автореферат диссертации по документальной информации, 05.25.02, диссертация на тему:Система архивных справочников к документам государственных архивов СРВ (опыт советского архивоведения и его применение в СРВ)

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РСФСР ПО ДЕЛАМ НАУКИ И ВЫСШЕЙ ШКОЛЫ

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

На правах рукописи

ВАН ТАТ ТХУ

СИСТЕМА АРХИВНЫХ СПРАВОЧНИКОВ К ДОКУМЕНТАМ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ СРВ (ОПЫТ СОВЕТСКОГО АРХИВОВЕДЕНИЯ И ЕГО ПРИМЕНЕНИЕ В СРВ)

Специальность 05.25.02 -До куме н тал ис гика, документоведенне, архивоведение

АВТОРЕФЕРАТ

Диссертации на соискание ученой степени кандидат исторических наук

Москва - 1991

Работа выполнена на кафедре теории и методики архивоведения Российского государственного гуманитарного университета.

Научный руководитель -кандидат исторических наук, доцент H.A. Орлова

Официальные оппоненты -доктор исторических наук, профессор К.И. Рудельсон кандидат исторических наук, профессор Е.В. Старостин

Российском государственном гуманитарном университете по адресу: 103М2, г. Москва, ул. Никольская, 15, ауд.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке РГГУ

Ведущая организация -

Университет дружбы народов имени П. Лумумбн Кафедра всеобщей истории

.1992 г. в часов

Ученый секретарь специализированного совета, кандидат исторических наук, профессор

Т.В. Кузнецова

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА. РАБОТЫ

Актуальность темы. Государственные архивы - огромное национальное достояние страны, ее научное и культурное богатство. Они являются уникальной сокровгацницнй ретроспективной документной информации.

В настоящее время в СРВ масштабность и сложность обновления и совершенствования общества вызывают необходимость более широкого использования исторического опыта, в том числе и опыта, запечатленного в документах государственных архивов. При решении больших и сложных политических, народнохозяйственных, культурных и научных проблем не обойтись без исторического опыта прошлого, информацию о котором хранят государственные архивы. Без архивных документов, без ретроспективной документной информации нельзя мыслить о становлении и развитии исторической науки, ибо архивные материалы были и остаются незаменимыми источниками развития стран и наций, их используют для изучения прошлого и они необходимы для изучения путей преобразования общества, т.е. для познания будущего.

В связи с возросшей ролью документной информации в различных областях знании возникает необходимость в специальной государственной политике в области обеспечения сохранности документальных богатств сараны и создания системы информационного обслуживания на базе документной информации госархивов. Неслучайно поэтому за последнее время правительство нашей страны уделяло большое внимание проблемам охраны и использования памятников истории и культуры, к числу памятников истории и: культуры относятся и документальные памятники, в состав которых входит Государственный архивный йонд страны. Охрана памятников - важная задача государственных органов и общественных организаций. В Декрете Государственного Совета СРВ.от II декабря 1982 г."О сохранности национальных архивных документов" подчеркивается, что государственные архивные документы являются национальным наследием, имеющим особое значение для дела построения и защиты страны, все партийные и государственные органы," общественные организации и все граждане обязаны бережно относиться к их сохран-

ности и использованию".*

Таким образом, государственной архивной службе СРВ предстоит сделать все необходимое для того, чтобы одновременно удовлетворить потребности общества в ретроспективной документной информации и обеспечить сохранность документов своей страны как составной части документальных памятников культуры и истории человечества. Это является важнейшей задачей, выполнение которой прямо зависит от решения проблемы создания и усовершенствования системы научно-справочного аппарата (НСА) к документам архивов.

Актуальность изучения проблемы определяется,таким образом, непреходящей ценностью архивных документов и документной информации госархивоЕ, необходимостью обеспечения их сохранности и широкого эффективного использования, что может быть достигнуто созданием и усовершенствованием системы архивных справочников. Научная актуальность определяется еще и тем, что создание системы архивных справочников к документам госархивов в настоящее время является чрезвычайно важной задачей теории и практики архивного даяа во Вьетнаме, где проблема НСА научно и фундаментально еще не решена.

воведении идея создания НСА как системы взаимосвязанных справочников зародилась еще в конце 20-х - начале 30-х годов, но она была усовершенствована и всесторонне развита именно в период 1960-1980-х годоЁ. Ее развитие совпало с качественно-новым этапом в архивное деле, отличительной чертой которого является системность в подходе к изучаемым объектам. Разработка теоретических и научно-методических основ создания системы НСА была осуществлена с учетом современных достижений смежных с архивоведением наук и научных дисциплин.

В этот период разработка проблемы НСА стала предметом широкого обсуждения на ряде научных конференций, совещаний, семинаров советских архивистов. Была создана весьма обширная литература, в которой нашли отражение многие вопросы теории и прак-

* Декрет Государственного Совета СРВ от II декабря 1982 г. "О сохранности национальных архивных документов" - Делопроизводство и архивное дело, 1983. -II. - С.2.

