Информационные системы, процессы и методы поддержки управленческой деятельности крупных организаций

Баканова, Нина Борисовна

Информационные системы и процессы, правовые аспекты информатики

автореферат диссертации по документальной информации, 05.25.05, диссертация на тему:Информационные системы, процессы и методы поддержки управленческой деятельности крупных организаций

доктора технических наук: Баканова, Нина Борисовна
город: Москва
год: 2014
специальность ВАК РФ: 05.25.05

Автореферат по документальной информации на тему «Информационные системы, процессы и методы поддержки управленческой деятельности крупных организаций»

Автореферат диссертации по теме "Информационные системы, процессы и методы поддержки управленческой деятельности крупных организаций"

Баканова Нина Борисовна

На правах рукописи

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ, ПРОЦЕССЫ И МЕТОДЫ ПОДДЕРЖКИ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КРУПНЫХ

ОРГАНИЗАЦИЙ

Специальность 05.25.05 - Информационные системы и процессы

Автореферат диссертации на соискание ученой степени доктора технических наук

Москва 2014

Работа выполнена в Институте прикладной математики им. М.В. Келдыша Российской академии наук (ИПМ им. М.В. Келдыша РАН).

Научный консультант

Официальные оппоненты:

Шрайберг Яков Леонидович, доктор технических наук, профессор, генеральный директор Государственной научно-технической библиотеки России (ГПНТБ России)

Залаев Геннадий Захарович, доктор технических наук, доцент, начальник отдела Российского государственного архива научно-технической документации (РГА НТД), г. Москва

Ведущая организация

Бобров Леонид Куприянович, доктор технических наук, профессор, Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Новосибирский государственный университет экономики и управления "НИНХ"», г. Новосибирск

Ларин Михаил Васильевич, доктор исторических наук, профессор, директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), г. Москва

Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Институт системного анализа Российской академии наук (ИСА РАН), г. Москва

Защита состоится 12 декабря 2014 года в 11 часов на заседании диссертационного совета Д 210.010.01 на базе Московского государственного университета культуры и искусств, по адресу: 141406, Московская область, г. Химки-6, ул. Библиотечная, д.7, корпус 2, ауд. 218.

С диссертацией можно ознакомиться в научной библиотеке и на сайте Московского государственного университета культуры и искусств (www.mguki.ru).

Автореферат разослан «_»_2014 г.

Ученый секретарь

диссертационного совета * Н.В.Лопатина

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность темы исследования

Актуальность темы диссертационного исследования обусловлена современными приоритетами, принципами и направлениями реализации государственной политики в области использования информационных технологий для повышения эффективности социальных и экономических систем государства. Основные положения указанных приоритетов отражены в следующих правительственных документах:

Федеральная государственная программа «Информационное общество (2011 - 2020 годы)», распоряжение правительства РФ № 1815-р. от 16.11.2010 г.; Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, утверждена президентом РФ 7 февраля 2008 г. № Пр-212;

Концепция использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти (одобрена распоряжением правительства РФ от 27 сентября 2004 г. N 1244-р).

Целевые задачи создания информационного общества предусматривают получение гражданами и организациями преимуществ от применения информационных и телекоммуникационных технологий за счет обеспечения равного доступа к информационным ресурсам, радикальное повышение эффективности государственного управления. В области организационного строительства первоочередные задачи предусматривают информатизацию управленческой деятельности, внедрение современных систем поддержки принятия решений (ППР), эффективное управление информационными ресурсами, внедрение систем «электронное правительство» и др.

Большой вклад в исследования, направленные на совершенствование и развитие информационных систем для повышения эффективности информационных процессов в организационном управлении, внесли известные российские и зарубежные ученые:

A.Б. Антопольский, В.Л. Арлазаров, Ф. Брукс, В.Н. Бурков, В.М. Вишневский, Т.А. Гаврилова, P.C. Гиляревский, Д.М. Гвишиани, Р. Драго, П. Друкер, C.B. Емельянов,

B. С. Жданов, АЛ. Журавлев, Г.З. Залаев, Н.Е. Каленов, Т.В. Кузнецова, В.В. Кульба, М.В. Ларин, О.И. Ларичев, Д.А. Новиков, А. Ньюэл, Г.С. Осипов, А.Б. Петровский, Д.А. Поспелов, Г. Пятецкий-Шапиро, Т.Л. Саати, Г. Саймон, В.Ф. Хорошевский, В.А. Цветкова, Я.Л. Шрайберг.

Применение информационных технологий в организационном управлении на современном этапе характеризуется повсеместным внедрением электронного документооборота, созданием корпоративных хранилищ данных, предоставлением гражданам возможности электронного общения с организационными структурами. Под контролем правительственных организаций создаются системы межведомственного электронного взаимодействия различного назначения, включая межведомственный электронный документооборот (МЭДО), межведомственное электронное взаимодействие (СМЭВ), межведомственный портал «MB-портал» и др.

Широкомасштабные процессы информатизации организационных структур определяют необходимость развития систем в направлении поддержки управленческой деятельности, повышения эффективности использования информационных ресурсов, совершенствования информационных процессов. В связи, с этим возрастает актуальность

исследований по созданию новых подходов к расширению функциональных возможностей систем поддержки управлеческой деятельности, являющихся ключевой составляющей информатизации организационного управления.

Степень разработанности темы. Исследования, связанные с созданием информационных систем для поддержки управлеческой деятельности требуют решения комплекса научных задач. Основные направления разработок сосредоточены на проблеме включения баз знаний, режимов искусственного интеллекта, аналитической обработки данных, электронных хранилищ и др. в контуры поддержки принятия решений информационных систем для эффективной подготовки решений.

Традиционные методы использования баз знаний для информационной поддержки принятия решений не всегда могут обеспечить требуемой в организационном управлении актуальности данных, так как создание и поддержка таких баз представляют собой ресурсоемкие процессы, включающие специальные процедуры актуализации знаний, корректировки алгоритмов вывода и т.п.

В диссертационной работе исследованы возможности использования в качестве источника данных для ППР информационного ресурса прикладных систем, функционирующих в управленческой организации. Использование указанного информационного ресурса открывает новые возможности информационной поддержки принятия управленческих решений.

Методологические вопросы исследования существующего информационного ресурса организаций в настоящее время не достаточно проработаны, соответственно, требуют разработки методы и алгоритмы использования этого ресурса для поддержки управленческих решений.

Объект и предмет диссертационного исследования

Объект диссертационного исследования - информационные и управленческие процессы крупных организаций, осуществляющих отраслевое и/или корпоративное управление; отражение этих процессов в информационных системах организации. Исследование проводилось по двум направлениям:

• информационные и управленческие процессы крупной организации, взаимодействие иерархических уровней управления, информационная поддержка управленческой деятельности организации;

• информационные системы в организационном управлении, базы и структуры данных, информационные ресурсы.

Предмет диссертационного исследования - методы и алгоритмы информационной поддержки, направленные на совершенствование управленческих процессов, повышение эффективности работы организации, средства создания информационных систем крупных управленческих организаций, включающих информационную поддержку принятия управленческих решений.

Цель и задачи диссертационной работы

Целью диссертационной работы является теоретическая и практическая разработка принципиально нового подхода к созданию информационных систем поддержки управленческой деятельности, предназначенных для совершенствования информационных процессов в крупных организациях.

Для достижения цели диссертационной работы были определены следующие задачи:

• анализ информационных и управленческих процессов крупных организаций, включая исследование информационных ресурсов, для разработки методов поддержки управленческой деятельности;

• разработка методов и алгоритмов поддержки управленческой деятельности базирующихся на информационных ресурсах программных комплексов организационных структур, в том числе информационных институтов и библиотек;

• исследование характеристик и структуры информационного обмена в организациях для разработки принципиальных подходов к созданию эффективных систем поддержки управленческой деятельности;

• разработка метода создания информационных систем поддержки управленческой деятельности, учитывающего уникальность, сложность и динамические составляющие управленческой деятельности крупных организаций.

Методы и средства исследования

Процесс выполнения диссертационного исследования базировался на использовании положений и методов следующих научных направлений: теории информационных систем, теории принятия решений, теории управления организационными системами, психологии управленческого взаимодействия. При реализации результатов исследования были использованы: метод структурного системного анализа, объектно-ориентированный анализ, метод многокритериального анализа, моделирование управленческих процессов с использованием аппарата сетей массового обслуживания, проектирование и интеграция программных модулей в информационную систему, верификация и тестирование программного комплекса на контрольных и реальных информационных массивах.

