автореферат диссертации по документальной информации, 05.25.05, диссертация на тему:Модели оптимизации бизнес-процессов документационного обеспечения на основе автоматизированных информационных систем



На правах рукописи

БИЧ Михаил Геннадьевич

МОДЕЛИ ОПТИМИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ДОКУМЕНТАЦИОН-НОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ НА ОСНОВЕ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ (НА ПРИМЕРЕ ОАО "АЭРОФЛОТ")

05.25.05 - Информационные системы и процессы

Автореферат

диссертации на соискание ученой степени кандидата технических наук

Москва, 2010

2 8 ОНТ ?щ

004611964

Работа выполнена в отделе разработки и проектирования информационных систем и технологий Всероссийского НИИ проблем вычислительной техники и информатизации

Научный руководитель - доктор технических наук

Конявский Валерий Аркадьевич

Официальные оппоненты: доктор технических наук, профессор

Ведущая организация: Московский государственный институт

радиотехники, электроники и автоматики (технический университет)

Защита диссертации состоится 29 октября 2010 г. в 10.00 часов на заседании диссертационного совета Д219.007.01 во ВНИИПВТИ по адресу: 115114, Москва, 2-й Кожевнический пер., д.8, конференц-зал (ауд. 213).

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке ВНИИПВТИ по адресу: 115114, Москва, 2-й Кожевнический пер., д. 8.

Автореферат разослан 1% сентября 2010 г.

Квасницкий Виктор Николаевич

кандидат технических наук, доцент Мецатунян Михаил Владимирович

Ученый секретарь диссертационного совета, кандидат экономических наук

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность проблемы. В современных компаниях наблюдаются два принципиально различных подхода к организации управления - функциональный и процессный, существующие в разнообразных вариантах практической реализации. Функциональный подход к управлению долгое время был доминирующим, широко распространен в настоящее время, и практически реализуется в форме жесткой, иерархической вертикали управления. Процессное управление принципиально отличается от функционального тем, что для достижения цели управления необходимая последовательность действий, целенаправленно формируется как "бизнес-процесс" достижения измеримого и конкретного результата. Причем тщательно аналитически вычленяются все существенные элементы бизнес-процесса, которые имеют конкретные и измеримые "входы" (ресурсы) и "выходы" (результаты). Необходимость внедрения процессного подхода диктуется международными стандартами системы менеджмента качества ISO 9001:2000 и всеобщего управления качеством (Total Quality Management - TQM). Наиболее широкое распространение данная концепция получила в промышленно развитых странах (США, ФРГ, Великобритания, Швеция, Япония, Южная Корея, Тайвань и др.).

Однако при единстве существа идеологии, вполне четко выраженной в названии данной концепции, в каждой стране она трактуется индивидуально вследствие особенностей ее местного исторического развития и национальных работ по менеджменту качества. Интерес к концепции TQM среди российских специалистов стал проявляться начиная с середины 90-х годов и совпал с оживлением работ по внедрению стандартов ISO серии 9000. В отличие от зарубежной практики, в которой применение TQM началось до применения стандартов ISO, в России именно внедрение этих стандартов дало толчок к изучению концепции TQM.

В частности одной из первых в России начала внедрять стандарты ISO серии 9000 компания ОАО "Аэрофлот". При использовании процессного подхода к оптимизации управления в ней произошло смещение акцентов с управления отдельными ресурсами и, соответственно, центрами затрат организации, на управление бизнес-процессами, связывающими воедино деятельность взаимодействующих подразделений. Это позволило разработчикам бизнес-процесса сконцентрироваться на получении конечного результата, который повышает степень скоординированное™ выполнения операций, способствует повышению производительности труда и качества работы. Таким образом, на примере данной компании было показано как повышение эффективности управления бизнес-процессами организации может способствовать улучшению показателей ее деятельности.

з

Практика показывает, что при оптимизации бизнес-процессов, являющихся основным содержанием работы любой автоматизированной информационной системы компании, независимо от ее размеров, видов выпускаемой продукции/услуг или формы собственности, невозможно проигнорировать вопрос рационального управления электронными документами. Ведь электронный документооборот - это кровеносная система организации: любая деятельность находит отражение в документах, будь то управление, финансы или производство. Часто только оптимизация документооборота позволяет существенно улучшить качество производственных процессов. Кроме того, научившись видеть места потенциальных улучшений в процессах документооборота, легко можно транслировать этот опыт на прочие бизнес-процессы компании.

В деятельности любой компании можно выделить в той или иной степени формализованные и отлаженные бизнес-процессы. Однако, для того, чтобы оставаться конкурентоспособной, компании нужно развиваться постоянно. Даже идеально выстроенный бизнес-процесс со временем начинает нуждаться в реорганизации. С течением времени увеличивается количество участников, изменяются внутренние обстоятельства, внешняя среда, вследствие чего растет количество нерегулируемых взаимоотношений и неуправляемых факторов, возникают конфликты, снижается прибыль. Становится очевидной необходимость перехода на качественно новый уровень. Это своего рода эволюция компании. Она позволяет снизить временные затраты и операционные расходы, а также повысить управляемость компании и качество обслуживания клиентов.

Настоящее диссертационное исследование посвящено поиску возможностей и направлений дальнейшего совершенствования механизмов управления бизнес-процессами организации, в том числе путей оптимизации этих механизмов в условиях объективной необходимости внедрения систем менеджмента качества, а также в условиях недостаточной изученности механизма управления бизнес-процессами, что представляется достаточно актуальной задачей как с научной, так и с практической точки зрения.

Состояние научной разработанности темы. Научной основой исследования послужили работы зарубежных авторов, посвященные теме управления бизнес-процессами: К. Гейна, Ф. Гуияра, Т. Девенпорта, Дж. Келли, М. Робсона, Т. Сарсона, Ф. Уллаха, X. Ван Хамвегена, Р. Хаммера, Д. Харрингтона, Дж. Чампи, А. Шеера, Дж. Шелдрейка, К. Эсселинга, и российских ученых и практиков: Н.М. Абдикеева, А.М. Гаджинского, Т.П. Данько, В.А. Ивлева, C.B. Ильдменова, Г.Н. Калянова, Д.А. Киселева, В.Г. Медынского, Е.Г. Ойхмана, Э.В. Попова, Т.В. Поповой, Ю.Ф. Тельнова, A.B. Тютюнника. А также труды как мировых классиков менеджмента качества, таких как: Э. Деминг, Дж. Джуран, К. Исикава, Ф. Кросби, Г. Тагути, А. Фей-

генбаум, У. Шухарт, так и российских ученых: В.Н. Азарова, Б.В. Бойцова, В.А. Васильева, С.Д. Ильенковой, A.B. Квитко, В.А. Лапидуса, В.М. Мишина, А.Н. Рекшинского, В.А. Швандара, Ю.В. Шленова и др., посвященные различным аспектам управления качеством. В этих научных трудах освещаются вопросы формирования системы менеджмента качества, но не охвачены вопросы использования системы менеджмента качества предприятия, связанные с разработкой информатизации бизнес-процессов организации.

При наличии большого количества работ, посвященных процессному подходу и внедрению бизнес-процессов, а также системе менеджмента качества на предприятии, сохраняется потребность в научной проработке и решении комплекса проблем, связанных с оптимизацией бизнес-процессов управления на основе автоматизированных систем.

Актуальность, теоретическая и практическая значимость проблем использования процессного подхода, оптимизация бизнес-процессов управления на основе автоматизированных систем определили выбор темы диссертационного исследования.

Целью диссертационной работы является разработка моделей и методов оптимизации информационных потоков бизнес-процессов управления на основе автоматизированных информационных систем.

Для достижения указанной цели в диссертации поставлены и решены следующие задачи.

1. Проведен анализ основных задач совершенствования электронного документооборота в корпоративной автоматизированной системе управления документооборотом ОАО «Аэрофлот».