тики решения проблемы НСА; принципы построения и требования» предъявляемые к системе; состав и структура системы; взаимосвязь справочников в системе; дифференцированный подход к организации НСА; преемственность учетно-справочного аппарата уч-реишений и НСА ведомственных и государственных архивов и др. Достижения и результаты теоретических исследований проблемн НСА были широко применены на практике в госархивах СССР. Можно сказать, что в решении проблемы создания и усовершенствования системы НСА советские архивисты накопили значительный опыт, изучение которого, безусловно, может иметь большое значение в разработке теоретических и научно-методических основ создания системы архивных справочников в СРВ.

Еместе с тем следует отметить, что в исследовании НСА были лишь отдельные работы советских архивистов, освещающих проблему НСА в историческом аспекте. Большой интерес в этом отношении представляет статья М.И. Автократовой, К,И. Рудель-сон и Л.И. Сесиной^, в которой авторы раскрыли эволюцию взглядов советских архивистов на роль и назначение основных видов научно-справочного аппарата на различных этапах архивного строительства в СССР. В этой работе на большом фактическом материале в историографическом плане анализируется появление и развитие различных архивных справочников. Но к сожалению, в работе не проводится структурного и функционального анализа системы НСА и нет обобщения практического опыта советских архивов в создании и усовершенствовании системы.

Попытка историографического освещения проблемы НСА была сделана и в научном отчете сотрудников ВНИИДАД: Р.Н. Ефименко, Л.И, Ковш и В.Н. Лебедева на тему; "Научно-методические основы взаимосвязи элементов системы научно-справочного аппарата ГАФ СССР*.2 На основе исследования состояния системы НСА к документам госархивов СССР к началу 70-х гг. в историческом аспекте авторы этой работы сделали вакные выводы о тенденции

1 Автократова М.И.. Рудельсон К.И., Сесина Л.И, Разработка основ единой системы научно-справочного аппарата к документальным материалам в советском архивоведении. - Археографический ежегодник за 1971 г. - М., 1972, - С.60.

о

Научно-методические основы взаимосвязи элементов системы научно-справочного аппарата государственных архивов, тенденции и перспективы развития системы научно-справочного аппарата ГАФ СССР. - Отчет ВНИИДАД. - М.. 1977.

и закономерностях развития системы НСА, которые позже наши освещение в рекомендациях ВНИИДАД - "Основные положения развития системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов СССР" (1981 г.). Небольшие исторические экскурсы имеются в учебном пособии H.A. Ковальчук: "Научно-справочный аппарат Государственного архивного фонда СССР (1978 г.)". Основная же масса литературы посвящена исследованию отдельных сторон проблемы. Среди авторов работ, посвященных системе НСА, известные советские архивисты: В.Н. Автократов^, К.И. Рудель-сон2, М.И. Автократова3, К.Б. Гельман-Виноградов4, М.Н. Шобу-хов5, В.В. Цагешн6, и.В. Волкова7 и др.

* Автократов В.Н. Теоретические основы научно-справочного аппарата в советском архивоведении// Материалы У11 Международного конгресса архивов. - М., 1975. - 4.2. - С.322-324; его же Теоретические проблемы советского архивоведения (1960-1970-е гг.): Автореферат дис.на соиск. уч.ст.докт.ист.наук. - М. , 1982.

2 Рудельсон К.И. Современная документная классификация. - М., 1973; ее же. Некоторые методологические вопросы научно-справочного аппарата архивов. - в кн.: Методологические вопросы доку-ментоведения, архивоведения, археографии. - М., 1978. - С.Ш-131.

•э

Автократова М.И. Организация работы по созданию единой системы научно-справочного аппарата архивов и вопросы дифференцированного описания документальных материалов при составлении и усовершенствовании описей// Материалы семинаров-совещаний работников архивных учреждений РСФСР по вопросам создания и усовершенствования научно-справочного аппарата к документальным материалам. - М., 1966. - С.11-55.

4

Гельман-Виноградов К.Б. Механизация информационных поисков// Теория и практика архивного дела в СССР. - Ш., 1966. - С.301-369; его же. Ленинские идеи о научной информации и их значение для докуменговедения и архивоведения// Груды МГИАИ. - М., 1975. - Т.31. - Вып.2. - С.53-^9.

® Шобухов М.Н. Система научно-справочного аппарата к документальным материалам ГАФ СССР// Теория и практика архивного дела в СССР. - М., 1966. - С.162-167.

6 Цаплин В.В. О возможном надравлении.развития-системы НСА к документальным материалам государственных архивов// Советские архивы, 1973. - .№ 5. - С. 35.

17 Волкова И.В. Вопросы разработки состава и структуры оптимальной системы НСА государственных архивов// Краткие тезисы научных докладов и сообщений к Всесоюзному совещанию-семинару по вопросам развития средств информации государственных исторических архивов СССР. - М., 1977. - СЛ6-19.

3 СРВ многие вопросы, касающиеся теоретических и научно-методических основ создания системы НСА. не были изучены. Не было фундаментальных работ, посвященных проблеме НСА в целом. Архивисты СРВ не уделяли достаточного внимания разработке данной проблемы.

