки судов.

Предложенная методика, в своем роде, уникальна для трампового судоходства. Ее использование позволит агентам избежать ошибок и неточностей в работе. Предложенная схема изменения методики агентирования судов на основе использования программного продукта позволяет и заставляет агентов понимать всю суть работы, которую они делают, удаляет возможность и помогает избежать потери информации, при передачи ее от одного звена компании к другому, а значит: дает возможность и заставляет агентов более качественно обслуживать суда.

Для любого времени и любой страны мира всегда была актуальна проблема сбора налогов, которые предприниматели должны платить в казну государства. Во все времена существовали разные способы ухода от налогов, в том числе и уменьшая доходную часть предприятия. Сфера агентирования судов не является исключением, рассмотрим классическую схему уменьшения доходной части агентской компании.

Дисбурсментский счет

Оплата

Оффшорная компания агента

Дисбурсментский счет с уменьшенным агентским вознаграждением

Оплата

Агент в порту захода

Оплата расходов принципала третьим лицам, оплата предусмотренных законодательством страны налогов

Рис. 9 Схема ухода от налогов агентской компанией

Схема работает следующим образом. Принципал высылает номинацию агенту, который в ответ готовит дисбурсментский счет от имени своей оффшорной компании. Судовладелец его оплачивает, включая и полное агентское вознаграждение. Агент оставляет на своей «оффшорке» дельту агёнтского вознаграждения, а на свою российскую компанию переводит сумму согласно дисбурсментского счета, но уже с уменьшенным вознаграждением. Этого вознаграждения будет хватать на официальную часть расходов таких как: телефон, интернет, оплата офиса, символическая зарплата сотрудникам. А с тех сумм которые остались, уже будут оплачены налоги, при том, что большая часть вознаграждения останется не налогооблагаемой.

Есть решение данной проблемы и заключается оно в следующем. Как всем известно, что существуют рекомендованные ставки агентского вознаграждения, которые были приведены в работе. Необходимо на государственном уровне принять законопроект о том, чтобы эти ставки были не рекомендованными, а обязательными, как это сделано в Англии. Поскольку в своей работе агенты все равно руководствуются этими величинами, то это не повлияет на количество судо-заходов в наши порты и не отразится на фрахтовых ставках.

В этом случае схема расчетов изменится и из цепи взаиморасчетов будет убрано одно звено, т.е. оффшорная компания. Контролировать финансовый поток можно будет с помощью предложенной методики, поскольку программа для агентов совместима с бухгалтерскими программными продуктами, то в ней как в зеркале контролирующим органам будет видно реальные доходы агентской компании.

Это позволит, если не совсем уменьшить масштабы тех денег, которые утаиваются от налогов, то в любом случае сократить их размеры.

Использование современных информационных технологий открывает для агентов новые возможности в работе и переход на качественно новый уровень работы и уровень предоставляемых услуг, что не сможет не сказаться положительно в целом на транспортном процессе.

Основные положения диссертационной работы апробированы на научных конференциях и семинарах, а также внедрены в производственной деятельности ООО «РТЛ-РусТрансJIайн». Результаты исследований по теме диссертации опубликованы в следующих работах автора.

1. «Реорганизация системы управления портом за счет внедрения новых информационных технологий на примере взаимоотношений МАП и агентирующих организаций». Сборник докладов и тезисов первой научно-практической конференции «Морские и речные порты России». Министерство транспорта РФ, Москва 2002 г.

2. «Методические рекомендации по повышению эффективности налогообложения предприятий РФ на примере компаний, вовлеченных в агентское обслуживание морских судов». Сборник докладов первой научно-практической конференции студентов и аспирантов «Человек в условиях становления рыночной экономики в современном российском обществе. Проблемы и перспективы.», СПбГУАП, С-Петербург 2002 г.

3. «Внедрение новых информационных технологий для повышения эффективности работы портовой системы на примере агентирующих организаций». Сборник материалов первой научно-практической конференции «Будущее электронного бизнеса в России». Московский государственный университет экономики, статистики и информатики, Москва 2002 г.