2. Выявлены основные документы в системе документооборота ОАО «Аэрофлот», а также способы их оптимизации.

3. Определены механизмы функционирования бизнес-процессов в интегрированной среде управления, а также существующие методики их моделирования.

4. Разработаны модели бизнес-процессов автоматизированной обработки документов, обеспечивающих взаимоотношения между структурными подразделениями и реализующих основные задачи управленческого персонала компании.

5. Разработана системная модель территориального представления компании, а также представлено формализованное описание взаимодействующих между собой бизнес-процессов.

6. Разработаны математические модели оптимизации бизнес-процессов обработки документов, их замены, а также агрегирования бизнес-процедур в бизнес-процессе.

7. Разработаны и теоретически обоснованы новые алгоритмы оптимизации бизнес-процессов, базирующиеся на неявном переборе, причем каждой стратегии движения по дереву ветвлений ставятся в соответствие

свои, наиболее эффективные для этой стратегии, методы ветвления и вычисления оценки.

8. Проведена экспериментальная проверка и внедрение программной системы по оптимизации бизнес-процессов управления АИС в компании ОАО "Аэрофлот".

Объектом исследования являются авиационные компании, в частности компания ОАО "Аэрофлот".

Предметом исследования являются модели и методы оптимизации информационных потоков в бизнес-процессах управления компанией.

Теоретические и методологические основы исследования. Теоретической основой диссертационного исследования явились разработки зарубежных и российских ученых и специалистов по проблемам информатизации предприятий и организаций, процессного управления и реинжиниринга бизнес-процессов.

Информационную базу исследования составляют, применительно к рассматриваемой проблеме, законодательные акты и другие нормативно-правовые документы органов государственной власти России, сведения, публикуемые в научных изданиях, в периодической печати, данные предприятий, материалы международных и российских научных конференций по рассматриваемой проблеме.

При выполнении диссертационного исследования использовались методы: структурного и системного анализа, информационного и математического моделирования, математического программирования, объектно-ориентированных и реляционных баз данных, математической статистики.

Научная новизна исследования состоит в разработке моделей и методов оптимизации информационных потоков обработки документов, использование которых позволяет осуществить реинжиниринг бизнес-процессов компании (на примере проектирования и оптимизации интегрированной документационной и производственной системы управления деятельностью Представительств компании ОАО "АЭРОФЛОТ").

Перечень основных научных результатов, полученных лично соискателем, обладающих научной новизной и выносимых на защиту:

1. Выявлены основные документы, циркулирующие в системе доку-ментационного обеспечения ОАО «Аэрофлот» и его Представительств, специфика которых позволила провести их структуризацию, определить области пересечения информации в различных документах, а также способы их оптимизации.

2. Разработана методика проектирования интегрированной системы управления компании, обеспечивающая взаимодействие бизнес-процессов обработки документов Представительств ОАО "АЭРОФЛОТ' с основными бизнес-процессами в корпоративной информационной системе компании, определены механизмы их мониторинга. На основе методики проектирования создан системный модуль формирования отчетов.

3. Разработано формализованное описание взаимодействующих между собой бизнес-процессов компании, которое позволяет свести задачу моделирования информационных технологий компании к задаче анализа моделирующей сети Петри. В качестве используемых ресурсов для технологии обработки документов выступают агенты-исполнители, функционирующие в рамках данных бизнес-процессов.

4. Разработаны модели оптимизации информационных потоков бизнес-процессов, позволяющие сводить задачи:

а) минимизации времени обработки документов в КАСУД ОАО "АЭРОФЛОТ" к задачам поиска оптимальных деревьев на взвешенных графах;

б) минимизации затрат на замену бизнес-процессов обработки документов в КАСУД к задачам о назначении;

в) минимизации стоимости обработки документов, технология обработки которых представляется конвейерным типом, к задачам агрегирования на графе.

5. Разработаны и теоретически обоснованы новые алгоритмы поиска оптимальных решений, базирующиеся на неявном переборе, причем каждой стратегии движения по дереву ветвлений ставятся в соответствие свои, наиболее эффективные для этой стратегии методы ветвления и вычисления оценки.

6. На основании экспериментального исследования эффективности различных алгоритмов разработана процедура выбора наиболее эффективного алгоритма поиска оптимального решения для заданной размерности задачи и времени, выделенного для решения задачи.

Теоретическая и практическая значимость. Теоретическая значимость диссертационного исследования заключается в разработке новых подходов к совершенствованию и повышению эффеетивности функционирования корпоративных автоматизированных информационных систем. Теоретические положения и выводы диссертационной работы могут быть использованы при проектировании и создании новых информационных технологий и систем принятия управленческих решений, в частности - в крупных авиакомпаниях.

Практическая значимость диссертационного исследования состоит в том, что разработанные рекомендации и методики могут быть использованы на промышленных предприятиях при формировании информационных технологий управления, а также при оценке эффективности их внедрения. В частности разработанные модули обработки отчетной документации успешно используются в ОАО "АЭРОФЛОТ". Кроме того, результаты исследования могут использоваться в учебном процессе в ВУЗах при изучении основных курсов «Информационные технологии управления», «Информационные системы» и спецкурса «Оптимизация информационных потоков бизнес-процессов управления предприятием».

Апробация результатов исследования. Основные результаты диссертационного исследования докладывались на Московской НТК «Технологии информационного общества» (МТУСИ, 2007), Всероссийской НПК «Развитие конкуренции на рынке информационных технологий» (М., Московская финансово-промышленная академия,2008), 11-ой Международной НТК «Информатизация и глобализация социально-экономических процессов» (РГПЛ 2007), III -ем Северном социально-экологическом конгрессе "Социальные перспективы и экологическая безопасность" (Сыктывкар, КРАГСиУ, 2008 г.), Ш-ей Всероссийской НТК «Информационные технологии в науке, образовании и экономике (ИТНОЭ-2008)» (Якутия, 2008), а также на научных семинарах МИЭТ, МИФИ, МФТИ и ВНИИПВТИ.

Публикации. По теме диссертационного исследования опубликованы пять статей общим объемом 3,1 п.л.

Структура и объем диссертации. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы, включающего 116 наименований. Диссертация изложена на 131 странице, содержит 15 таблиц, 13 рисунков и 15 формул.

СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ

Во введении обоснована актуальность темы, указана цель работы, отмечена научная новизна и практическая ценность работы, кратко изложено содержание работы.

В первой, главе определен перечень и проведен анализ отчетных документов, предоставляемый Представительствами ОАО «Аэрофлот» в Центральный. офис (ЦО) компании. Анализ, выявил, что содержание информации и формы ее представления не регламентированы и не согласованы между собой. Это приводит к следующему.

- происходит дублирование информации;

- в таблицах и графиках часто отсутствует указание на размерности величин, что затрудняет их рассмотрение;

- однотипные величины (например, прибыль) не всегда сопровождаются сведениями, позволяющими их однозначно идентифицировать (от какого вида деятельности получена прибыль, за какой срок, с учетом или без учета налогов и т.д.), что затрудняет или даже делает невозможным выполнение анализа данных (например, суммирование или сопоставление прибыли по разным направлениям деятельности, периодам и т.п.).

Указанные недостатки не позволяют вводить информацию в реляционную базу данных, автоматизировать процесс формирования входных и выходных документов и справок, применять методы поддержки принятия решений (ППР).

В диссертации проведена классификация отчетных документов и определены повторяющиеся информационные объекты в них. На основе

этого были разработаны новые формы (по предметным областям) и структура отчетных документов, которая позволяет проводить автоматизированный анализ отчетной документации. Используя полученные материалы была разработана эффективная структура организации бизнес-процессов обработки отчетных документов. Объектом автоматизации корпоративной автоматизированной системы управления документооборотом (КАСУД) является бизнес-процесс (БП) предоставления и обработки отчетных материалов. На Рис. 1 представлена обобщенная модель верхнего уровня данного БП.