Интерес к проблеме НСА появился примерно с начала 60-х годов, когда было создано Архивное управление ДРВ (1962 г.) и когда использование документов госархивон стало одной из основных задач государственной архивной службы, С начала 70-х годов на страницах журнала "Делопроизводство и архивное дело" появились некоторые статьи, касающиеся отдельных вопросов проблемы НСА. Например, в 1970 г. До Нгок Фак в статье "Пора думать о создании системы архивных справочников"1 поднял вопрос об актуальности создания системы НСА к документам госархивов. Ван Тханг в 1976 г. написал статью "О книге поступления документов в Министерских органах"^, в которой изложена методика составления такого справочника. Чан Ван Хунг в 1979 г. опубликовал статью "Путеводитель по фондам в государственных архивах: СССР"3, в которой освещен опыт создания путеводителей в госархивах СССР и даны некоторые рекомендации архивистам Вьетнама.

В 1987 г. Чан Хоан и Мань Хунг коснулись основных направления развития системы НСА ГАФ СРВ в статье "Некоторые мнения о направлении развития системы научно-справочного аппарата ГАФ СРВ".4 Последней работой, посвященной проблеме НСА является статья Фан Динь Нхама" "Создание системы научно-справочного аппарата к архивным документам - актуальная задача архивного дела Вьетнама", которая была опубликована в 1989 г.®

* До Нгок Фак. Пора думать о создании системы архивных справочников. - Делопроизводство и архивное дело. 1970. - № 2. - С.10.

о

Ван Тханг. О книге поступления документов в министерских органах. - Делопроизводство и архивное дело. 1976. -ИЗ,- С.22.

3 Чан Ван Хунг, Путеводитель по фондам в государственных архивах СССР. - Делопроизводство и архивное пело. 1979. - № I. -С.23.

4 Чан Хоанг. Мань Хунг. Некоторые мнения о направлении развития системы научно-справочного аппарата ГАФ Вьетнама. Делопроизводство и архивное дело. 1987. - Л I. - С.10.

® Фан Динь Нхам. Создание системы научно-справочного аппарата

Большинство статей, посвященных проблеме НСА, оставалось на уровне ознакомления с зарубежным опытом. Авторы статей справедливо отмечают актуальность и необходимость изучения проблемы НСА. Но им не удалось всесторонне и научно подойти к ее решению. Следует заметить, что дело заключается не в ознакомлении с опытом передовых стран, а главным образом, в практическом применении этого опыта в реальных конкретных условиях госархивов СРВ. Решая проблемы создания НСА, архивисты-авторы статей - не исходили из конкретного анализа состояния НСА и фактического положения архивного дела во Вьетнаме. Поэтому они не могли и не могут выдвинуть научно-обоснованнне и конкретные предложения по созданию системы архивных справочников. Причина затянувшегося разрешения проблемы НСА в архивоведении Вьетнама кроется в том, что до сих пор отсутствуют специальные теоретические разработ^ ки в области НСА, в то время как они должны были быть осуществлены безотлагательно. Отсутствие полного научного знания о сущности системы НСА привело к появлению различных взглядов на разработку системы и практически затруднило ее создание.Поэтому разработка теоретических и научно-методических основ создания системы архивных справочников для вьетнамского архивоведения в настоящее время несомненно является актуальной и важной задачей. Ибо только успешное решение этой проблемы может оказать решающее влияние на сохранность ретроспективной информации и эффективность ее использования.

Научная новизна проведенного исследования заключается в том, что впервые в рамках диссертационного исследования на основе всестороннего анализа и обобщения опыта советского архивоведения в разработке системы НСА в период 19Ш-1980-Х годов ставится задача творчески применить его для создания системы архивных справочников к документам государственных архивов СРВ.

Даль и задачи исследования. Цель исследования - на основе опыта советского архивоведения разработать теоретические и научно-методические основы создания системы архивных справочников к документам государственных архивов СРВ, учитывая конкретное состояние архивного дела во Вьетнаме и особенности состава

к архивным документам - актуальная задача архивного дела Вьетнама.// Делопроизводство и архивное дело, 1989. - № 3. - 0.4

/

документов государственных архивов СРВ.

Диссертация представляет собой первую попытку в истории архивного дела Вьетнама исследовать актуальную и сложную проблему, требукщую решения следующих задач:

1. Изучение истории разработки проблемы НСА в советском архивоведении в 1960-1980-е гг., на основе которого в теоретическом и методическом аспекте проанализировать опыт, накопленный советскими архивистами.

2. Выявление основных научных и методических рекомендаций, разработанных в советском архивоведении, .для применения их в госархивах СРВ с целью создания системы архивных справочников.

3. Анализ состояния организации хранения документов и потребности общества в ретроспективной документной информации

в СРВ.

4. Анализ состояния НСА в государственных архивах СРВ.

5. Разработка теоретических и научно-методических основ создания системы архивных справочников к документам государственных архивов СРВ и определение задач в области НСА, требующих безотлагательного решения на современном этапе.

Объект исследования. В соответствии с постановленными целью и задачами объектом исследования являются: советская историография проблемы НСА 1960-1980-х гг., инструктивно-методические материалы Главархива СССР, труды МГИАИ, ВНИИДАД, материалы научных конференций, совещании, семинаров архивных работников СССР, архивные справочники, созданные в госархивах СССР и СРВ, а также практика организации НСА в государственных архивах СРВ, научные труды советских и вьетнамских историков-архивистов.