Научная новизна исследования

Научная новизна исследования состоит в разработке теоретических основ нового подхода к созданию информационных систем поддержки управленческой деятельности крупных организаций, включая:

• метод исследования управленческих процессов организации, ориентированный на возможности алгоритмизации и поиск информационных источников в программных комплексах организации, для проектирования средств поддержки управленческой деятельности;

• метод использования анализа «функций-задач» и «функций-операций» организационного управления для выявления информационных ресурсов организации при разработке функций поддержки управленческой деятельности;

• метод оперативной оценки выполнения управленческих процессов в организации для информационной поддержки принятия решений по оперативному контролю и коррекции планов деятельности на основе информационных ресурсов программных комплексов организации;

• метод прагматического анализа текстов деловых документов на основе использования данных о распределении должностных полномочий в организационной структуре для подготовки проектов управленческих решений;

• метод определения взаимосвязей документов по данным документооборота организации для информационной поддержки при анализе результатов выполнения заданий;

• интегрированный подход к проектированию систем поддержки управленческой деятельности, включающий новые модели стохастических сетей очередей для исследования характеристик предметной области, оптимизации структуры информационного обмена при создании системы.

Практическая значимость диссертационной работы

Предложенный в диссертационной работе подход, включающий методы, алгоритмы, модели и решения прикладного характера, позволяет создавать эффективные информационные системы для поддержки управленческой деятельности крупных организационных структур. Разработанные средства обладают гибкостью и адаптивностью, что обеспечивает возможность их использования при создании информационных систем для широкого класса управленческих организаций.

Реализация результатов исследования

Реализация научных результатов диссертационного исследования осуществлена в ряде крупных управленческих организаций при создании следующих информационных систем:

• интегрированная информационная система Президиума Российской академии наук;

• информационная система Министерства транспорта Российской Федерации;

• система электронного документооборота Федерального агентства железнодорожного транспорта;

• система электронного документооборота Федерального агентства морского и речного транспорта;

• ряд информационных систем в организациях транспортного комплекса, информационных институтах, отраслевых научно-технических библиотеках (в частности, выполнены исследования и разработаны рекомендации по созданию системы электронного документооборота в Государственной публичной научно-технической библиотеке России).

Связь с научными программами

Теоретические и практические результаты работы использованы при разработке информационных проектов в рамках программы «Информатизация» Российской академии наук, при выполнении научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ (НИОКР) по заказам крупных государственных организаций, а также при выполнении проектов Российского фонда фундаментальных исследований (РФФИ):

• 11 -07-00696-а, «Разработка и исследование методов и алгоритмов поддержки принятия решений с использованием процессных (процедурных) онтологий в системах организационного управления»;

• 14-07-00216-а, «Разработка принципов реализации информационной поддержки принятия управленческих решений на базе информационного потенциала систем организационного управления».

Обоснование и достоверность полученных результатов

Обоснование и достоверность научных положений, выводов и практических результатов диссертационной работы подтверждена математическими и имитационными моделями, анализом полученных результатов, а также практическим использованием предложенных в диссертационной работе моделей, методов и алгоритмов при реализации систем поддержки управленческой деятельности крупных государственных организаций.

На защиту выносятся следующие положения:

• управленческие процессы, для поддержки которых можно использовать информационные ресурсы программных комплексов организации, определяются на основе исследования процессов организационного управления;

• выявление информационных ресурсов, необходимых для поддержки управленческой деятельности, проводится на основе анализа «функций-задач» и «функций-операций» организационного управления;

• разработанные функции информационной поддержки управленческой деятельности базируются на специализированных методах и алгоритмах анализа данных, содержащихся в информационных базах программных комплексов организации;

• интегрированный подход к проектированию систем поддержки управленческой деятельности, включающий модели стохастических сетей очередей, позволяет исследовать динамические характеристики предметной области для оптимизации структуры информационного обмена при создании систем.

Специальность, которой соответствует работа

Содержание диссертации соответствует паспорту специальности 05.25.05 Информационные системы и процессы (технические науки) по следующим областям исследования:

• информационное обеспечение процессов и систем, новые принципы организации и структурирования данных специализированных информационных систем (п.З);

• методы прагматического анализа текстовой информации с целью ее представления в базах данных и организации интерфейсов информационных систем с пользователями (п.4);

• новые принципы разработки и организации функционирования информационных систем и процессов, применения информационных технологий в принятии решений на различных уровнях управления (п.5);

• аналитические, процедурные, информационные модели предметной области (системы проектирования объектов и процессов), включаемые в контур обработки информации и принятия решений (п.7).

Апробация работы

Основные результаты работы докладывались и обсуждались на научных семинарах в Институте проблем управления РАН, Институте прикладной математики им. М.В. Келдыша РАН, на многочисленных международных конференциях:

• Международная конференция «Information Theories and Applications» (Информационные теории и приложения), Варна, Болгария, 2011, 2012, 2013;

• Международный семинар «Распределенные компьютерные и телекоммуникационные сети», Москва, ИПУ РАН, 2002, 2010, 2013;

• Международная научно-техническая конференция «Компьютерные науки и технологии», Белгород, ИСА РАН, 2011;

• Международная конференция «Управление развитием крупномасштабных систем», Москва, ИПУ РАН, 2010, 2013;

• XVI Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе», Москва, Росархив, ВНИИДАД, 2009, 2010;

• Международный конгресс «Интеллектуальные системы и информационные технологии» Дивноморское, Россия, 2009, 2010;

• IX Международная научно-практическая конференция «Проблемы функционирования информационных сетей», Новосибирск, 2006;

• 17 Международный конгресс «Scientific Computation, Applied Mathematics and Simulation» (Научные вычисления, прикладная математика и моделирование), Париж, Франция, 2005;

• Международный конгресс «Information and Telecommunication Technologies in Intelligent Systems» (Информационные и телекоммуникационные технологии в интеллектуальных системах), Барселона, Испания, 2004.

По результатам научных исследований опубликована 41 работа [I -41], в том числе одна монография [22], 15 статей в журналах, входящих в перечень рецензируемых научных журналов, рекомендованных ВАК РФ для публикации результатов диссертаций на соискание ученой степени доктора наук [1-15], получено пять свидетельств Роспатента РФ о государственной регистрации программ для ЭВМ [43 - 47], один патент на полезную модель Роспатента РФ [42].

Личный вклад автора: все выносимые на защиту научные положения разработаны соискателем лично. В научных работах по теме диссертации, опубликованных в соавторстве, лично соискателем разработаны: в [1] - постановка задачи, принципы реализации интерфейсов для режимов поддержки управленческой деятельности; в [7] -постановка задачи, математическая модель информационных ресурсов; в [8] - постановка задачи, математическая модель информационных потоков, анализ результатов; в [9] -постановка задачи, математическая модель доставки корреспонденции, анализ результатов; в [12] - принципиальная постановка задачи, разработка алгоритмов расчета; в [21] - концептуальная постановка задачи, обоснование и разработка метода; в [22] главы 1,2,4; в [23] - концептуальная постановка задачи, анализ процессов управления, модель процесса движения документов в корпоративных системах документооборота; в [27] - постановка задачи, разработка схем и алгоритмов формирования специализированных словарей; в [29] - постановка задачи, математическая модель взаимосвязи документов.

В разработках, подтвержденных свидетельствами Роспатента РФ, соискателю принадлежит: в [43,44,46] - концептуальная постановка задач, проектирование программ, разработка алгоритмов, руководство разработкой программных комплексов; в [45,47] - концептуальная постановка задач, проектирование программ, разработка структур данных.

Структура и объем работы

Диссертационная работа состоит из введения, четырех глав, заключения, списка литературы, списка сокращений, списка иллюстративного материала и приложения. Основной текст содержит 209 страниц, включая 20 таблиц и 60 рисунков.

ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ

Во введении обоснована актуальность работы, сформулирована цель, научная новизна, практическая значимость результатов исследования, представлены основные положения, выносимые на защиту.

Глава 1 «Информационные и управленческие процессы в организационных структурах» посвящена исследованию проблем, связанных с созданием информационных систем, предназначенных для поддержки управленческой деятельности в крупных организационных структурах.

Исследования рациональной организации управленческих процессов начались сравнительно недавно, публикации, посвященные организационному управлению, появились, начиная с работ А. А. Богданова, Ф. Тэйлора, А. Файоля, П. Друкера, Г. Эмерсона, М. Мескона и более поздних исследователей. В научных работах исследовались различные подходы к управлению, проводилась систематизация целей, задач, поиск путей рациональной организации управленческих процессов. Ч. Барнард, Б. Мак-Келви, Д. Прайс, Р. Стирз, Д. Кемпбел, Л.И. Евенко рассматривали вопросы эффективности организационных систем, оценки целей и стратегии, разрабатывали критерии внутренней рациональности аппарата управления, критерии оценки потенциала организационной системы, социально-психологические критерии оценки управления как поведенческой системы.

Разработки в области создания информационной поддержки организационного управления велись с момента появления первых средств вычислительной техники и зарождения информационных технологий. Развитие информационных технологий дало мощный толчок процессам информатизации в организационных структурах и инициировало разработки информационных систем поддержки управленческой деятельности

В диссертационной работе рассмотрены этапы информатизации организационных структур, проанализированы проблемы разработки крупных информационных систем, проведена классификация показателей уникальности и сложности крупных систем, сложности программно-технического обеспечения, исследованы риски получения «неуспешного проекта». Анализ рисков получения «неуспешного проекта» проводился на основе обобщения данных, опубликованных ведущими исследовательскими и консалтинговыми организациями (Standish Group International, Gartner Group, Robbins-Gioia и др.), по следующим направлениям: факторы, влияющие на успешное выполнение проекта; факторы, создающие риски выполнения проекта, факторы, приводящие к «неуспешному проекту». Исследования показали, что начальный этап (концептуальное представление предметной области объекта, спецификации задачи автоматизации, определение информационных потоков, др.) разработки, в значительной степени, определяет успешность проекта. Более трети причин «неуспешных проектов» (более 34,2%) связаны с ошибками представления и отображения предметной области системы.