/ \ Агент ОАО "Аэрофлот"

соучастник биэнес-прои^са>>

.ОАО "Аэрофлот" < участник бизнес-процессам

! _ < < Ь из не с-п роцес с; > >

I Предоставление данных о деятельности агент

«выходные да^ные>>

I

<<входмые данные»

ч

Оперативные даты»

А

< < вьсх од ныв ¡д янныв> >

«входные данные»...

« Б из нес-п р о цесдо > Предоставление и использование отчетных материалов

«выходные данные»

Оперативные датью

«участник оЦэнес~процесса>:

Отчет

4

Л

Показатель

Представительство ОАО "Аэрофлот"

Центральный офчс ОАО "Аэрофлот

Рис. 1. Модель верхнего уровня процесса предоставления отчетных

материалов

Диаграмма БП верхнего уровня отражает основные бизнес-функции рассматриваемой предметной области. В данном случае БП верхнего уровня будут являться «Предоставление данных о деятельности агента» и «Предоставление и использование отчетных материалов».

БП «Предоставление данных о деятельности агента» описывает процесс передачи агентами ОАО «Аэрофлот» данных о своей деятельно-

сгги в ЦО ОАО «Аэрофлот» или Представительствам ОАО «Аэрофлот». Субъектами взаимодействия (участниками БП) будут являться бизнес-роли агент ОАО «Аэрофлот» и ЦО ОАО «Аэрофлот». Объектом взаимодействия, т.е. входными данными является информация о деятельности агента ОАО «Аэрофлот».

БП «Предоставление и использование отчетных материалов» заключается в формировании оперативных данных и отчета в Представительстве, Филиале ОАО «Аэрофлот», придании им, при необходимости, юридической значимости и передачи в ЦО для сохранения в информационной базе данных системы и дальнейшем использовании в деятельности ОАО «Аэрофлот».

В результате этого процесса в информационной базе системы, находящейся в ЦО, появляется оперативная информация (данные о продажах, отменах рейсов и т.д.). Эта информация является выходными данными рассматриваемого БП. Кроме того, выходными данными может быть также и отчет, сгенерированный в ЦО. Показатели данного отчета лягут в основу предзаполненных шаблонов отчетов, запрашиваемых Представительством для формирования юридически значимого отчета. Объектами данного процесса (входными данными) являются шаблоны (типовая форма, используемая для ввода данных) и оперативные данные (информация о деятельности ОАО «Аэрофлот», необходимая для формирования отчетного документа). Субъектами (участниками БП) являются Представительство, Филиал ОАО «Аэрофлот» и ЦО ОАО «Аэрофлот».

После того, как по запросу в Представительстве или Филиале появляется предзаполненный шаблон отчета, а также оперативные данные, шаблон дозаполняется необходимыми показателями (в зависимости от типа отчета), ему придается юридическая значимость (которая означает, что Представительство или Филиал несет ответственность за достоверность данных, представленных в отчете). В результате появляется сформированный и юридически значимый отчет, который будет являться выходными данными БП. Кроме того, выходными данными будут являться оперативные данные, передаваемые в информационную базу системы.

Участниками БП являются Представительство ОАО «Аэрофлот» (далее Представительство), Филиал ОАО «Аэрофлот» (далее Филиал) и Центральный офис ОАО «Аэрофлот».

В ходе выполнения данного БП используются и формируются следующие информационные сущности.

Оперативные данные - информация о деятельности Представительств, Филиалов и подразделений ОАО «Аэрофлот», необходимая для формирования отчетного документа; оперативные данные находятся (хранятся) как в Представительстве, Филиале, так и в ЦО. Шаблон - типовая (утвержденная) форма документа, используемая для ввода данных. Отчет - официальный документ, создаваемый Агентом и Представительст-

вом (или Филиалом) по результатам свой деятельности. Показатель -юридически значимые данные отчета. Сводный отчет - отчет, содержащий агрегированную информацию о деятельности ОАО «Аэрофлот».

Сценарий реализации БП «Предоставление данных о деятельности агента» приведен на Рис. 2. На диаграмме отражены основные действия, которые выполняются участниками процесса при его реализации.

? Настало время передачи данных

^ Получает оперативную информацию от Агента ~ [ ет/у/ Агент передаетданмые

\ Оо/ Получает и сохраняет данные /

\ ехн/ Данные доступны Представительству и ЦО /

Получает подтверждающие документы от Агента

| . entry/ Агент передает юрид^ески значимы« документы \

\ do/ Получает документы и проверяет оперативную информаи*.. / V exit/ Оперативные данные юридически педтверхедены

' Данные переданы и подтверждены

I

Рис. 2. Сценарий бизнес-процесса предоставления данных о деятельности агента

Сценарий реализации БП «Предоставление и использование отчетных материалов» представляется диаграммой, на которой отражены основные действия выполняемые участниками процесса при реализации сценария.

На Рис. 3 приведен перечень бизнес-функций, образующих объект автоматизации, и зависимость между ними.

Бизнес-функции, образующие сценарий реализации объекта автоматизации, распределены между тремя бизнес-подсистемами:

- «Подсистема подготовки первичных данных» реализует следующие бизнес-функции: пополнение оперативными данными; формирование первичных данных для отчетов; управление шаблонами.

- «Подсистема хранения данных» реализует следующие бизнес-функции: представление данных; пополнение централизованного хранилища данных.

- «Подсистема формирования отчета» реализует следующие бизнес-функции: формирование отчета; придание юридической значимости. На Рис. 4 показаны выделенные роли, используемые при определении

бизнес-вариантов использования.

Подробное описание ролей, моделей представления БП, обеспечивающих взаимоотношения между структурными подразделениями компании ОАО "Аэрофлот" приводится в тексте диссертации.

Подсистема фянения дамыы»

Централизованного хранилиир

«Отравляет»

ЧУ,'.. Появились юяые данные

^Мь__________

Пополнение оперативный« данными

Управление шаблонами

*<1ояучает»

л а.

Отчет стал юридически знай»

Щ^Г-7 ~

'Ф

Необходимость в данных

=Псй»част>=

2

Подсистема формирования омета |

Щ&г—

Придание юридической значимости

«вимочвег»

Формирование отчета Представительства

Рис. 3. Перечень бизнес-функций, образующих объект автоматизации, и связи между ними

ОАО "Аэрофлот" •

А

ПотвМипспт'тттШтии ЩМспиитт исхойт» а.»««*

О»

/ \

Филиал ОАО "Аэрофлот" ; Коммерческий блок

■ Агент ОАО "Аэрофлот" Служба КАСУД

Ж а

щ

Представительство ОАО "Аэрофлот'

ДИТ Управление делами

Рис. 4. Организационный вид

Для возможности моделирования БП технологии обработки документов и их оценки разработано формализованное представление взаимодействующих между собой БП компании. В качестве используемых ресурсов для технологии обработки документов выступают агенты-исполнители, функционирующие в рамках данных процессов.

Опишем модель агентов, функционирующих в рассматриваемых процессах в виде конечного автомата. Пусть X = (х,,..., Хщ) - абстрактный входной алфавит воздействий на агента, 2 = {гь..., г^ - абстрактный выходной алфавит реакций, получаемых от агента, У - {уь..., у!<} - допустимые состояния агента. Тогда его модель определим следующим образом:

Определение 2.1. Моделью агента процесса называется шестерка: А = < X, 2, У, ср, у/, у0 >, где X, 2, У - соответственно : абстрактные входной, выходной алфавиты и множество состояний, а <р- функция переходов, ц/-функция выходов и у0- начальное состояние.