Методы исследования. Методологическую основу исследования составляет принцип историзма, основными методами, исследования являются: исторический анализ, инаформационный и системный анализ, метод комплексного подхода и структурный анализ. Исторический анализ применялся в изучении исторического процесса формирования НСА, развития определения понятия системы НСА и установления этапов этого развития в госархивах СССР. Структурный анализ применялся при исследовании состава и структуры сис-

темы НСА. а также классификации справочников в системе. Информационный и системный анализы были положены в основу изучения содержания документов и методических приемов их описания в архивных справочниках госархивов СРВ. Метод комплексного подхода к аначизу объекта исследования был принят при выявлении основных этапов и задач создания и развития системы архивных справочников в госархивах СРВ.

Источники и литературу. Важнейшими источниками по теме являются документы советского правительства^, документы КПВ^

о

и правительства Вьетнама . в которых определяются особенности исторического развития, ставятся задачи в период научно-технического прогресса, отмечается роль научно-технической информации, в том числе и ретроспективной документной информации на современном этапе.

* Постановление СМ СССР от 25 икшя 1963 г. "О мерах по улучшению архивного дела в СССР"// Основные Декреты и Постановления советского правительства по архивному делу 1918-1982 гг. - М., 1985. - С.32; Закон СССР "Об охране к использовании памятников истории и культуры" от 29 октября 1976 г. Там же. - С.38; Постановление СМ СССР от 20 сентября 1978 г. "Об улучшении организации архивного дела в центральных государственных архивах СССР". - Там ке. - С.47; Постановление СМ СССР от 4 апреля 1980 г. "Об утверждении-Положения о государственном архивном фонде СССР и Положения о Главном архивном управлении при СМ

СССР". - Там же. - С.49. р

Материалы Л съезда КПВ. Ханой. 1987. - С.80 - на вьет.яз.; Материалы УП съезяа КПВ - Ханой, 1991: - С.84 - на вьет.яз.; Постановление Политбюро ЦК КПВ от 20.04.81 "О политике в области науки и техники" - Каной. 1981. - С.43 - на вьет.языке.

3 Декрет № I от 3 января 1946 г. "Об охране архивных документов" Основные документы партии и правительства о делопроизводстве и архивном деле - ГАУ СРВ - Ханой, 1982. - С.8 - на вьет, языке; Положение о делопроизводстве и архивном деле. Там ке. -С.44; Постановление СМ СРВ от 26 декабря 1981 г. "О создании государственного архивного фонда СРВ"; Там же. - С.п4; Декрет Государственного Совета СРВ от II декабря 1983 г, 0 сохранности национальных архивных документов// Делопроизводство и архивное дело. - 1984. -НА,- С.4. - на вьетнамском языке и др.

В документах совптского правительства содеркатся конкретные указания о развитии системы НСА ГАФ СССР как составной части общегосударственной системы НТИ. Изучение этих документов дает нам возможность раскрыть процесс развития системы НСА в СССР и право применять их положения в разработке системы архивных справочников во Вьетнаме.

Что касается основных документов партии я правительства СРВ по архивному делу, то здесь следует отметить такие документы, как Декрет № I, подписанный Председателем Временного правительства ДРВ Хо Ши Мином от января 1946 г. "Об охране архивных документов", Положение "О делопроизводстве и архивном пале", подписанное Премьер-министром ДРВ от 28 сентября 1963 г.; Постановление СМ Министров СРВ от 26 декабря 1981 г. "О создании Государственного архивного фонда СРВ", Декрет Государственного Совета СРВ "О сохранности национальных архивных документов и др.

Важность этих документов состоит в том, что именно ими был установлен как определяющий принцип организации архивного дела СРВ - принцип централизации архивного дела в масштабе всей страны. Из этого вытекает, что этот принцип должен лежать, в основе построения системы архивных справочников и документам госэрхивов СРВ.

Особое значение .для изучения данной проблемы имеет специальное Постановление Политбюро ЦК КПВ "О политике в области науки и техники", в которой указаны цели и основные направления дальнейшего развития науки и техники и отмечена роль научно-технической информации и ретроспективной документной информации в развитии отечественной науки и техники.

Кроме группы вышеуказанных источников для решения поставленных в данной работе задач были использованы нормативно-методические материалы по архивному делу об организации системы НСА в СССР.1

Были использованы в диссертации словари архивной терминологии, государственный стандарт, материалы научных конферен-

* Основные правила работы Государственных архивов СССР (1962 Г., 1984 г.); Методическое письмо о единой системе научно-справочного аппарата.. Государственных архивов СССР (1965 г.); Основ-

- 12 -

ции и совещаний-семинаров, посвященных проблеме НСА в СССР и ряд архивных справочников, созданных в Госархивах СССР и СРВ.

В диссертации широко использованы работы советских архивистов - статьи, учебники и учебные пособия, которые имеют важное значение для изучения истории и обобщения научного и практического опыта в создании системы НСА в госархивах СССР.

Наконец, в процессе исследования были изучены статьи, доклады и другие работы въетнамких архивистов, в которых можно найти важную и нужную информацию для решения задач, поставленных в данной работе.

Практическое значение •работы. Диссертационное исследование имеет практическое значение для организации системы архивных справочников к документам государственных архивов СРВ. Выводы и предложения, сформулированные в диссертации, были использованы в практическом составлении справочников, выполняющих функцию учета, в Центральном партийном архиве при Канцелярии ЦК КПВ.