Достигнутый уровень информационных технологий позволил накопить огромные ретроспективные массивы, обеспечил оперативное взаимодействие с удаленными абонентами, расширил возможности автоматизации создания и развития информационных систем.

Глава 2 «Принципиальные основы разработки информационной поддержки управленческой деятельности» посвящена исследованиям, направленным на поиск информационных ресурсов и разработку методов, обеспечивающих создание эффективной информационной поддержки управленческой деятельности.

Исследование проблемы проводилось в следующих направлениях: потребность в функциях информационной поддержки, возможность алгоритмизации процессов и наличие информационных ресурсов. Для выявления потребностей в функциях информационной поддержки использовался метод детализации операций, осуществляемых при выполнении управленческих поручений, с последующим объединением их в разрабатываемые функции поддержки. В таблицу 2.1 сведены результаты исследования.

Таблица 2.1. Управленческие процессы

№ Управленческий процесс (исполнители) Содержание процесса Источники информации

1. Оценка исполнительской деятельности подразделений (Руководители, аналитики, контролеры) Анализ показателей на основе алгоритмически вычисляемых оценок по критериям Информационные базы систем ОУ + критерии и шкапы оценок

2. Контроль качества исполнения указаний (Руководители, помощники, контролеры) Анализ показателей на основе экспертных оценок Информационные базы систем ОУ + критерии и шкалы оценок

3. Подготовка проекта указаний по исполнению документа (Помощники руководителей всех уровней). Анализ текста документа, в соответствии с нормативами распределения должностных полномочий Информационные базы систем ОУ + нормативы

4. Анализ работ на основе данных о взаимосвязях документов (Исполнители, аналитики) Анализ информации о взаимосвязях документов Информационные базы систем ОУ+ специальная обработка данных.

Для анализа информационных ресурсов было рассмотрено многослойное представление информационной среды вычислительного комплекса управленческой организации (рисунок 2.1). Каждый информационный слой (уровень) предназначен для решения задач определенной функциональной направленности.

Уровень прикладных систем обеспечивает накопление данных об информационных процессах, о выполнении конкретных управленческих заданий, об опыте решения задач и участниках процессов. Традиционно комплекс прикладных систем организационного управления включает:

• документационное обеспечение управления (документооборот);

• поддержка финансовой деятельности;

• управление кадровыми ресурсами;

• материально - техническое обеспечение;

задачи планирования различного целевого направления и др.

Уровень поддержки принятия управленческих решений включает аналитические базы данных, базы знаний по отраслевым направлениям или фрагменты оперативных баз данных прикладных систем при наличии специальных методов и алгоритмов обработки данных. Уровень поддержки жизненного цикла накапливает данные о работе различных подсистем и функционировании вычислительного комплекса в целом.

Проблема многоаспектного использования накопленного информационного ресурса представляет собой исключительную важность. В настоящее время нет разработок, обеспечивающих совместный анализ данных прикладных программных систем для поддержки принятия решений в управленческой деятельности. Это вызвано разрозненностью направлений автоматизации, ориентацией прикладных систем на выполнение локальных функций.

Для систематизации поставленных задач проведен анализ возможности многоаспектного использования накопленного информационного ресурса на основе разделения видов управленческих работ на «функции-задачи», характеризующие связи с конкретными объектами, уровнями управления и спецификой деятельности, и «функции-операции», объединяющие универсальные управленческие действия по исполнению решений. «Функции-задачи» в информационных системах поддерживаются прикладными подсистемами, их выполнение обеспечивается правилами взаимодействия иерархических уровней, нормативами организации. Для поиска информационных источников поддержки управленческой деятельности проведен анализ взаимосвязи управленческих функций и прикладных задач информационного комплекса.

Множество А представляет собой информационное наполнение «функций-задач», соответствующих задачам функциональных подразделений организации. Можно записать А = {А/, А2,..., А„}, где А/, А2, А„ - информационные массивы отдельных прикладных

подсистем. Тогда А„ можно записать: А„ = {хпи х„2..... хпр}\ где хп/, х„2,..., х„р -

информационные блоки задач входящих в подсистему, которые можно использовать в качестве источников данных при разработке сервисов информационной поддержки функций-операций.

Множество 02,......йт} представляет собой «функции-операции», для

поддержки которых требуется получение данных из прикладных подсистем.

Коэффициенты к], к2,...,.кт характеризуют наличие или отсутствие информации для каждой функции-операции и принимают соответственно значения 1 или 0. Значения коэффициентов определяются в результате анализа информационных задач, выполняемых в подсистемах.

Результаты анализа представлены в виде матрицы (таблица 2.2), где по горизонтали перечислены подсистемы, включаемые в типовую конфигурацию задач организационного управления и представляющие собой «функции-задачи», по вертикали показаны «функции-операции». Окрашенная ячейка таблицы используется для значения коэффициента равного 1.

Таблица 2.2. Взаимосвязь «функций-задач» и «функций-операций»

Функции-операции

Функции-задачи

Документационное обеспечение управления

Кадровые ресурсы

Материально-техническое снабжение

Финансовые ресурсы

Научные исследования

Отраслевые процессы

Проведенный анализ показал, что система документационного обеспечения управления (документооборот), аккумулируя потоки деловых документов, содержит наиболее полную информацию о деятельности организации и может использоваться как источник данных для начальной разработки режимов поддержки управленческой деятельности.

Документооборот организации регламентируется нормативным сводом правил: «Документационное обеспечение управления (ДОУ)», в соответствии с которым при поступлении документа в организацию создается специальная карточка, сопровождающая обработку документа. Основные атрибуты карточки документа определены в ГОСТ Р 6.30 - 2003 (Унифицированная система организационно-распорядительной документации). При анализе состава атрибутов карточки документа управленческой организации (рисунок 2.2) проведено разделение данных на функциональные группы:

• идентификационные признаки документа, поступившего в систему ДОУ;

• классификационные признаки документа в системе ДОУ организации;

• данные о процессах контроля исполнительской дисциплины в организации;

• данные о процессах обработки документа в организации.

Рис. 2.2. Структура атрибутов карточки документа

Для анализа информационных процессов организации, на основе структуризации атрибутов карточки документа, разработаны критерии оценки и шкалы градации оценок. С учетом специфики обработки документов были выбраны качественные критерии с вербальными шкапами градации оценок, ориентированные на алгоритмические методы оценки (без проведения специальных экспертиз). Критерии используют порядковые шкалы оценок. По смысловому отношению к информационным процессам критерии объединены в три группы, показанные на рисунке 2.3.

I I

Рис. 2.3 Группировка критериев

Первая группа критериев формирует показатель «значимость документа», который строится на идентификационных характеристиках документа. Оценки этой группы не изменяются в процессе обработки документа и используются для выделения наиболее значимых документов с целью дальнейшего исследования информационных процессов. Перечень критериев этой группы приведен в диссертационной работе. Полученные оценки предназначены для исследования входного потока документов, проведения анализа информационных процессов совместно с критериями других групп. Вторая группа критериев характеризует «исполнительскую деятельность», включает показатели «обработка документа» и «контроль исполнения решений» (таблица 2.3). Оценки позволяют получить информацию о динамике процессов обработки документов.

Таблица 2.3. Критерии оценки по группе «исполнительская деятельность»

| № | КРИТЕРИИ

ОЦЕНКИ

исполненные документы неисполненные документы

Обработка документа

1. 0^.Состояние исполнения документа 441* - досрочно; 44? - в срок; 44? - нарушение срока < 5 дней; д.»;4 - нарушение срока >5 дней. 44\1 - срок не установлен; с]412 - срок не истек; 44? - срок истек < 5 дней; 44/4- срок истек >5 дней;

2. (¿42. Оперативность приема документа ц42 - принят в день рассылки; 442 - на следующий раб. день; Ц42 - > 1 и < 3 дней; Я42 - > 3 дней. те же

3. 0,ц. Подготовка указаний по исполнению 44) - 1 рабочий день; 44з" - > 1 и < 3 дней; Я4з - > 3 дней. те же

4. С44. Количество возвратов на доработку Я44 - нет; 444 - 1; ц44 -> 1 и<3. 444 - > 3. те же

Контроль исполнения решений

5. (¿и. Выполнение контрольных сроков - снят с контроля досрочно; <7я2 - снят в срок; <75/3 - снят с нарушением срока. 4и[ ~ срок не установлен; 4и~ - срок не истек; qn3 - нарушение срока.