Состояние агента в каждый момент времени будет определяться через его функцию переходов: у, = <р (х, уИ) , а выходная реакция - через функцию выходов: = ^ (х, уп). При подаче какой-либо управляющей команды на агента он совершает действие, однозначно сопоставляемое входному воздействию: x¡ -> с/,. Каждое действие имеет определенную длительность по времени и условие своего окончания (например, выдача квитанции об отгрузке товара). Для каждого агента имеется свое допустимое множество действий.

Определение 2.2. Операцией процесса будем называть кортеж Ь, = (У*,..., бк) , где с//—действие над агентом а; в момент времени ? (¡ = ^к). Входной и выходной алфавиты будут определяться соответственно, как декартовые произведения входных и выходных алфавитов агентов: X = X* х...хХт, 2 = 21 х ...х2„.

В каждый момент времени процесс находится в каком-либо состоянии, определяемом выполняемой операцией. Действия агентов могут выполняться одновременно и в таком случае они могут быть описаны параллельной операцией с длиной кортежа отличной от единицы. Аналогичная ситуация может быть образована для совмещенных состояний процесса.

Определение 2.3. Обеспечивающим бизнес-процессом называется пятерка: Р = <Х, 2, Э, и, у> , где Х~ входной, 2- выходной алфавиты, Э - множество состояний, 0 - множество условий перехода между состояниями, а /-функция смены состояний: з1 = у(зИ,и) (здесь в/-состояние в момент времени *, эп - состояние в предыдущий момент времени, а и- условие перехода к я в виде слова из входного алфавита).

После окончания операции, т.е. после выполнения последнего действия в кортеже процесс может перейти в следующее состояние в соответствии с функцией смены состояний, если выполнено соответствующее

условие перехода. Если процесс не циклический, то его функционирование заканчивается, когда он достиг последнего состояния.

Графически алгоритм процесса удобно представлять ориентированным графом, вершинами которого являются состояния процесса, а взвешенными дугами - переходы с условиями между ними. На практике в зависимости от внешних условий и состояний агентов БП может выполняться различными способами.

Определение 2.4. Выполнением бизнес-процесса р(рь) называется слово (или цепочка символов) в алфавите {Б и и} , в котором ^ = у • и!) (и* ~ условие перехода в состояние э,-) (¿ = т^г).

Другими словами на языке формальных грамматик все цепочки, выводимые с помощью правил: I й , I в и I и удовлетворяющие функции смены состояний (здесь I - начальный символ).

На объекте может одновременно выполняться множество БП, которые используют одних и тех же агентов и объединены в систему. Тогда состояние процесса будет также являться и состоянием всей системы, в которую он входит.

Если в состоянии процесса имеет место операция с параллельными действиями над агентами, то выход из нее осуществляется только после окончания выполнения всех параллельных действий над агентами в операции. Пусть О - подмножество действий агентов в операции.

Определение 2.5. При параллельной работе процесса если |0(+1| > 1 & |0,| = {с1}, то Dt будем считать начальным действием параллельности. Если |0(| > 1 & = {ф, то 0,+( будем считать заключительным действием параллельности.

Определение 2.6. Последовательность действий агентов, в которой в качестве начальной и заключительной будут соответственно начальное и заключительное действие параллельности называется ветвью параллельности.

Процесс выполнения действий в различных ветвях параллельного процесса происходит независимо, поэтому для корректного описания модели алгоритма необходимо выполнение ряда ограничений:

1) действия одного и того же агента в разных ветвях параллельности должны совпадать;

2) если 2к - множество всех допустимых выходных наборов в ветвях «к», исключая наборы в начальных и конечных состояниях, то

к

или 2к одинаково для всех ветвей параллельности. В противном случае в состояниях из различных ветвей, инициированных в один и тот же момент времени могут возникнуть противоположные значения на каком-либо выходе.

Графически LC(Life Cycle) системы БП удобно представлять системой ориентированных графов, в которых вершинами являются состояния, а дугами - переходы между ними с разрешающими условиями в виде булевых функций. Различные выполнения процессов, в таком случае будут описаны возможными путями на графах - алгоритмами процесса. Таким образом, функционирование всех взаимодействующих между собой процессов можно представить в виде их алгоритмов LC на системе графов и провести их моделирование.

В третьей главе представлены три задачи оптимизации БП компании, которые обеспечивают эффективную замену БП и позволяют существенно повысить время обработки отчетных документов.

1. Задача замены бизнес-процессов обработки документов.

Суть этой задачи заключается в том, чтобы оптимальным образом осуществить замену неэффективных БП на более развитые БП, которые позволяют повысить эффективность бизнеса компании.

Для формализации задачи введем следующие обозначения. Пусть множество всех БП, которые могут быть реализованы на предприятии N (i=1,N). Тогда возможность замены одного БП другим можно выразить с помощью трёх матриц размерности NxN: матрицы затрат, матрицы длительностей и матрицы рисков. Элемент матрицы c(ij) характеризует размер затрат на замену ¡-го БП на j-й БП, аналогично, t(ij) - время на замену i-ro БП на j-й БП, a r(ij) - вероятность удачной замены (0<r(i,j)<1). Если i-ro БП не может быть заменён на j-й БП, то в этом случае принимаем c(ij) =t(ij) =00, а гв=1. Введем булеву переменную z(i,j) = 1, если осуществлена замена i-ro БП на j-й БП, и 0 - в противном случае.

При такой постановке возможно введение ограничений на использование некоторых БП. Например, если необходимо завершить замену БП к требуемой дате, т.е. выполнить за выделенное время Т, при этом замена текущего БП на предприятии на новый может продлиться чересчур долго. В качестве критерия оптимизации используются затраты на перестройку БП. Формальная постановка этой задачи будет иметь следующий вид:

Необходимо минимизировать затраты на перестройку БП

N N

£ £ c(i-j)z(i,j) -minD £=!/ = ! (1) при ограничениях

tii.fizti.j}<T,i = l,N;j = 1. (2)

f z(4) = ¿ = 1, N

N

Уг(ч)=1, ] = 1, N

К . (4)

2й.])= 1,0; 1 = 1.Яг] = 1.Я (5)

Ограничение (2) определяет исключение новых БП, время замены которых больше заданного времени Т, а ограничения (3) и (4) определяют необходимость условия замены только одного существующего БП на один новый БП. Для случая, когда необходимо максимизировать вероятности успешной замены БП, задача будет иметь следующий вид

N N .

I X 1о« г^/) * ) - тах

1=11=1 4 ' (6)

при ограничениях

N N

(7)

Ш.ргйф<ТЛ = 1.Л/; = 1.ЛГ №

(8)

О) (Ю)

2(1,0 = 1,0л = = 1.п (11)

Оценки вероятности того, что БП с определенными характеристиками удовлетворительно будет заменен другим БП, могут быть определены на основе экспертных или статистических данных. Максимизация вероятности успешной замены существующих БП на новые осуществляется с помощью такого их набора, при котором достигается максимум произведения вероятностей успешной замены БП. Благодаря свойствам логарифмов целевая функция может быть выражена с помощью приведенной выше формулы. После введения понятия «вероятность успеха» или «неудачи» ста-

новится возможным рассмотрении других методов оценки значений с(у) и подходов к выбору целевой функции.

При перестройке БП возможна не только полная замена одного БП другим, но и реформирование БП.

2. Задача агрегирования бизнеС'Процедур в бизнес-процессе.

Формулировка этой задачи имеет следующий вид: требуется реструктуризировать БП заданного вида деятельности в компании так, чтобы за счет агрегирования бизнес-процедур оптимизировать заданную целевую функцию.

Пусть БП представляет собой последовательность бизнес-процедур конвейерного типа. Требования, которые должны удовлетворяться после агрегирования бизнес-процедур, выглядят следующим образом:

1. Стоимость обработки должна быть минимальна.

2. Верхняя граница вероятности выхода из строя каждой бизнес-процедуры не должна превышать заданной величины т.