Результаты исследования могут быть использованы в СРВ при разработке нормативных и научно-методических документов о создании как системы архивных справочников в целом, так и отдельных архивных справочников, а также при разработке учебных пособий и лекционных курсов по проблеме НСА.

Апробация работы. Основные положения диссертации нашли отражение в Инструкции по учету и составлению справочников, выполняющих функцию учета Центрального партийного архива при Канцелярии ЦК КПВ, составителем которой является автор данной работы, получили одобрение и широкое применение в ЦПА СРВ. Они также получили одобрение при ее обсуждении на заседаниях катед-ры теории и методики архивоведения Рссийского Государственного гуманитарного Университета.

ные положения развития системы научно-справочного аппврата Государственных архивов СССР С 1381 г.); Дифференцированный подход к описанию документов ( Вып.1-Ш, 1969,1972,1974 гг.); Схемы единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР ( советский период, 1978 г.),£ХУШ-нач.ХХ вв.,1983 г.); Методы описания документной информации(198^ г.)и др.

СОДЕРЖАНИЕ И ОСНОВНЫЕ ВЫВОДЫ РАБОТЫ

Во введении обоснована актуальность темы, показана степень ее разработанности в СССР и СРВ, раскрыты методологическая основа и понятийный аппарат, сформулированы цель и задачи исследования, дана характеристика использованных источников и литературы.

В первой главе - "История разработки проблемы НСА в советском архивоведении в 1960-1980 -е гг." - в историческом аспекте рассматриваются основные вопросы создания системы НСА в государственных архивах СССР с начала 60-х годов до конца 80-х годов, такие как определение понятия - система НСА, принципы построения и требования, предъявляемые к системе, структура и состав системы, взаимосвязь справочников в системе, дифференцированный подход к описанию документов при создании НСА и преемственность учетяо-справочного аппарата учреждений и НСА ведомственных и государственных архивов.

В этой главе, основываясь на обстоятельном изучении литераторы, подчеркивается, что определение понятия-система ЮА является исходным пунктом в разработке теоретических я тучно-методических основ ее создания, что в истории разработки этого вопроса можно выделить несколько этапов. На первом этапе - до середины 1960-х годов, наблюдается механическое представление о системе НСА, т.е. как о суше имеющихся и создаваемых в архивах различных справочников. В середине 60-х годов и последующие годы советские архивисты сформулировали по-штие - система НСА. Это комплекс взаимосвязанных архивных сп-*авочников: и ИПС, создаваемых на единых методологических и научно-методических основах для обеспечения сохранности я тиска архивных документов и документной информации в целях всестороннего использования. Также были выработаны принципы и требования, предъявляемые к системе и разработана единая методика ее создания.

Результаты исследования развития определения понятия системы НСА показали, что в целом оно формулировалось с позиций научной методологии и системного подхода. По мере развития сис темного подхода и его применения к организации НСА понятие

системы НСА уточняюсь и совершенствовалось, что нашло отражение в его определении. НСА стали рассматривать, как информационный системный объект, состоящий из комплекса взаимосвязанных учетных документов, архивных справочников и АИС, создаваемых на единых методологических и научно-методических основах пля обеспечения сохранности и поиска архивных документов и документной информации. Можно сделать вывод, что развитие определения понятия системы НСА в изучаемый период есть процесс научного познания советскими архивистами сущности и роли системы НСА, процесс научного и творческого применения в советском архивоведении системного подхода к организации НСА.

Вопрос о составе системы НСА и ее структуре также претерпел известную эволюцию. В главе отмечается, что в 60-а годы разработка структуры системы проводилась с позиции функционального подхода. Справочники классифицировались в соответствии с их функциями, что давало возможность определить их информационную нагрузку и одновременно преодолеть дублирование справочников конкретных типов и видов. Но такая классификация не раскрывала в полной мере ;:х сущности и организации как системы, которая в целом должна отражать информацию в соответствии с организацией документов ГАФ СССР. В конпе 70-х годов и в начале 1980-х годов классификация справочников уяе проводится по уровням комплексов документов ГАФ СССР, что позволяет воспроизвести структурное построение ГАФ и определить "уровни входа" в систему в целях поиска информации. В результате разработки структуры к состава системы НСА советские архивисты сделали зывод, что оба подходу к классификации справочников не разделимы и создают в своей совокупности обоснованную четкую структуру системы КСА. В главе подчеркивается зависимость состава и структуры системы НСА от специфики состава и содержания документов и от задач и характера поиска информации. Автор пришел к выводу, что эти полокения весьма ваши и их целесообразно учитывагь при создании системы архивных справочников в СРВ.

В главе отмечается, что вывод советских архивистов о взаимосвязи и взаимодополняемости архивных справочников определяет сущность самой системы НСА как системного объекта, так кэк основный свойством любой системы, в том числе и системы НСА архива является взаимосвязь ее элементов. Нельзя не,признать

правильном этот вывод советских архивистов, думается, что необходимо принять его в разработке научно-методических основ создания системы архивных справочников во Вьетнаме. В главе исследован вопрос о формах взаимосвязи архивных справочников, в частности, мекду описями и каталогами, рассмотрены роль и место в системе основяих архивных справочников: описей, каталогов, путеводителей и методика их составления. Автор высказывает некоторые критические замечания в адрес разработки советскими архивистами методики составления отдельных справочников.