6. (>¡2. Уровень контроля Ян' ~ установлен основной КС; 452 - установлен доп. КС; 452 - не имеет КС. те же

7. QsJ. Корректировка контрольных сроков ц5з - не было; - однократно; цн - неоднократно. те же

8. ()54. Рассылка напоминаний по контрольным срокам (¿54 - не рассылались; <¿54 - рассылались однократно; (¿и - рассылались неоднократно. те же

При разработке критериев учитывалось, что исследуемый массив может содержать документы, находящиеся на разных уровнях обработки (исполненные и неисполненные). Оценки деятельности по завершенным документам отличают от оценок по документам на стадии выполнения. В этом случае используются альтернативные критерии Q4I и QSi, которые выбираются автоматически в зависимости от состояния обработки документа.

Третья группа критериев характеризует «качество исполнения решений» и предназначена для оценки результатов работы исполнителя. Полностью автоматизированного решения по данной группе не предусматривается, так как оценить качество выполнения задания может только эксперт. Перечень критериев этой группы приведен в диссертационной работе.

Обобщение оценок, полученных по разработанным критериям для анализа информационных процессов организации, относится к задачам многокритериального анализа и исследуется в направлениях МАПР (многокритериальный анализ принятия решений), MCDM (Multi-criteria decision making) или MCDA (Multi-criteria decision analysis).

При разработке метода оценки информационных процессов в деятельности крупных организаций за основу взята методология группового упорядочения многопризнаковых объектов на основе вербального анализа решений, разработанная проф. А. Б. Петровским. Практической основой методологии является метод многокритериального анализа многопризнаковых объектов АРАМИС (Агрегирование и Ранжирование Альтернатив около Многопризнаковых Идеальных Ситуаций). Метод использует представление многопризнаковых объектов как мультимножеств, которые упорядочиваются по относительной близости к гипотетически наилучшему объекту или удаленности от наихудшего объекта (идеальная и антиидеальная ситуации) в метрическом пространстве мультимножеств.

Для формирования оценок информационных процессов организации метод проф. А. Б. Петровского был адаптирован. В адаптированном методе многопризнаковым объектом является подразделение организации. Данные об исполнении каждого документа являются источниками оценки информационных процессов. Метод ориентирован на критерии, имеющие хорошую различимость шкал градации оценок при алгоритмической обработке данных, и обеспечивает:

- вычисление идеальной ситуации для каждого объекта (подразделения), получая «экспертные оценки деятельности» из данных карточки документа;

- вычисление идеальной и антиидеальной оценки для каждого анализируемого объекта (у каждого объекта различное число обрабатываемых документов);

- использование альтернативных критериев для документов находящихся на разных стадиях обработки (завершенные, незавершенные);

- динамическое определение состояния документа и выбор ветвления в процессе формирования оценок;

- другие специализации метода для алгоритмического формирования оценок. Выполненная разработка позволила реализовать обоснованную поддержку

управленческих решений при оценке деятельности подразделений организации, используя данные информационных процессов обработки документов. Ниже приведена формальная постановка задачи.

Совокупность подразделений организации определяется как множество многопризнаковых объектов А= {А/,. деятельность которых оценивается по

результатам выполнения заданий, зафиксированным в базе данных по т критериям С?л--.(?т- Каждый критерий имеет порядковую шкалу количественных или качественных оценок {<7/5}, ел=/,...,Л5, £=/,..,,/л, которые упорядочены от лучшего значения к худшему

Каждый многопризнаковый объект представляется в виде мультимножества повторяющихся признаков

Лг {Ыч/Уч/,- ■ Ыч!">ч1"\- • •; кл{Чт'уЧт',...Ыч^Учт"}, <=/,...,«.

Здесь кА: ^—^, = {0,1,2,...} - функция кратности мультимножества, порождающее множество (домен) X=Q|\J..L)0т состоит из т шкал признаков (критериев) (¿¡={41™},

Величина кА1(д") равна числу документов, на основании которых объект А, получил критериальную оценку д"е Знак ° обозначает, что в описании объекта А, имеетсяк^Цд") копий признакад".

Задача упорядочения многопризнаковых объектов сводится к упорядочению мультимножеств по отношению к идеальному или антиидеальному решениям, которое рассматривается как точки некоторого метрического пространства мультимножеств: Л,+={Ь7/'Д...,0; Ь^'Д.-.Д..., Ь7т',0,...,0},

0.....0, 0,...,0, А-^*™}.

Для каждого подразделения определяются наилучший и наихудший объекты, которым соответствуют мультимножества А, +и А,'.

Сортировка объектов проводится по показателю относительной близости объекта к гипотетически наилучшему объекту в метрическом пространстве мультимножеств:

где сГ(А^с1(А-А^

Варианты упорядочиваются по возрастанию значения показателя относительной близости варианта к наилучшему опорному варианту А*. Лучший вариант А определяется минимальным значением показателя близости 1(А¡). Такое упорядочивание объектов дает возможность получать как строгое, так и нестрогое ранжирование объектов при равнозначных или различных по важности критериях.

Расстояния характеризуют соответственно близость варианта А, к наилучшему опорному варианту А, + и удаленность варианта А, от наихудшего опорного варианта А1

Разработанный метод позволяет при извлечении данных присваивать критериям весовые коэффициенты, учитывающие их относительную важность. Каждый объект оценивается по всем т критериям. При использовании альтернативных шкал градации оценок для документов, находящихся на разных стадиях обработки, значения оценок, относящихся к одному и тому же критерию, равноценны.

Для поддержки процессов подготовки проектов управленческих решений по документам входного потока разработан метод прагматического анализа текстов, ориентированный на коммуникативные процессы обработки.

Документ, поступающий в систему документооборота организации, должен содержать указание по его исполнению. Указание состоит из текста и списка исполнителей (3-4 подразделения). Работа включает определение проблематики, выбор подразделения-исполнителя, в соответствии с нормативами распределения должностных полномочий, установление иерархии исполнителей (ответственный, соисполнитель). Наиболее сложная часть подготовки проекта - выбор исполнителей, в компетенцию которых входит решение проблем указанных в документе. В крупных организациях большая трудоемкость работ определяется:

- объемом входного потока документов (сотни тысяч в год);

- объемом поступающих документов (до 100 страниц текста);

- иерархической структурой нормативов распределения должностных полномочий;

требованием пояснений по подготовленным проектам указаний.

Разработанный метод предусматривает выделение отраслевой тематики, по сферам

компетенции подразделений организации, выполнение частотного анализа повторяемости тематики подразделений в документе.

Идея прагматического анализа текстов поступающих документов базируется на использовании метода контент-анализа, адаптированного к алгоритмической обработке, и направленного поиска терминов специализированного справочника в тексте документа. Для анализа текста справочник распределения должностных полномочий представлен в

виде проблемно-ориентированного тезауруса. Технологическая основа метода -подсчет встречаемости терминов в анализируемом информационном массиве, с учетом парадигматических связей между терминами.

Глава 3 «Проектирование информационных систем для поддержки управленческой деятельности» посвящена исследованию средств создания информационных систем, ориентированных на поддержку управленческих процессов крупных организационных систем. Особенностями таких систем являются: сложность предметной области, динамический характер информационных процессов, влияние внешней среды, отсутствие четких спецификаций. Для борьбы со сложность создаваемых систем используются различные методологии проектирования.

Теоретической основой существующих методологий проектирования информационных систем является теория семантических графов, позволяющая разрабатывать различные представления визуальных моделей. Семантическую модель представляют в виде граф G=(V, Е), в котором множество вершин У и множество ребер Е разделены на отдельные типы, обладающие специальной семантикой, характерной для конкретной предметной области.

Наибольшую известность и технологическую поддержку получили два методологических подхода: структурный (функционально - модульный) и объектно-ориентированный. Принцип выполнения работ с использованием структурного подхода получил название SADT (Structured Analysis and Design Technique).

Методология объектно-ориентированного анализа и проектирования (ООАП) базируется на принципах абстрагирования, модульности, полиморфизма. Основным требованием подхода является согласованность моделей проектируемой системы на всех стадиях разработки.

Принципиальное отличие подходов состоит в различных способах декомпозиции. При структурном подходе модель системы описывается в терминах иерархии функций и передачи информации между отдельными функциональными элементами. При объектно-ориентированном подходе система описывается в терминах объектов и связей между ними, поведение системы описывается в терминах обмена сообщениями между объектами.

Достоинством структурного подхода является реализация принципа проектирования «сверху вниз», что соответствует традиционным представлениям иерархических функций в организационных системах управления и более близко для понимания и обсуждения со специалистами прикладной области.

Недостатком структурного подхода считается сложный переход к разработке программного комплекса, необходимость использования других методов и, соответственно, пакетов автоматизации. Использование различных инструментальных средств усложняет работу разработчиков и тем самым увеличивает время на создание системы.

Методология ООАП лишена указанных недостатков, благодаря использованию мощных инструментальных средств, базирующихся на специальном языке проектирования - UML (Unified Modeling Language). Однако UML представляет определенные трудности для нахождения «общего языка» со специалистами прикладной области.