Тогда формальная постановка задачи может быть представлена в виде графовой модели, где последовательный БП это ориентированный линейный граф 0(Х,и). (Рис.5.), вершины которого отвечают состояниям бизнес процедур (БПР), а дуги бизнес-операциям, преобразующим продукт из одного состояния в другое.

(Э-Ч!И2НЭ>.....<•>

Рис.5. Графовое представление БП.

Для анализа первой бизнес-процедуры построим двойственный граф С^Х^и-О, петли которого пересекают двойственные им дуги графа С(Х,11) (рис.6.):

Каждая петля (они выделены на рисунке 6 штрих-пунктирными линиями) соответствует одной БПР, выполняющей операции, соответствующие дугам множества и, заключенным в этой петле. Стягивая вершины множества X на С(Х,11), ограниченные одной петлёй, в одну вершину, получим новый граф, для которого справедливы все предшествующие преобразования (рис. 7.).

Рис. 7. Преобразованный граф

Очевидно, что последовательность петель, таких, что они охватывают все дуги графа 6(Х,11), а вершины (¡+1)-й петли расположена «внутри» ¡-й петли (\ =1,2,...) отвечают одному из возможных решений задачи (рис.8.).

Рис. 8. Граф возможных решений

На рис.8а изображено преобразование, соответствующее объединению бизнес-процедур в 2 БПР, а рис. 86 - в 3 БПР. Построим теперь новый граф СЕ(ХЕ,иЕ), вершины которого совпадают с вершинами исходного линейного графа 6(Х,и), а каждой дуге (д)е11Е отвечает одна из петель двойственного графа (рис.9).

Легко убедиться, что для СЕ(ХЕ,иЕ) справедливы условия:

а) 1ХЕ1 = 1X1;

б) иЕ = 1/2 1ХЕ1*(1ХЕ1-И);

в)УИ, (и)еиЕ;

г) СЕ(ХЕ,11Е) не имеет контуров.

Присвоим каждой дуге (д) е11Едва числа {^(У), г2(У)}, первое из которых равно стоимости соответствующего этой дуге БПР, а второе - вероятности его выхода из строя (величины гк(У), к=1,2.....могут быть получены

методами экспертных оценок, математического моделирования и т.п.). Формальная постановка задачи в этом случае имеет вид:

я

1=1;>1

V1 <] < п: = ^гйф

1=3 £=1 (12)

О

та* ГЛЧН1>1) ~Р

где Р - верхняя граница вероятности выхода из строя БПР, определяющая надежность выполнение бизнес-операции. Очевидно, что решению (1) на ¿Е(ХЕ,иЕ) отвечает кратчайший путь из источника в сток, для каждой дуги которого (ц)еиЕ справедливо: г20,]) £ Р.

Приведем формальную постановку «обратной» задачи, в которой целью является максимизация надежности функционирования БП, при условии, что сумма средств, выделенных на создание БПР, ограничена величиной М:

тах ГзйПгГШтт

/-1 п

V1 <_/ < п: £ гй.р = 2 г(/.кУ и\ ¡е=;+1

1=1

(13)

Алгоритмы решения задач (12), (13). Решение задачи (1) осуществляется в два этапа:

- на первом этапе на множестве 1)Е выделяется подмножество I) Е с 11Е, для которого справедливо: У(д)е11Е, г2(1 >Р.

- на втором этапе на сети 6Е(ХЕ,иЕ \ иЕ) каждой дуге которой (1,])еиЕ\ и'Е присвоен вес Г](У) ищется кратчайший путь из х^Хе в

ХпеХЕ.

Доказательство справедливости такого подхода тривиально.

3. Задача оптимизации бизнес-процессов обработки документов. При обработке документов в АИС их информация часто пересекается, поэтому за счет часто повторяющейся информации в документах появляется возможность существенно сократить время формирования документов.

Сформулируем задачу в графической форме.

Пусть задан взвешенный ориентированный граф 6(Х, II), где X -множество вершин (| X | =п), и - множество дуг (| II | <п2). Каждой дуге (¡, еи присвоен вес .¡)>0. На множестве вершин X графа С(Х, II) выделены: вершина эеХ, не имеющая заходящих в нее дуг, и подмножество вершин ОсХ\{в} такое, что любая вершина цеСЗ достижима из э по дугам графа С(Х, и). На С(Х, и) требуется выделить подграф С(Х1, и1) такой, что:

а) 61(Х1, и1) является деревом с корнем в в,

б) <2сХ1,

в) (14)

Покажем, что рассматривавшаяся выше задача формирования документов может быть сведена к (14). Поставим в соответствие каждому документу вершину графа в(Х, и). Две вершины соединим дугой (¡, ^еЦ если документ можно сформировать на основании ¡-го документа. Каждой Дуге (¡, .¡)е11 присвоим вес ]), равный времени формирования ^го массива на основании ¡-го. На множестве вершин X графа в(Х, II) выделено подмножество вершин О, отвечающее формируемым документам. Таким образом, задача формирования документов за минимальное время сводится к задаче поиска экстремального дерева с корнем в з графа в(Х, II).

Можно показать, что к (14) сводится и случай, когда ]-й документ формируется на основании нескольких документов за время т. В этом случае в граф С(Х, и) вводится фиктивная вершина к, достижимая из тех же вершин, что и вершина за нулевое время. На новом графе С(Х', I)') вершина j достижима только из к, причем 1(к, \)= т.

Сформулированная выше задача (14) отвечает следующей концепции, связанной с разработкой нового БП, в котором минимизируется суммарное время работы системы.

Заменяя аддитивный функционал цели задачи (14) минимаксными, получаем задачу о минимаксных деревьях:

где L(s, q) путь из seX1 в qeQcX1, компонентами которого являются дуги подмножества U1 и вершины подмножества X1.

Функционал цели (15) отвечает направлению, связанному с минимизацией времени реакции системы на любой запрос, при наличии необходимой для ответа информации, а функционал цели (16) - на любой запрос из заданного подмножества Q. К задаче (14) могут быть сведены практически все задачи формирования документов в АИС.

Для решения поставленных задач были использованы три группы алгоритмов дискретной оптимизации. К первой относятся так называемые эффективные методы, гарантирующие глобально-оптимальное решение за полиномиальное время поиска; ко второй группе относятся переборные алгоритмы, время поиска которых экспоненциально, и к третьим можно отнести процедуры локальной оптимизации, такие, как рандомизированный поиск или детерминированный спуск в лучшем направлении.

Проведенная экспериментальная проверка эффективности алгоритмов решения задачи о минимальном "частичном" дереве показала, что наиболее эффективной из рассматривавшихся оказалась процедура, реализующая алгоритм ветвей и границ с правилом ветвления 2. Для рандомизированных алгоритмов более эффективным оказался "простой" способ вычисления оценки. Это объясняется тем, что уточнение оценок приводит к сокращению разницы между ними, что заставляет алгоритм "чаще ошибаться" в выборе направления спуска по дереву ветвлений.

Экспериментальная проверка эффективности различных алгоритмов поиска решений исходной задачи (14) позволила определить области наибольшей эффективности различных алгоритмов. На основании зависимостей времени решения задачи от ее размерности была предложена процедура выбора алгоритма решения, если заданы время Тр решения и размерность задачи.

В') maxi(/J) ->min в") г ~>min

(15)

(16)

Рассмотренные выше алгоритмы решения исходной задачи и процедура выбора наиболее эффективного алгоритма решения были объединены в единую систему, на основании которой разработан пакет прикладных программ минимизации времени формирования различных финансовых документов и сводок.

Работоспособность пакета прикладных программ была проверена при решении задачи минимизации времени формирования выходных финансовых документов для ОАО "Аэрофлот". Применение пакета прикладных программ позволило существенно сократить время обработки документов на 30-60% при существенном улучшении качества принимаемого решения и сделать вывод о том, что программная система дает надежную гарантию от принятия нерационального варианта обработки документов.