В первой главе также рассматриваются такие вопросы, как описание документов и дифференцированный подход к организации НСА. Отмечается, что создание единой системы НСА немыслимо без совершенствования способов научного раскрытия состава и содержания документов, что единые требования к описанию документов являются необходимым условием обеспечения единства системы НСА. Что касается дифференцированного подхода к описанию документов и созданию НСА, то он позволяет добиться необходимого информационного уровня НСА без излишних затрат времени и средств и создать разумно организованную систему НСА. Эти выводы нельзя не признать правильными. Их можно рассматривать как большое достижение советского архивоведения. Мы имеем полное основание применять их в создание НСА в СРВ.

По вопросу о преемственности НСА можно сказать, что преемственность мекду системами поиска информации учреждений и государственных архивов есть непрерывный процесс преобразования справочников ведомств в архивные справочники. Эта преемственность является естественной закономерностью и долкна рассматриваться в качестве основного условия нормального функционирования системы НСА. Последовательное решение этого вопроса позволяет усовершенствовать структуру системы НСА ведомственных и государственных архивен, уменьшить сроки подготовки справочников и получить определенный экономический эффект. Опыт советского архивоведения в решении этой проблемы без сомнения положителен и может быть применен во Вьетнаме.

На основе анализа и обобщения опыта советского архивоведения автор пришал к выводу, что для разработки научно-методических основ создания системы архивных справочников в СРВ в

первую очередь следует участь разработанные советскими архивистами методологические и научно-методические основы создания системы НСА; во-вторых, необходимо и целесообразно творчески применять опыт и достижения советского архивоведения в решении таких вопросов, как описание покументов и дифференцированный подход к организации НСА, преемственность НСА ведомственных и государственных архивов; в-третьих, необходимо учесть организационно-методический опыт руководства созданием систачы НСА и опыт разработки методики составления и усовер-шенствотзания конкретных справочников.

Вторая.глава - "Создание системы архивных справочников к документам государственных архивов СРВ" - отражает состав и организацию документов ГАФ СРВ, потребности общества в ретроспективной информации и состояние НСА к документам государственных архивов. Освещение этих вопросов позволяет понять важность разработки проблемы НСА в архивоведении Вьетнама и влияние на ее решение состояния архивного дела в стране.

В главе излагается научно-методические основы создания системы архивных справочников к документам государственных архивов СРВ и основные этапы и задачи решения этой проблема.

В главе отмечается, что организация хранения и использования документов ГАФ СРВ централизованы, но на практике этот принцип еще окончательно не осуществлен, документы ГАФ СРВ пока еще не классифицируются как целостная система. Они рассредоточены по различим архивам. Основная масса документов ГАФ СРВ хранится в государственных архивнкх центрах № I и 2. В этих архивах хранятся покументы феодального периода, французской колониальной власти до Августовской революции 1945 г., американского марионеточного правительства и документы Демократической и Социалистической республик. Здесь хранятся управленческие документы, кннофотофонодокументы, документы литературы и искусства, научно-техническая документация. Документы написаны на различных языках. Состав документов, хранящихся в госархивах СРВ, весьма разнообразен, их содержание исключительно богато. Они отражают различные стороны жизни и деятельности общества и богатый исторический опыт, накопленный вьетнамским народом в борьбе против внешних врагов и в созидательном труде в различные периоды' своей истории. Но органи-

зация хранения документов в архивах не осуществлена на научной основе. Документы хранятся по фондам и коллекциям. Состояние документов в фондах различно, многие фонды еще не подверглись научно-технической обработке, документы этих фондов не подверглись учету и экспертизе ценности. Такое состояние организации хранения документов непосредственно влияет на использование документов и организацию системы архивных справочников.

Несмотря на недостатки в организации хранения эти архивы вносят большой вклад в удовлетворение потребностей общества в документной информации.

Результаты анализа карточек исследователей и карточек запросов на использование документов в читальном зале государственного архивного центра $ I показали, что количество исследователей увеличивается, а тематика исследований расширяется, запросы на использование архивных документов из года в год увеличиваются. Таким образом, потребности общества в ретроспективной документной информации постоянно возрастают и становятся объективной закономерностью. Однако нельзя не признать, что число использованных документов по сравнению с количеством документов, хранящихся в госархивах, незначительно. Главной причиной этого является низкое качество существующих справочников и отсутствие единой системы НСА. Создание единой системы архивных справочников становится объективной необходимостью.

В главе проведен всесторонний анализ состояния НСА в гос-аохивах СРВ, в результата которого установлено отсутствие в архивах СРВ системы архивных справочников, В государственных архивных центрах ® I и 2 имеются лишь описи я каталоги на отдельные фонды. Справочники, созданные до революции 1945 г. в условиях децентрализации архивного дела, тенденциозны по сшей политической направленности, и разнообразны по методике построения. Полный разнобой наблюдается в приемах описания документов. На справочниках, составленных французскими архивистами лежит печать французской буржуазности, которая проявляется в подборе, группировке и особенно в характере раскрытия содержания документов. Качество справочников, составленных посте революции 1945 г. и после объединения страны (1976 г.), крайне низкое. Эти справочники не объединены в единую систему

и составлены не по единому принципу и единой методике. На наш взгляд, большинство справочников существующих в госархивах СРВ еще не является архивньми справочниками в научном их понимании. Они не в состоянии выполнить ни учетно-контрольную, ни научно-информационную функши.Это сказалось на хранении и использовании документов.