Независимо от используемой методологии по отношению к объекту автоматизации существуют два типа моделей. Первый тип относится к предметной области и предназначен для исследования различных представлений объекта автоматизации. Второй тип объединяет модели программного комплекса. На рисунке 3.1 показана классификация используемых моделей по типам представления объекта автоматизации.

Все виды моделей, представленных на схеме, кроме моделей процесса функционирования объекта автоматизации, поддерживаются существующими методологиями разработки систем. Модели функционирования (на схеме выделены темным цветом) предназначены для отражения динамики процессов, которые требуется исследовать (автоматизировать).

Исследование характеристик динамических моделей вносит существенные коррективы в концептуальное представление систем (например, прохождение входных информационных потоков), однако их создание представляет значительные трудности, в связи с многообразием, сложностью и спецификой крупных систем. Вполне реальной задачей является построение моделей для исследования наиболее проблемных участков предметной области для определенного класса систем.

Модель объект автоматизации

Модель программного комтгтекеа информационной системы

Логическое прыеттшлаше овылгго автомлтитшш

Логическое предел) плате предметной оГ|.'1ае ш

I {редстшыспнс решшшшш

.'Ьшмтнетн' лкнйели

Модыитшышнс пропаси фуккижшировщаш объекта

аптомятиипшм

I |релсттттс|Пи: процесса футапшопиропшгня

Кинцгптхчмьмые люЛ'.ти

11рслстпитс|[№: ратмешетиш комномет

Рис. 3.1. Виды моделей, используемых при создании ИС

В диссертационной работе предложен интегрированный подход, предусматривающий использование наиболее эффективных методологий на различных этапах создания системы, включение динамических моделей в инструментальные средства исследования предметной области объекта автоматизации. Интегрированный подход предлагает на начальных этапах проектирования использовать структурный метод, обеспечивающий: четкое определение границ системы, определение входных и выходных потоков информации (контекстные диаграммы); проектирование функций «сверху вниз»; возможность построения вариантов логических схем обработки данных; функциональную детализацию процедур. Блок-схема процесса разработки программного комплекса с использованием интегрированного подхода представлена на рисунке 3.2.

( РАЗРАБОТКА ПРОГРАММНОГО КОМПЛЕКСА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ )

вАОТ К (ЮЕГО. ~Л ЮЕР!.ОРО> Г* Построение фу гасит нал ьных

СМО.СРББ. 1 имитационные модели Г' Построение динамических моделей

НЕ

Выявление объектов предметной обмети

ОО АП (-/асСпзс;

Определение характеристик объектов

Уточнен» спеиификпиий

Подготовка спв ии ф таиий

Аналт спецификаций

ТГ

Формирование классов Разработка атрибутов, операций и методов классов

ООАП (диаграммы

иМЬ)

Ршрвботкл прототнгюв программного обеспечения

Разработка программного

ООАП ими

ЯАРЮ

ПРОГРАММНЫЙ КОМПЛЕКС СИСТЕМЫ

Рис. 3.2. Схема интегрированного подхода к разработке систем ОУ

При апробации интегрированного подхода для систем поддержки управленческой деятельности были разработаны динамические модели основных функциональных режимов на основе математического аппарата сетей массового обслуживания (СМО).

Модель документооборота можно представить как совокупность информационных процессов организации, документопоток которой характеризуется большой величиной, разнообразием типов документов, большим количеством реквизитов, по которым необходимо вести учет и контроль процессов обработки. В количественном измерении объем документопотока составляет десятки и сотни тысяч документов в год. Внутренние потоки создаются либо как результат обработки внешних данных, либо генерируются подразделениями организации в процессе выполнения поставленных перед ними задач.

Модель обработки документопотоков крупной организации, имеющей территориально распределенные подведомственные центры, показана на рисунке 3.3.

Исходные данные модели определены на основе данных документооборота крупной организации, включая входящие документы, исходящие документы, документы, списанные в архив, документы в процессе обработки. Наибольший интерес представляют документы в процессе обработки, направляемые в подведомственные организации, в этом процессе занято большинство сотрудников организации.

Л-рТсчпрК

ОПГ2

Заявки на обслуживание

НИМИ1 офис |

организации

11'у ____1,

I Организация Ь— — ■

^ 1 (узел 2) м

Организация

(узел 3)

_ _ __Организация

(узел п)

Рис. 3.3. Модель движения документов организации

В рассматриваемой модели открытой стохастической сети узлами (приборами) обслуживания являются автоматизированные рабочие места системы документооборота. Случайное время выполнения операций с документами в автоматизированной системе складывается из времени на поиск документа, интеллектуальной оценки содержания (краткое содержание) и других реквизитов, необходимых для регистрации, обработки и списания документов в архив.

Стохастический характер поступления документов и недетерминированный процесс их обработки определил использование СМО в качестве модели информационных потоков. Предполагается, что в разомкнутую СМО, состоящую из // узлов, поступает пуассоновский поток заявок (документов), имеющий среднюю интенсивность Л. Время обслуживания заявки в 1-ом узле (в /-ой организации) -случайная величина с экспоненциальной функцией распределения £(?);/= 1,я. После обслуживания в /-ом узле, заявка с заданными переходными вероятностями />.(/,} = б|л), переходит в узел у для продолжения обслуживания. Вероятность рп соответствует выходу из сети, р - попаданию из входного потока в у'-й узел. Вероятности р задаются

маршрутной матрицей Р = Ц/^ ||.

Стационарное среднее время прохождения документа по сети Е (среднее время ответа) можно представить в виде:

У = 1 ( = 1 1ш 1 А/

где а, - частота (среднее число) посещений 1-го узла одной заявкой;

И', - среднее время ожидания в очереди 1-го узла;

Ь, - среднее время обслуживания в /'-ом узле;

цг 1/6. - интенсивность обслуживания /'-го узла.

Частоты а, однозначно определяются из системы уравнений баланса:

а)=Ъа*Р\> j = 0¿, а„ = 1. (2)

;=о

Интенсивность потоков в /-Й узел Я, = Да,, / = \,п.

Условием существования стационарного режима, очевидно, является выполнение неравенств Да, < .

Среднее время ожидания в очереди «-го узла имеет вид:

V, = ——— , I = Гл , (3)

Я(1 -А)

где р, = Я, /¿> и Ь, = |//?(/)Л .

Соответственно время пребывания в /-ом узле

К =—^-, |' = Пй.

' Д,(1-Д)

Подставляя (2) и (3) в (1), имеем окончательно выражение для среднего времени прохождения документа в сети

Выражения (3) и (4) позволяют определять узкие места в сети, необходимость повышения производительности обработки документов в отдельных узлах, для того чтобы общее время прохождения документа не превышало заданное.

Для вычисления и>, и Е необходимо решить систему линейных уравнений (2).

Из рисунка 3.3 следует, что ненулевыми являются вероятности Р01, Ра и Ри / = 1 ,п. Поэтому из (2) имеем

Следовательно,

=(/?„ + £р,Л (5)

1=2 /

Подстановка (5) в (2) позволяет вычислить все значения ак и, соответственно, значения Я,, IV, и Е.

В качестве примера в работе рассмотрены результаты моделирования документооборота организации, включающей центральный офис и шесть подразделений. Предполагается, что входной поток документов поступает в центральный офис, так что Рш = 1 и Рш = 0, / = 2,6. Обработанные в подразделениях документы с вероятностью единица возвращаются в центральный офис =1, / = 2,6). Выход из системы

документов (передача в архив) осуществляется с вероятностью 0,1; соответственно,

передача документов из центрального офиса в подразделения =0,9. Интенсивность

1=2

входного потока документов Л = 20док/час. На основе полученных соотношений

вычислено минимально необходимое количество автоматизированных рабочих мест документооборота в центральном офисе. Частоту посещения а, определяем из (5). Имеем о, =10, следовательно, информационный поток составляет Л, = 200док! час.>

Стационарный режим обеспечивается при выполнении неравенства //, > 200 док / час , то есть скорость обработки документов в центральном офисе должна быть больше 200 док/час. График зависимости У(ц) представлен на рисунке 3.4.

Ц, = 202 И (док/час)

Рис. 3.4. Результат расчета характеристик модели

Исходя из нормативного ограничения на время обработки Тх < 0,5час, из графика зависимости имеем =202док/час.

Следовательно, при производительности одного автоматизированного рабочего места 10 док/час минимальное количество таких мест должно быть не менее 21. Полученные результаты должны быть отражены в проекте системы либо увеличением рабочих мест, либо перераспределением работ на другие рабочие места и разработкой программных средств, объединяющих функциональные задачи. Результаты исследования позволили уточнить концептуальные представления системы и подготовить спецификации для разработки функциональных блоков.

Глава 4 «Результаты разработки и реализации информационной поддержки управленческой деятельности» посвящена описанию разработки функций и алгоритмов информационной поддержки управленческой деятельности, а также описанию апробации и верификации созданных программных средств.