В заключении диссертации формулируются основные выводы по ее результатам:

1. Предложена технология автоматизации документационного обеспечения ОАО "АЭРОФЛОТ', которая значительно повышает уровень управляемости предприятием, а также уменьшает время реакции системы, что дает заметные конкурентные преимущества.

2. Разработана методика проектирования интегрированной системы управления компанией, обеспечивающая взаимодействие бизнес-процессов обработки документов Представительств ОАО "АЭРОФЛОТ" с основными бизнес-процессами КАСУД. На основе методики проектирования создан системный модуль обработки и формирования отчетов компании.

3. Разработано формализованное описание взаимодействующих между собой бизнес-процессов компании, которое позволяет свести задачу моделирования информационных технологий компании к задаче анализа моделирующей сети Петри.

4. Разработаны модели оптимизации информационных потоков бизнес-процессов, позволяющие сводить исходные задачи управления к задачам, для решения которых могут быть использованы классические методы оптимизации.

5. Разработаны и теоретически обоснованы новые алгоритмы поиска оптимальных решений, базирующиеся на неявном переборе, причем каждой стратегии движения по дереву ветвлений ставятся в соответствие свои, наиболее эффективные для этой стратегии методы ветвления и вычисления оценки. ■

6. На основании экспериментального исследования эффективности различных алгоритмов разработана процедура выбора наиболее эффективного алгоритма поиска оптимального решения для заданной размерности задачи и времени, выделенного для решения задачи.

По теме диссертации опубликованы следующие работы:

1. Михеев Ю.А., Лощинин А.А., Бич М.Г. О некотором подходе к построению информационных моделей территориального управления. http://www.vniipvti.ru/stat/st5/st5.htm- 1,5/0,7 п. л.

2. Бич М.Г. Правовое обеспечение заключения сделок в электронном виде// В сб. тезисов докладов Межвузовской НПК «Инновации и Право» Московского государственного института электронной техники (МИЭТ), М.: МИЭТ, 2007-0,2 п.л.

3. Бич М.Г. Развитие электронного бизнеса в России// В сб. тезисов докладов Московской НТК «Технологии информационного общества», М.: Инсвязьиздат, 2008 - 0,3 п.л.

4. Бич М.Г. Совершенствование сделок в электронной коммерции// В сборнике научных статей Всероссийской НПК «Развитие конкуренции на рынке информационных технологий», М.: Московская финансово-промышленная академия, 2009 - 0,3 п.л.

5. Бич М.Г., Давыдов С.А. Компьютерные технологии обработки документов нового поколения// В сб. научных трудов II Международной НТК «Информатизация и глобализация социально-экономических процессов», РГГУ, 2007-0,2 п.л.

6. Бич М.Г. Электронная торговля//Материалы Третьего Северного социально-экологического конгресса "Социальные перспективы и экологическая безопасность" (Сыктывкар, 18-20 апреля 2007 г.). - Сыктывкар: КРАГСиУ, 2008.-0,4 с.

7. Бич М.Г. Электронный обмен документами в информационном обществе// В сборнике научных трудов III Всероссийской НТК «Информационные технологии в науке, образовании и экономике (ИТНОЭ-2008)», Якутия, 2008,- 0,2 п.л.

8. Бич М.Г. Оптимизационные технологии формирования документаци-онного обеспечения управления компанией// Журнал "Безопасность информационных технологий" № 4, Москва, 2009 - 0,8 п.л.

1.1. Основные задачи совершенствования автоматизированного документооборота

1.2. Обзор системы документооборота ОАО «Аэрофлот»

1.3. Корпоративная автоматизированная система управления документооборотом ОАО «Аэрофлот»

1.4. Проблемы организации реинжиниринга компании

ГЛАВА 2. МЕТОДЫ ЭФФЕКТИВНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Анализ существующих методик моделирования бизнес процессов

2.2. Механизм функционирования бизнес процессов в интегрированной среде управления

2.3. Модели представления бизнес процессов

2.3.1. Представление бизнес процессов автоматизации

2.3.2. Представление бизнес процессов обеспечивающих, взаимоотношения между структурными подразделениями

2.3.3. Представление бизнес процессов, реализующих основные задачи управленческого персонала компании

2.4. Системная модель территориального представления компании

2.5. Формализованное описание взаимодействующих между собой бизнес процессов

ГЛАВА 3. МОДЕЛИ И МЕТОДЫ ОПТИМАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Задача замены бизнес процессов обработки документов

3.2. Задача формирования персонала для реализации бизнес процедур

3.3. Задача агрегирования бизнес процедур

3.4. Задачи оптимизации технологии формирования документов

3.4.1. Две основные операции методов неявного перебора

3.4.2. Способы вычисления оценок

3.5. Случайные упорядочения

3.6. Формирование выходных документов в подсистеме «КАСУД-Отчеты представительств»

ГЛАВА 1. ПРОБЛЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ЭФФЕКТИВНОГО КОРПОРАТИВНОГО АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1. Основные задачи совершенствования автоматизированного документооборота

Системы управления документацией (СУД) являются средством автоматизации крупномасштабного формализованного бизнеса, преобразовывая документооборот из бумажной формы в электронную. Автоматизация документооборота подразумевает возможность использования информации из базы данных, уменьшение ввода информации вручную, что дает выигрыш во времени и в снижении количества ошибок. Помимо форм документов, в базе данных системы управления документооборотом хранятся данные (адреса, номера договоров, даты заключения договоров, суммы и т.д.), которые могут потребоваться во многих документах (договорах, приказах, актах выполненных работ и т.д.). Один раз введенная вышеуказанная информация позволяет формировать документы, требуемые в административных структурах.

Современные условия деловой среды вынуждают компании искать конкурентные преимущества в неосязаемых активах, так как решения в этой сфере обладают особой уникальностью и практически не поддаются копированию со стороны конкурентов. Среди различных видов неосязаемых активов можно выделить группу информационных систем, используемых для решения бизнес-задач компании. Информационные системы могут приносить как опосредованную, так и прямую прибыль. В том числе это касается и систем электронного документооборота.

На рынке появляется все больше и больше крупных компаний с территориально распределенной структурой, при этом не все компании успевают перестроить устаревшую систему документооборота согласно современным требованиям деловой среды, что в значительной степени снижает конкурентоспособность компании. Поэтому для повышения эффективности управления возникает объективная необходимость внедрения современных систем электронного документооборота.

По данным журнала «ASAP», за год в мире производится более 6 млрд. документов; обычный служащий тратит в год около 150 часов на поиск утерянной информации. Встает острая потребность предоставления необходимой информации в готовом для «потребления» виде с последующим ее предложением.

В книге Майкла Дж. Д. Саттона «Корпоративный документооборот» автор приводит следующие цифры экономии, которой можно достигнуть, внедрив СУД. К примеру, оказывается, что средняя стоимость жизни одного бумажного бланка, включая стоимость его разработки, распечатки, заполнения, хранения, поиска и т. д., составляет около 90 долл. Это означает, что организация, где работают 2000 сотрудников, каждый из которых в год заполняет по 200 бланков (примерно по одному в день), тратит на только на это 36 млн. долл. в год. "Если внедрение СУД, - пишет автор, - позволит сократить хотя бы треть этих расходов, экономия составит 12 млн. долл. в год". Кроме того один из главных эффектов, достигаемых от внедрения СУД, - существенное уменьшение времени на поиск информации. Так вот, в компании, где с документами работают 2000 сотрудников, внедрение СУД приводит к экономии времени в объеме 200-400 человеко-лет.

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией.

Для современного документоведения важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов.