В главе отмечается слабость теоретической разработки проблемы НСА в СРВ, что, безусловно, влияет на практическую организацию НСА в госархивах.

На основе анализа состояния НСА в конкретных госархивах СРВ и опираясь на опыт советского архивоведения автор формулирует научно-методические основы создания системы архивных справочников к документам госархивов СРВ. Результаты исследования показали, что для этого необходимо разработать единые принципы и единую методику ее построения. Основными принципами системы являются: историзм, системность, научная объективность, всесторонность, комплексность, единство научно-методических и организационных овнов ее создания. Система должна обеспечивать полной и точной информацией о всей совокупности документов государственных архивов СРВ, удовлетворять многоаспектный поиск информации на всех уровнях классификации документов ГАФ СРВ, быть универсальной, т.е. применимой ко всем документам различных видов и создаваем® на различных носителях. Справочники в системе лолкнк дополнять друг друга. Должна быть осуществлена преемственность НСА ведомственных и государственных архивов и возможность применения автоматизированного поиска информации. В работе подчеркивается, что лишь при строгом соблюдении этих принципов и требований может быть создана единая система архивных справочников. Кроме того, система архивных справочников должна иметь четкую структуру й рациональный состав. В условиях архивного дела Вьетнама в состав системы НСА на первом этапе должны входить лишь основные архивные справочники. В состав системы обязательно должна войти группа справочников, выполняющих учетно-контрольную функцию (списки фондов, описи, листы фондов и др.). Группа справочников, выполняющих научно-информационную функцию (описи, каталоги, путеводители), является наиболее общей и важной для всех ка-

тегорий документации и всех архивов СРВ в настоящее время.

На основе анализа информативности и интенсивности использования конкретных фондов должен проводиться выбор наиболее подходящих типов и видов НСА. В главе отмечается, что для фондов первой категории, таких как фонд Генерал-губернатора Индокитая, фонд резиденции премьер-министра и др. необходим НСА в полном составе: описи, предметно-тематические каталоги, путеводители, указатели. Категорирввание необходимо также при усовершенствовании НСА. Для фондов, содержащих необходимую информацию для решения актуальных и нужных задач страны и. имеющих высокую частоту использования, таких как фонд резиденции премьер-министра, национальное собрание, фонды НТД, должны быть приоритетно создан и усовершенствован НСА к ним. Целесообразно уделять большое внимание созданию и усовершенствованию НСА к фондам, образовавшимся в демократический и социалистический периоды нашего государства, так как они содержат богатую и свежую информацию и имеют большую частоту использования. Для фондов, содержащих древне-исторические и уникальные документы, вапрос на использование документов которых довольно высок, необходимо составить максимальный НСА. При создании НСА к фондам, написанным на французском и английском языках, слепует учитывать специфику содержания документов, сложность языка и характер описания документов.

В главе большое внимание уделено составлению описей, каталогов и путеводителей в СРВ. Подчеркивается, что для обеспечения единства методики их составления нунно разработать методические инструкции по составлению этих справочников, отмечается роль и необходимость составления схемы единой классификации документной информации для создания систематического каталога к документам каждого исторического периода и в первую очередь демократического и социалистического периодов.

Для преодоления недостатков в организации хранения и учета документов и .для того, чтобы иметь фундамент, служащий основанием создания других справочников, нужно немедленно сознать и усовершенствовать справочники, выполняющие функции учета и в первую очередь, описки фондов, описи, листы фондов и центральный фондовый каталог.

В главе уделяется внимание качеству описания документов, которое непосре.дстнррко влияет на качество КСА. Учитывая, что в госархивах СРВ большинство документов еще не описано необходимо разрабатывать методику описания различных по виду и времени происхождения документов. Описание документов должно быть точным, кратким и унифицированным. Для.успешного решения этого вопроса целесообразно применять в Госархивах СРВ дифференцированный подход. Следует также разработать и издать методические рекомендации по описанию документов.

Проблемы преемственности НСА ведомственных и государственных архивов являются естественной закономерностью, отмечается в главе, и она долкна быть решена в СРВ. Наконец, в главе большое внимание уделено организационно-методическому руководству создания системы архивных справочников. Следает безотлагательно разработать и издать необходимые нормативно-методические документы и составить конкретный план создания к развития системы НСА, осуществление которого должно проводиться по этапам. На каждом из этапов долкны быть указаны конкретные задачи' и срок их осуществления. Для координации работы и обеспечения организаиионно-ыетодичс-ского руководства созданием системы архивных справочников нужно создать специальный при ГАУ СРВ отдел НСА.

Д заключении к диссертации отмечается, что в период 19601980 гг. советское архивоведение1 провачо большую работу по исследованию проблемы НСА, в результате которой накопило значительный научный и практический опыт. Разработка теоретических и научно-методических оонов создания системы НСА осуществлена с учетом современных достижений науки и техники. В научных исследованиях наблюдается тенденция к формированию теории НСА как части теории и практики архивного дела и общей теории информационного поиска.