Для разработки функций поддержки использованы средства ООАП, визуальные представления которого базируются на диаграммах языка иМ1,. На рисунке 4.1 представлена диаграмма «вариантов использования (ВИ)», показывающая связи разрабатываемого комплекса поддержки с информационными процессами управленческой деятельности и документооборотом организации.

Информационные источники на диаграмме показаны системами: документооборот и мониторинг функционирования (5 и 7). Затемненные овалы (2, 4, 6, 9) выделяют разрабатываемые функции. Функция 2 «подготовка проектов указаний по исполнению решений» является расширением функции «утверждение указания», которое выполняет Руководитель организации (зам. Руководителя), результат утверждения поступает в систему документооборота (5).

Рис. 4.1 Связи функций поддержки с процессами деятельности

Функцию 2 используют советники и помощники руководителей на всех уровнях иерархии. Оценку деятельности (4) проводят руководители различных иерархических уровней и коллегиальный орган управления для поиска путей совершенствования и выявления недостатков в работе. Оценка качества выполнения работ (6) предусматривает оценку процессов подготовки документов, которую могут дать советники и помощники руководителей, участвующие в работе. Анализ деятельности на основе данных о взаимосвязи процессов выполнения работ (9 - анализ результатов работ) проводят исполнители, аналитики организации, советники и помощники руководителей в процессе выполнения планов, проектов, заданий. Дальнейшая разработка функций 2, 4, 6, 9 проводится методом декомпозиции.

Структурное представление взаимосвязей функций информационной поддержки позволяет разработать алгоритмы реализации. Алгоритм оценки процессов деятельности использует данные, формируемые в системе документооборота. Алгоритм использует критерии и шкалы оценки, разработанные в диссертации. Блок-схема алгоритма приведена на рисунке 4.2. Описание алгоритма приведено в диссертационной работе.

Алгоритм подготовки проектов указаний по исполнению решений базируется на методе, описанном в главе 2, предусматривает использование контент-анализа, адаптированного для алгоритмической обработки текстовых документов и специализированного тезауруса (справочника должностных полномочий). Блок-схема и описание алгоритма приведены в диссертационной работе.

Ввод параметров анализа

Формирование массива для анализа

Период и тема анализа деятельное™

Определение количества подразделении I = И

Сортировка подразделений по показателям 14 Выдача результатов анализа

ЗАВЕРШЕНИЕ

Определение оценок по исполнению документа

Расчет расстояний до граничных оценок (АРАМИС)

Л; и <1,- <1(А;.А)

Сохранение данных

Расчет показателей (АРАМИС)

!(Л,) ) * <!;(А)]

Рис. 4.2. Блок-схема алгоритма оценки исполнительской деятельности

Метод и алгоритм анализа работ на основе данных о взаимосвязи документов

используется в процессах информационной поддержки, при анализе результатов выполненных или выполняемых проектов. Алгоритм включает:

о формирование семантического орграфа связей документов, который можно

рассматривать как онтологию процессов выполнения работ; о поиск путей на графе;

о анализ найденных путей, с включением продукционных правил.

Ориентированный семантический граф С ={У, Е} формируется в процессе работы системы документооборота и представляет собой список ребер специального вида. На схеме (рисунок 4.3) показаны различные смысловые значения, которые могут принимать вершины и ребра графа О. Кроме указанных значений документы могут быть исполненными и неисполненными, списанными в архив и т.п.

Рис. 4.3. Семантика связей между документами

Для определения связей используются адаптированные алгоритмы поиска кратчайших путей. Анализ найденных путей проводится для аналитических оценок процессов выполнения работ, определения концентрации документов у отдельных исполнителей, нахождения ошибок при исполнении документов (повторные пути, циклы).

В заключительных разделах четвертой главы дается описание результатов программной реализации функций поддержки на контрольных и реальных информационных массивах.

Разработанные программные модули используют информационные ресурсы документооборота и мониторинга работы информационной системы и выполняют следующие функции поддержки:

оперативная оценка динамических процессов деятельности подразделений; оценка качества исполнения решений в подразделениях; подготовка проектов указаний по исполнению решений; анализ деятельности на основе предыдущего опыта. Оперативная оценка процессов деятельности подразделении. Программный модуль реализует следующий набор функций:

- сервисные (выбор массива, корректировка критериев, шкал оценки и др.);

- выполнение анализа (подготовка массива, формирование результатов);

- графическое и табличное представление результатов.

На рисунках 4.4 и 4.5 показаны экраны результатов работы алгоритма оценки. Графики, показывают динамику работы подразделений организации по месяцам. На основании графика можно сделать вывод о повышении интенсивности работ к концу года.

Рис. 4.4. Результаты расчета показателей

Рис. 4.5. Показатели деятельности подразделений

Оперативная оценка деятельности организации предназначена для выявления недостатков, определения «узких мест в работе». Полученные данные являются исходной информацией для совершенствования управленческой деятельности.

Подготовка проектов указаний по исполнению решений. На рисунке 4.6 показан интерфейс модуля подготовки проектов указаний по исполнению решений.

Результаты анализа

ЩЦ Департамент-1

в Департамеит-2

5 Департамент-)

Найдено терминов: 18

: Зквцаля ¿ои ,^7И'1;-Н7 >

0 имп ликапаашш «узких» мест желешолорожиой инфраструктуры и повышения уровня траиспортнол доступности ала населения при перевожах а прыоролно.м 1 |ц|п-11«и||гк11\| гопЛгагнми Масшмкиги дхниомп Правительством Москвы совместно с Правительством Московской области и ОАО «РЖД» былл разработана и одобрена на совещании Председателя Правительства РоссмЛскоП Фелерашш П|кирачма перьоочерелммх проемом развтия жглпяодорожно! инфраструктуры в Московском железноюрожном ум» в 30|>20:0 ГГ. Програтюл предусматривается строительство 226 км пополнительных имвных иуюП на раднамьныч ипправлсннах московского жг.тпиолорожного учла, а так-ж-е развитие жглг шолорожной ннфряс1рукт>ры Малого кольца Московское! жглгтом дорога

Б масти строительства хордовых автомобильных дорог и выле1мы\ автомате ]ралеП яла ра»гручкн кушеовуюшеЛ улнчИо-ЛорожноЛ иш го|>оаи Москвы щшЛщки.

ШИПИМ ¡^ Сохранить

(х) Закрыть

Рис. 4.6 Интерфейс модуля подготовки проекта указаний

Найденное количество фрагментов текста подсчитывается, вычисляется суммарный весовой коэффициент для подразделения. Результаты подсчета ранжируются и выдаются как проект назначения исполнителя. Ответственным исполнителем назначается исполнитель с большим весовым коэффициентом.

Модуль позволяет получить объяснение полученных результатов (весовых коэффициентов), выделяя в тексте цветом выбранные термины и показывая данные подсчета.

Анализ работ на основе данных о взаимосвязи документов. Программный модуль включает подпрограммы:

подпрограмма формирования семантического графа, обеспечивающая представление ссылок документов в виде матрицы связанности; подпрограмма поиска путей на графе; интерфейсы выдачи результатов.

Подпрограмма формирования графа подключена к режиму обработки документов и работает в резидентном режиме, вторая подпрограмма вызывается по инициативе пользователя.

Ниже показаны результаты работы программного модуля. Связи документа по восходящим и нисходящим направлениям, сформированные в процессе работы алгоритма, и пример выдачи данных по взаимосвязанным документам иллюстрирует рисунок 4.7.

I ЩЦ1 ] 11' ......... 1 .. . )П) л

Рис. 4.7. Результаты анализа взаимосвязи процессов Прототипы программного обеспечения, разработанные на основе методов и алгоритмов, представленных в диссертации, показали высокую эффективность сервисов поддержки принятии управленческих решений по оценке процессов управленческой деятельности, подготовке проектов указаний по исполнению решений и др.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Представленная диссертационная работа посвящена теоретическим исследованиям и практическим разработкам актуального направления информационных технологий, связанного с эффективным использованием информационных ресурсов автоматизированных систем документационного обеспечения управления для поддержки управленческой деятельности крупных организаций. В работе отражен новый подход к созданию информационных систем поддержки управленческой деятельности, концептуальные положения, которого базируются на анализе информационных и управленческих процессов крупных организационных структур. Выбор, в качестве объекта исследования, крупных управленческих организаций обусловлен спецификой задач этих организаций, большими информационными потоками, необходимостью использования функций поддержки при выполнении управленческих работ, возможностью алгоритмизации функций поддержки управленческой деятельности.

Проведенные в рамках работы исследования позволили реализовать взаимосвязанный комплекс методов, алгоритмов и программных средств поддержки управленческой деятельности, который будучи интегрированным в информационную среду крупной организации показал эффективность своей работы.

Конкретными результатами выполненных исследований являются:

• метод использования анализа «функций - задач» и «функций - операций» организационного управления для выявления информационных ресурсов организации при разработке функций поддержки управленческой деятельности;

• интегрированный подход к созданию систем поддержки управленческой деятельности, включающий новые модели стохастических сетей очередей, позволяет учитывать уникальность, сложность и динамические составляющие предметной области объекта автоматизации; значительно сокращает риск получения «неуспешного проекта».