Задача повышения эффективности процессов документооборота привлекает внимание и менеджеров различных компаний. Рост бизнеса компаний, развитие сети представительств и филиалов привели к необходимости совершенствования процедуры обмена управленческой документацией как внутри компаний, так и с внешними корреспондентами. Менеджмент видит в этой области потенциал для снижения издержек, а также возможности для повышения качества взаимодействий внутри компании. Использование самых современных управленческих и информационных технологий должно было уменьшить риски, связанные с документационным обеспечением бизнеса, и, соответственно, сократить потери, к которым приводят эти риски, - включая потери в виде штрафов контролирующих органов и неустоек контрагентам, упущенной выгоды и прямых убытков из-за недобросовестного исполнения сотрудниками своих обязанностей.

Повышение эффективности управления как практической деятельности руководителей, ориентированной на достижение запланированных результатов, может быть достигнуто с помощью электронных систем документационного обеспечения управления (ДОУ). При этом, кроме решения задачи ускорения доставки управленческой информации и совершенствования контроля исполнения документов и поручений по ним, от таких систем ожидают инструментария непосредственной поддержки управленческих процессов (планирования, проектирования и документирования деятельности, реализации бизнес-процессов и управления ими, анализа результатов бизнес-процессов, их улучшения на основе документированных фактов); «обустройства» рабочего места руководителя (в системе должно быть реализовано рабочее место, отличающееся простотой, наглядностью, мобильностью и предоставляющее весь необходимый функционал для работы); предоставления информации, необходимой для принятия решений

Электронная система ДОУ предназначена для решения стратегической задачи обеспечения функционирования централизованно контролируемых вертикальных и горизонтальных каналов циркуляции распорядительной и информативной документации, которые позволили бы эффективно руководить территориальными подразделениями, дочерними и смежными предприятиями. Сюда же необходимо добавить обеспечение руководства компании и ее подразделений подсистемой ППР.

Наряду с этой стратегической задачей существует ряд тактических задач, решение которых будет способствовать достижению стратегической цели. К числу тактических задач относятся, прежде всего, задачи увязки документооборота подразделений в единый процесс, подчиняющийся единым нормативным и методологическим требованиям. При этом, необходимо обеспечить:

- оперативное доведение распоряжений руководства и информации, содержащейся в документах, до адресата (исполнителя), не дожидаясь доставки бумажной копии посредством курьеров, экспедиции или почты;

- контроль исполнения распоряжений руководства в режиме реального времени;

- накопление информации, содержащейся в документах, с последующей возможностью быстрого её нахождения по любым признакам документа (регистрационному номеру, дате регистрации, имени корреспондента, адресата, теме и пр.);

- организаг{ию учёта внутренней слу.жебной документации, имеющей хождение меэ/сду отделами и управлениями исполнительного аппарата и территориальными подразделениями;

- централизованный контроль доступа к информации;

- информационное обеспечение подсистемы ППР.

Электронная система ДОУ должна иметь общекорпоративный характер с единством методологии и организационно-технических подходов в решении поставленных задач и обеспечивать безбумажную технологию делопроизводства.

Без действенного механизма принятия управленческих решений на основе широкой информационной базы, без оперативного доведения принятых решений до непосредственных исполнителей, без чёткого контроля таких решений, без обеспечения информационного взаимодействия между всеми участниками корпоративного бизнес-процесса невозможно рассчитывать на серьёзный результат.

Изучение работ западных специалистов показывает, что большинство ученых склоняется к признанию управления документацией полноценной функцией менеджмента организаций (Ф. Хортон, К. Леннон, А. Морделл, А. Рикс, К. Хар, Д. Маклеод, Дж. Саммервил, Д. Стефенс и др.). Следует подчеркнуть, что многие ученые и специалисты неоднократно отмечали важность взаимодействия управления документацией и управления информацией в организациях, оценивая документацию как неотъемлемую составную часть информационных ресурсов организации. Исходя из такой оценки, выдвигается требование более глубокого использования новых информационных технологий в работе с документацией и включения структур управления документацией в общую инфраструктуру организаций Menne-Haritz А. Dokumentenverwaltungsysteme und öffentliche Verwaltung: Wo ist der Sand im Oetriebe? // Deutscher Dokumentartag 1994. Proceedings, DGD, 1994, c. 11-38; Макдональд Д. Управление документами в современном учреждении. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1220 «п»; Роберж М. В эпоху информации ~ глобальное системное и систематизированное управление административной информацией. ~ СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1144 «п» и ДР

Отличительной чертой исследований западных специалистов является их ориентация на ликвидацию технологического и организационного разрыва между делопроизводством и ведомственным хранением документов Хайвз Кр. Управление документацией, информацией и архивами на фирмах. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 889 «п»; Рикс А. Делопроизводство как архивная функция. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 946 «п» и др.

Необходимо отметить работу ученых ВНИИДАД, которые с момента создания института в 1966 г. последовательно решали проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами. Существенный вклад в исследование основных категорий документоведения внесли A.C. Малитиков, В.Д. Банаскжевич, К.И. Рудельсон и другие ученые.

Необходимость автоматизированных систем документооборота в управлении информационными ресурсами имеет для деятельности любого учреждения особое значение. В современном мире учреждения сталкиваются с необходимостью обработки колоссального объема информации. Независимо от правового статуса или организационных форм деятельности учреждения призваны активно взаимодействовать с органами исполнительной и законодательной власти, структурами, участвующими в регулировании экономики. Все это в свою очередь порождает специфический документооборот.

Таким образом, учреждения остро ощущают необходимость организации эффективного управления информационными ресурсами и предпринимают активные шаги по использованию компьютерных технологий в сфере управления, документационными потоками (и информацией в широком смысле).

К сожалению, применение компьютерных программ в сфере работы с управленческой (организационно-распорядительной) документацией в ряде случаев не сопровождается структурной перестройкой работы с документацией, что существенно снижает эффект от применения даже самых многофункциональных специализированных (и соответственно дорогостоящих) программных комплексов. Нередки ситуации, когда внедрение компьютерных систем носит формальный характер и не сопровождается сколь-нибудь существенной оптимизацией и унификацией документационных процессов.

В большинстве учреждений со сложной структурой важное значение имеет уровень организации взаимодействия подразделений и порядок обмена информацией. Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе (обмен служебной документацией и отчетностью).

Следует также отметить, что на протяжении ряда лет достаточно четко прослеживается тенденция увеличения объемов информационных потоков, проходящих через современные учреждения. Характерно, что происходит рост не только документооборота на традиционных носителях, но и информации, проходящей по электронным каналам, а также документов, связанных с функционированием компьютерных систем.

Работа по автоматизации делопроизводственных процессов началась в России ещё в начале 90-х годов. Существенным шагом в упорядочении работы со служебной документацией стало внедрение в 1997 году Системы автоматизации документооборота и делопроизводства - САДД. Программный комплекс был разработан по заказу Банка России на базе типового программного продукта одной из фирм, специализирующейся на автоматизации работы с документами.

Система электронного документооборота (СЭД) или EDMS (Electronic Document Management Systems) - это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов.

Значительный прогресс с точки зрения внедрения систем электронного документооборота наблюдается в государственном секторе, который является вторым по величине потребителем систем электронного документооборота на российском рынке. В 2004 году на долю госструктур пришлось 34% всех инсталлированных СЭД, а по итогам 2005-го расходы на внедрение информационных технологий в государственном секторе оказались больше на 20% по сравнению с 2004-м и почти втрое больше, чем в 2003 году. Далеко идущие планы свидетельствуют, что к 2010 году ожидается внедрение СЭД на всех уровнях государственной власти, причем 70% всех документов будут представлены в электронном виде.