История разработки проблемы НСА в советском архивоведении 1960-1980-х гг. есть история научного осмысления и поиска рациональных путей для решения сложных и актуальных вопросов теории и практики архивного дела, процесс научного познания сущности системы НСА. Она отражает закономерный процесс развития архивного дела в СССР. Ее изучение имеет исключительно

важно(з значение для разработки и создания системы архивных справочников к документам госархивов СРВ. В результате исследования автор сделал следующие выводы:

1. Государственные архивные центры и госархивн СРВ содержат богатую информацию о разнообразных сторонах жизни и деятельности общества. Состав их документов весьма разнообразен. Организация хранения документов не совершенна. НСА государственных архивных центров и госархивов находится в крайне плохом состоянии. Подавляющее большинство существующих справочников пока еще не является архивными справочниками в научном их понимании. Они не связаны друг с другом и не объединены в единую систему, т.е. в госархивах СРВ не создана система НСА. Многие важные вопросы, касающиеся теоретических и научно-методических основ создания системы НСА, не изучены и не решены.

Потребность общества в ретроспективной документной информации постоянно возрастает и становится объективной закономерностью. Однако эффективность использования документной информации госархивов низкая. Главной причиной этого является низкое качество существующих справочников и отсутствие системы НСА. Следовательно, создание совершенной системы архивных справочников к документам госаркивов становится объективной необходимостью и актуальной задачей архивного дела Вьетнама.

2, Для успешного решения проблемы создания системы архивных справочников необходимо разработать научно-методические основы ее создания. Исходя из принципа централизованного хранения и использования документов, принятого во Вьетнаме, система архивных справочников госархивов СРь должна быть единой, поэтому она должна строиться по единым принципам, методикам и требованиям. Основными принципами построения системы архивных справочников являются принципы: историзма, системности, научной объективности, всесторонности, комплексности и единства научно-методических и организационных основ ее создания.

3. Система архивных справочников к документам госархивов СРВ должна иметь четкую структуру и рациошльный состав. В состав системы должны входить архивные справочники и АИПС. При определении состава системы архивных справочников конкретного архива самое важное и самое необходимое учитывать специфику

состава и содержания документов и потребность их использования. Общими и важными элементами системы архивных справочников для всех категорий документации и всех архивов СРВ з настоящее время являются описи, яататоги и путеводители.

4. Качество архивных справочников эо многом зависит от качества описания документов, отраженных в них. Описание документов должно быть точным, кратким, емким и унифицированным. В целях достижения необходимого информационного уровня архивных справочников и ускорения темпов их создания и усовершенствования целесообразно применить дифференцированный подход к их организации: это требует деления архивных фондов на категории на основе их информативности и выбора наиболее рациональных типов и видов справочников к ним. Необходимо проводить категорирование архивных фондов. Главное внимание должно быть уделено составлению НСА к фондам первой категории.

5. Необходимо уделить особое внимание составлению и усо-вершенствоьанию основных справочников - описей, каталогов и путеводителей, обеспечить научно-методическое единство в их составлении. Все существующие описи, каталоги и путеводители долкны усовершенствоваться. Следует также создать и усовершенствовать справочник;:, выполняющие функцию учета, в первую очередь, помимо описей, списки фондов, листы фондов и центральный фондовый каталог.

6. Лия обеспечения единства и ускорения темпа создания системы архивных справочников целесообразно последовательное решение проблемы преемственности учетно-справочного аппарата и НСА ведомственных и государственных архивов. Архивным учреждениям необходимо руководить работой по созданию архивных справочников в делопроизводстве и в ведомственных архивах, оказать методическую помощь и проявить больше требовательности к НСА на сдаваемые в госархивы материалы.

7. Создание схемы единой классификации документной информации и внедрение ее в качество информационного поискового языка играет исключительно важную роль в составлении систематических каталогов, поэтому необходимо разработать и составить схему единой классификации документной информации для создания

систематического каталога к документам каждого исторического периода и в первую очередь, демократически - социалистического.

8. Дальнейшее развитие системы архивных справочников не мокет мыслиться без включения в ее состав средств автоматизированного поиска информации. Учитывая сложности и дорогостои-мость создания АИПС, целесообразно изучить проблему и создать АИПС лишь на выборочные тематические комплексы документов госархивов СРВ.

9. Для обеспечения единства организационно-методического руководства созданием системы архивных справочников необходимо разработать и издать общее нормативно-методическое пособив

по ее созданию и следующие методические документы:

- методические рекомендации по описанию документной информации;

- методические рекомендации по описанию документов на древне-китайском, старовьетнамском, французском и английском языках;

- методические рекомендации по составлению схемы единой классификации документной информации в систематических каталогах госархивов СРВ (Демократический и социалистический периоды; период господства французских колонизаторов и американских агрессоров; феодальный период);

- инструкции по состашснию описей, каталогов и путеводителей и др.

10. Создание системы архивных справочников в СРВ целесообразно провести по этапам. Первый этап - создание и усовершенствование традиционных архивных справочников; Еторой этап-дальнейшее уоовершенствонание традиционных архивных Справочников и создание АИПС. На каждом из этапов надо четко определить срок осуществления и конкретные задачи.

11. Наконец, для единого целенаправленного руководства работой по созданию системы архивных справочников необходимо создать при ГАУ СРВ специальный аппарат - отдел КСА.

Опубликованные работы по теме:

I. Усиление руководства формированием дел в Канцеляриях партийных комитетов и отделов/7 Делопроизводство и архивное