Модели, включенные в интегрированный подход, позволяют исследовать характеристики информационных процессов, оптимизировать структуры информационного обмена крупной организации, выявлять наиболее нагруженные участки для адекватного представления предметной области в информационной системе.

Результаты, проведенного в диссертационной работе моделирования информационных потоков крупной управленческой организации, показали, что в процессе документооборота количество обрабатываемых документов резко увеличивается за счет параллельного распределения работ, повторных передач, возвратов на доработку, связанных с иерархической структурой управления и нормативами прохождения документов. Анализ результатов позволил внести существенные корректировки в спецификации и описания программных объектов, разрабатываемой системы поддержки управленческой деятельности крупной организации.

Важным достоинством работы является интеграция разработанных программных средств (прототипов) в информационные системы управленческих организаций и их практическое использование. На основе реализованных программных средств можно получать оперативную информацию о состоянии выполнения работ по тем или иным направлениям деятельности подразделений организации, определять пути устранения недостатков в работе, рассматривать перспективные направления с учетом динамики выполнения работ и ресурсов организации.

Практическая ценность разработанных программных средств поддержки управленческой деятельности подтверждается актами внедрения разработок в таких крупных организациях как Президиум Российской академии наук, Министерство транспорта РФ, Федеральное агентство железнодорожного транспорта и других. Результаты исследований открывают новые направления развития функций информационной поддержки управленческой деятельности и изучения потенциальных возможностей информационных ресурсов организаций.

Дальнейшие направления разработок должны предусматривать исследования по расширению использования программных комплексов поддержки управленческой

деятельности в организационном управлении. В рамках, интегрированной обработки информационных ресурсов организаций целесообразно провести:

• анализ данных о состоянии и объемах информационных ресурсов организаций, о тенденциях их изменений, с учетом текущих планов деятельности организации;

• анализ управленческих задач для изучения требований к информационной поддержке и повышению эффективности деятельности организации;

• анализ информационного наполнения отраслевых подсистем, являющихся источником данных о состоянии дел по конкретным направлениям работ и влияющих на оценку ситуаций и планирование перспективных направлений деятельности организации;

• разработку методов, алгоритмов и программных средств, на основе результатов проведенных исследований, с целью расширения возможностей информационной поддержки управленческой деятельности ;

• расширение использования интеллектуальных алгоритмов при обработке данных интегрированных информационных хранилищ для реализации новых возможностей совершенствования управленческой деятельности;

• развитие специализированных средств обработки текстовой информации, представленной в документах организации (контент-анализ, специализированные тезаурусы, семантический анализ) для расширения функциональных сервисов поддержки управленческой деятельности;

• проектирование специализированных интерфейсов для режимов поддержки управленческой деятельности, обеспечивающих адекватное отражение ментальных репрезентаций сотрудников в процессе работы с информационными системами организационного управления;

• создание средств формирования, мониторинга и обслуживания интегрированных информационных ресурсов организации, обеспечивающих контроль и безопасность данных.

Исследования и разработки по перечисленным направлениям расширят использование информационных ресурсов, накопленных в процессе деятельности организации, обеспечат информационную поддержку совершенствования управленческой деятельности организаций, создадут предпосылки скорейшего решения задач построения информационного общества.

Список работ, опубликованный автором по теме диссертации Публикации в изданиях рекомендуемых ВАК

1. Баканова, Н. Б. Влияние процессов управления в организации на проектирование интерфейсов пользователя информационных систем / Баканова Н. Б., Обознов А. А., Баканов А. С. // Вестник Костромского государственного университета им. Н. А. Некрасова. - 2005. - № 4. - С. 50-55.

2. Баканова, Н. Б. Выбор поисковых стратегий для систем документационного обеспечения управления / Баканова Н. Б. // Вестник университета (Государственный университет управления). -2008.-№9(47).-С. 186-189.

3. Баканова, H. Б. Интеграция систем организационного управления и интеллектуальных сервисов поддержки принятия решений / Н. Б. Баканова // Искусственный интеллект и принятие решений. - 2011. - № 3. - С. 17-25.

4. Баканова, Н. Б. Информационный подход к разработке систем поддержки управленческой деятельности / Н. Б. Баканова // Вестник университета (Государственный университет управления). - 2013. - № 16. - С. 193-200.

5. Баканова, Н. Б. Использование программно-технических комплексов для повышения эффективности контроля в системах документооборота / Н. Б. Баканова // Электросвязь. - 2007.

- № 6. - С. 51-54.

6. Баканова, Н. Б. Исследование динамики деятельности организации на основе анализа документооборота / Н. Б. Баканова // Экономика. Налоги. Право. - 2011. - № 1. - С. 4-8.

7. Баканова, Н. Б. Моделирование интегрированных ресурсов в распределенных информационных сетях / Баканова Н. Б., Атанасова Т. // Электросвязь. - 2008. - № 3. - С. 41-44.

8. Баканова, Н. Б. Моделирование процесса движения документов в корпоративных системах документооборота / Баканова Н. Б., Вишневский В. М. // Автоматика и телемеханика. -2008.-№ 9.-С. 183-189.

9. Баканова, Н. Б. Модель управления процессом доставки корреспонденции в крупных организационных структурах / Баканова Н. Б., Вишневский В. М., Семёнова О. В. // Проблемы управления. - 2007. - № 5. - С. 52-56.

10. Баканова, Н. Б. Проблемы проектирования многоуровневых систем документооборота / Н. Б. Баканова // Вестник университета (Государственный университет управления). - 2009. - № 28. -С. 155-158.

11. Баканова, Н. Б. Проблемы реализации электронного взаимодействия в распределенных системах документооборота / Н. Б. Баканова // Электросвязь. - 2013. - № 10. - С. 43-45.

12. Баканова, Н. Б. Программный комплекс расчета нагрузки на основе данных мониторинга / Баканова Н. Б., Волчков Д. В. // Электросвязь. - 2012. -№ 3. - С. 54-57.

13. Баканова, Н. Б. Проектирование подсистем сбора и анализа информации для территориально распределенных информационных систем // Научно-техническая информация, сер. 1. Организация и методика информационной работы / Всероссийский институт научной и технической информации РАН. - 2006. - № 4. - С. 27-30.

14. Баканова, Н. Б. Проектирование функциональных комплексов мониторинга в распределенных системах организационного управления / Н. Б. Баканова // Электросвязь. - 2010. -№ 11.-С. 49-51.

15. Баканова, Н. Б. Реализация протоколов прикладного уровня в распределенных информационных системах / Н. Б. Баканова // Электросвязь. - 2005. - N 10. - С. 15-17.

Статьи в журналах

16. Баканова, Н. Б. Выбор источников данных для реализации информационной поддержки управленческой деятельности / Н. Б. Баканова // Information models & analyses. - 2012. - Vol. 1. -№ 4. - Pp. 384-389.

17. Баканова, H. Б. Информационная поддержка подготовки проектов управленческих решений по организационной деятельности / Н. Б. Баканова // Information Technologies & Knowledge: International Journal / ed. Kr. Markov ; Institute of Information Theories and Applications FOI ITHEA. - Sofia: Institute of Information Theories and Applications FOI ITHEA. - 2014. - Vol. 8.

- № 2. - Pp. 119-123.

18. Баканова, H. Б. Методы оценки деятельности подразделений организации на основе данных информационных систем / Н. Б. Баканова // Information Technologies & Knowledge: International Journal / ed. Kr. Markov; Institute of Information Theories and Applications FOI ITHEA.

- Sofia: Institute of Information Theories and Applications FOI 1THEA. - 2013. - Vol. 7. - № 2. - Pp. 147-151.

19. Баканова, H. Б. Разработка динамических моделей предметной области / Н. Б. Баканова // International Workshop «Distributed Computer and Communication Networks (DCCN-2008)», Bulgaria, Sofia. - M.: 11TP RAS, 2008. - Pp. 145-149.

20. Баканова, H. Б. Разработка комбинированного метода для проектирования систем документооборота / Н. Б. Баканова // Information Technologies & Knowledge: International Journal / ed. Kr. Markov, Kr. Ivanova ; Institute of Information Theories and Applications FOI ITHEA. - Sofia: Institute of Information Theories and Applications FOI ITHEA. - 2007. - Pp. 65-68.

21. Bakanova, N. B. Development of the combines method for dataflow system / Bakanova N., Atanasova T. // Information technologies & knowledge. - 2008. - Vol. 2. - № 3. - Pp. 262-266.

Монография

22. Баканова, H. Б. Разработка интерфейсов пользователя корпоративных информационных систем [Текст]: монография / Н. Б. Баканова, А. А. Обознов. - М.: Триада, 2008. - 160 с.

Материалы конференций с 2003 года

23. Баканова, Н. Б. Анализ проблемно-ориентированных текстовых массивов в системах организационного управления / Н. Б. Баканова, Т. Атанасова // Компьютерные науки и технологии (КНиТ-2011): сборник трудов второй Международной научно-технической конференции, Белгород 3-7 октября 2011 г. - Белгород: Изд-во НИУ БелГУ, 2011. - С. 145-149.

24. Баканова, Н. Б. Анализ и структуризация видов управленческой деятельности для проектирования информационной поддержки / Баканова Н. Б., // Управление развитием крупномасштабных систем (MLSD'2013): материалы седьмой Международной конференции, Москва 30 сентября - 1 октября 2013 г. / Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Институт проблем управления им. В. А. Трапезникова Российской академии наук; Национальный комитет по автоматическому управлению. - М.: ИПУ РАН, 2013. - Т. 2. - С. 245252.

25. Баканова, Н. Б. Информационные системы и процессы поддержки управленческой деятельности в организационных структурах [Электронный ресурс] / Н. В. Баканова // Библиотеки и информационные ресурсы в современном мире науки, культуры, образования и бизнеса : материалы двадцать первой Международной конференции «Крым-2014», Судак, Республика Крым, 7-15 июня 2014 г. - Режим доступа: http://www.gpntb.ru/win/inter-events/crimea2014/disk/082.pdf (проверено 25.06.2014).

26. Баканова, Н. Б. Использование XML-файлов в качестве коммуникативного формата при организации взаимодействия локальных автоматизированных систем / Н. Б. Баканова // Труды 2-й Международной конференции по проблемам управления, Москва, 17-19 июня 2003 г. - М.: ИПУ РАН, 2003. - Т. 2 - С. 67 - 69.

27. Баканова, Н. Б. Использование контент-анализа для исследования результатов работ по инвестиционным проектам / Н. Б. Баканова, С. Д. Шелов // Управление развитием крупномасштабных систем MLSD'2010, Москва, Россия, 4-6 октября 2010, г.: материалы четвертой Международной конференции. - М. : ИПУ РАН, 2010. - Т 1. - С. 206-209.

28. Баканова, Н. Б. Использование методов и алгоритмов поддержки принятия решений при создании систем документационного обеспечения управления (ДОУ) / Н. Б. Баканова // Интеллектуальные системы и информационные технологии (AIS-IT' 10): труды Международного Конгресса. - М.: Физматлит, 2010. - С. 112-115.

29. Баканова, Н. Б. Исследование метода представления графа взаимосвязей документов прикладной системы документооборота / Н. Б. Баканова, М. И. Ларин // Труды IX Международной научно-практической конференции «Проблемы функционирования

информационных сетей» (ПФИС-2006), Новосибирск, 30 июля - 4 августа 2006 г. - Новосибирск: ЗАО РИД Прайс Курьер, 2006. - С. 26-31.

30. Баканова, Н. Б. Многокритериальная оценка качества исполнительской деятельности в системах документооборота крупных организаций / Н. Б. Баканова // Тринадцатая национальная конференция по искусственному интеллекту с международным участием (КИИ-2012): Труды конференции, Белгород 16-20 октября 2012 г. - Белгород: Издательство БГТУ, 2012. - Т. 3. - С. 97-104.

31. Баканова, Н. Б. Направления развития систем документооборота крупных государственных организаций / Н. Б. Баканова // Документация в информационном обществе. Электронное правительство: управление документами: труды XVI Международной научно-практической конференции ВНИИДАД, Москва 26-27 ноября 2009 г. / Росархив. - М: ВНИИДАД, 2010.-С. 129-131.

32. Баканова, Н. Б. Организация информационной поддержки процедур принятия решений на основе данных систем документооборота / Н. Б. Баканова // Интеллектуальные системы и информационные технологии: труды Международного конгресса «AIS-IT'09». - M.: Физматлит, 2009.-С. 238-241.

33. Баканова, Н. Б. Отражение специфики иерархического взаимодействия организаций на режимы работы систем документооборота / Н. Б. Баканова // Документация в информационном обществе: корпоративный документооборот: труды XV Международной научно-практической конференции ВНИИДАД, Москва 21-22 октября 2008 г. / Росархив. - М: ВНИИДАД, 2009. - С. 106-108.

34. Баканова, Н. Б. Проблемы внедрения систем документооборота в государственных организациях / Н. Б. Баканова // Труды Международной практической конференции «Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в бизнесе», Москва 10-11 апреля 2003 г. / Гильдия управляющих документацией. - М.: [б. и.], 2003. - С. 5253.

35. Баканова, Н. Б. Проектирование программных средств системы планирования контрольных мероприятий с учетом специфики транспортной отрасли / Н. Б. Баканова // Технические и программные средства систем управления, контроля и измерения: материалы второй Международной конференции. - М.: ИПУ РАН, 2010. - С. 141-143.

36. Баканова, Н. Б. Проектирование многоуровневых систем документооборота для крупных государственных организаций / Н. Б. Баканова // Управление развитием крупномасштабных систем MLSD'2009 : Труды 3-ей международной конференции, Москва 5-7 октября 2009 г. - М.: ИПУ РАН, 2009. - Т. 2 - С. 201 - 204.

37. Баканова, Н. Б. Расширение функций мониторинга в распределенных системах документационного обеспечения управления / Баканова Н. Б. // Distributed Computer and Communication Networks: Control, Computation, Communications (DCCN-2013): International conférence, Moscow, Russia, October 7-10, 2013. - Moscow: TECHNOSPHERA, 2013. - Pp. 325328.

38. Баканова, H. Б. Средства визуального моделирования для создания системы документооборота // Труды V Международного Семинара «Информационные сети, системы и технологии» (ИССиТ-2004), Москва, 26-27 октября 2004. - М.: МАИ, 2004 г. - С. 118-120.

39. Bakanova N. Hybrid Approach to Design of Document Flow / Bakanova, N. B. // Information and Télécommunication Technologies in Intelligent Systems: Barcelona, Spain. - 2004 - Pp. 56 - 59.

40. Bakanova, N. B. The connections algorithm in the Data flow system / Bakanova, N. B. // Distributed Computer and Communication Networks (DCCN-2005): International Workshop, Sofia, Bulgarie. - Pp. 124-127.

41. Bakanova, N. В. Towards graph model for document interconnection in data flow [Electronic resource] / N. B. Bakanova // Scientific Computation, Applied Mathematics and Simulation : 17-th [MACS World Congress, Paris, France, July 11-15 2005 ! ed. Pierre Borne. - Villeneuve d'Ascq, France: Ecole Centrale de Lille, 2005. -1 CD for computer (CD-ROM).

Свидетельства и патенты

42. Патент на полезную модель № 97678 Российская Федерация. Аппаратно-программный комплекс оперативного оповещения о доставке корреспонденции в многоуровневой системе управления / Баканова Н. Б. - заявка № 2010119654; заявл. 18.05.2010; зарегистрировано 20.09.2010.

43. Свидетельство об официальной регистрации программы для ЭВМ № 2006614115 Российская Федерация. Программный комплекс документооборота государственной организации / правообладатели Институт проблем передачи информации Российской академии наук, Вишневский В. М., Баканова Н. Б.; авторы Вишневский В. М., Баканова Н. Б., Зотова Т. М.. -заявка № 2006613335; заявл. 5.10.2006; зарегистрировано 01.12.06.

44. Свидетельство о гос. регистрации программы для ЭВМ № 2008616003 Российская Федерация. Программный комплекс обработки сложноструктурированных бюллетеней и информационного анализа результатов выборов / правообладатель Институт проблем передачи информации Российской академии наук; авторы Вишневский В. М., Баканова Н. Б., Зотова Т. М. и др. - заявка № 2008614779; заявл. 21.10.2008; зарегистрировано 18.12.2008.

45. Свидетельство о гос. регистрации программы для ЭВМ № 2009616247 Российская Федерация. Программный комплекс «Эргомастер» / правообладатель Учреждение Российской академии наук Институт психологии РАН (ИП РАН); авторы Обознов A.A., Баканов A.C., Бессонова Ю.В., Баканова Н.Б. - заявка № 2009615696; заявл. 15.10.2009; зарегистрировано 6.11.2009.

46. Свидетельство о гос. регистрации программы для ЭВМ № 2010614393 Российская Федерация. Программный комплекс «Электронный архив КДС» / Баканова Нина Борисовна. -заявка № 2010612662; заявл. 18.05.2010; зарегистрировано 6.07.2010.

47. Свидетельство о гос. регистрации программы для ЭВМ № 2014615300 Российская Федерация. Программный комплекс визуализации экспертных знаний ЭргоЭксперт / правообладатель Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Институт психологии Российской академии наук; авторы Баканов А. С., Зайцев Д. И., Алдашева А. А., Зеленова M. Е., Баканова Н. Б., Савченко Т. Н., Головина Г. М. - заявка № 2014612519; заявл. 25.03.2014; зарегистрировано 22.05.14.

Подписано в печать 10.10.2014. Формат 60x84/16. Усл. печ.л. 1,9. Тираж 59 экз. Заказ А-17. ИПМ им.М.В.Келдыша РАН. 125047, Москва, Миусская пл., 4

.к -1 зз ya

2014168223

2014158223

Похожие работы

Документальная информация
05.25.00