К бизнес требованиям СЭД следует отнести работу с логикой бизнеса компании или предприятия, работу с собственно документами, а также функционирование хранилища данных и работу с учетными записями пользователей. Бизнес-логика с точки зрения реализации может быть смоделирована либо жестко, когда решение изначально ориентировано на бизнес конкретного заказчика, либо в результате доводки типового решения — как силами заказчика, уверенного в своем персонале, так и силами поставщика решения. В любом случае неизбежно выполнение определенных процедур, ведь фактически невозможно создать программный комплекс, автоматизирующий документооборот и подходящий к процессам делопроизводства всех без исключения предприятий. Также необходимо учитывать перспективы: если выбранное решение способно создавать собственные маршруты документов и манипуляцию пользовательскими задачами и действиями с помощью встроенных скриптовых языков (либо иных аналогичных средств), то это предоставляет немалые возможности по расширению или корректировке функциональности системы в будущем.

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ

1. Приведена описание алгоритмов, основанных на идеологии метода ветвей и границ, для решения задачи об экстремальных деревьях в общем случае.

2. Рассмотрены две основные операции методов неявного перебора: способы вычисления оценки, способы разбиения на подмножества и правила выбора подмножества ветвления.

3. Проведена экспериментальная проверка эффективности предлагаемых алгоритмов. Построены экспериментальные кривые.

4. Наиболее эффективной из рассматривавшихся оказалась процедура, реализующая алгоритм типа ветвей и границ с правилом ветвления 2 и использующая для вычисления оценки выражение (3.3). Для рандомизированных алгоритмов более эффективным оказался «простой» способ вычисления оценки (выражение (3.1)). Это объясняется тем, что уточнение оценок приводит к сокращению разницы между ними, что заставляет алгоритм «чаще ошибаться» в выборе направления спуска по дереву ветвлений.

Заключение

1. Разработано формализованное описание взаимодействующих между собой бизнес-процессов компании, которое позволяет свести задачу моделирования информационных технологий компании к задаче анализа моделирующей сети Петри.

2. Разработаны модели оптимизации информационных потоков бизнес-процессов, позволяющие сводить исходные задачи управления к задачам, для решения которых могут быть использованы классические методы оптимизации.

3. Разработаны и теоретически обоснованы новые алгоритмы поиска оптимальных решений, базирующиеся на неявном переборе, причем каждой стратегии движения по дереву ветвлений ставятся в соответствие свои, наиболее эффективные для этой стратегии методы ветвления и вычисления оценки.

4. Предложена технология автоматизации документационного обеспечения ОАО "АЭРОФЛОТ", которая значительно повышает уровень управляемости предприятием, а также уменьшает время реакции системы, что дает заметные конкурентные преимущества.

5. Разработана методика проектирования интегрированной системы управления компанией, обеспечивающая взаимодействие бизнес-процессов обработки документов Представительств ОАО "АЭРОФЛОТ" с основными бизнес-процессами КАСУД. На основе методики проектирования создан системный модуль обработки и формирования отчетов компании.

6. На основании экспериментального исследования эффективности различных алгоритмов разработана процедура выбора наиболее эффективного алгоритма поиска оптимального решения для заданной размерности задачи и времени, выделенного для решения задачи.

1. Florine J. Automatismes a sequences et comandes numeriques - Paris: Dunod, - 1969, - 401 c.

2. Genrich H. Predicated\Transition nets // LNCS Advances in Petri nets, -1986,-№254,-c.207-247.

3. Seiche W., Abel D., Rake H. Analysis and synthesis of discrete even distributed systems using Petri nets // 11th IF AC World Congr. Autom. Contr. Serv. Mankind, Tallin, August, 13-17, - 1990. Prepr. 6, Tallin, -1990, - C.267-272.

4. Ангер С. Асинхронные последовательностные схемы. М.: Наука, 1971.

5. Анишев А.П., Ачасова С.М., Бандман O.JI. и др. Методы параллельного микропрограммирования Новосибирск: Наука, - 1981, -180 с.

6. Аншина М.Л. Предприятие как единый объект автоматизации. Размышления на тему // и системы связи, №1, 1998, с.48-55.

7. Ахо А., Хопкрофт Дж., Ульман Дж. Построение и анализ вычислительных алгоритмов. М.: Мир, 1979, 536с.

8. Ачасова С.М., Бандман О.Л. Корректность параллельных вычислительных процессов Новосибирск: Наука, Сибирское отд, -1990,-250 с.

9. Боггс У., Боггс М. UML и Rational Rose. М.: ЛОРИ, 2001, 580с.

10. Буч Г., Рамбо Д., Джекобсон А. Язык UML. Руководство пользователя. М.: ДМК, 2000.

11. Варшавский В.И. и др. Автоматное управление асинхронными процессами в ЭВМ и дискретных системах М.: Наука ,- 1986,-398 с. Волик Б.Г. Автоматизация управления подводными лодками //АиТ №3, 1999. с. 23-30.

12. Воронов A.A. Основы теории автоматизации регулирования и управления. — М.: Энергоиздат, 1981. —303 с.

13. Гаврилов М.А. Применение теории конечных автоматов при проектировании дискретных устройств//Проблемы управления и теории конечных автоматов, 1975, №3, с.451-470.

14. Гаврилов М.А. Теория релейно-контактных схем М.: Изд. АН СССР,- 1950.

15. Гаврилов М.А., Девятков В.В., Пупырев Е.И. Логическое проектирование дискретных автоматов. Языки, методы, алгоритмы -М.: Наука,- 1977 .

16. Гилл А. Введение в теорию конечных автоматов., Пер. с англ., М.: Мир, 1966, 270с.

17. Девятков В.В., Чичковский А.Б. УСЛОВИЕ язык для описания условий работы дискретных управляющих устройств // Абстрактная и структурная теория релейных устройств - М.: Наука, - 1975, - с. 4053.

18. Ефимова O.A. Реорганизация предприятия в современных условиях. Интегрированная методология ARIS. ЗАО Весть-метатехнология. http://www.citforum.rU/seminars/cis99/vest00.s

19. Закревский А.Д. Проектирование систем логического управления- Минск: НТК, 1986.

20. Закревский А.Д. Проверка корректности параллельных алгоритмов логического управления // Программирование, 1987, №5, с.31-35.

21. Иванов H.H. Язык описания взаимодействующих параллельных процессов //АиТ, 1983, - № 7, - С.124-132, N 9, - С. 152-160.

22. Искра С. А. Применение объектного подхода к анализу диспетчерского управления сложными технологическими системами // Тезисы докладов межд. конференции по проблемам управления. М., ИПУ, 1999.

23. Калянов Г.Н. Теория и практика реорганизации бизнес-процессов. М.: СИНТЕГ, 2000.

24. Каменнова М., Громов А., Ферапонтов М., Шматалюк А. "Моделирование бизнеса. Методология ARIS. Практическое руководство". Москва, 2001.

25. Колдуэлл С. Логический синтез релейных устройств М.:ИЛ, - 1961.

26. Котов В.Е. Сети Петри М.: Наука, 1984.

27. Кузнецов О.П. О сравнительной теории . алгоритмических языков логического управления. /Теория дискретных управляющих устройств М.: Наука, - 1982, - С.20-37.

28. Кузнецов О.П. и др. ЯРУС язык описания работы сложных автоматов //АиТ, - 1972, - № 6, - с.80-89, № 7, - с. 150-159.

29. Кузнецов О.П., Адельсон-Вельский Г.М. Дискретная математика для инженера. М.: Энергоатомиздат, 1988, 480с.

30. ЗККутепов В.П., Кораблин Ю.П. Язык граф-схем параллельных алгоритмов //Программирование, 1978, - N 1. - С.3-11.

31. Куцевич H.A. ЕАМ-система Avantis ПО управления основными фондами предприятия. (ЗАО РТСофт) URL: http://www.asutp.ru/go/?id=600350&url=www.rtsoft.ru.

32. Куцевич H.A. Factory Suite 2000 комплексный инструментарий следующего поколения. (URL: http://www.asutp.nl/go/7icH600010)

33. Куцевич H.A. Как объединить АСУП и АСУТП (ЗАО РТСофт ) (URL: http://www.asutp.nl/go/7icN600010&url=www.rtsoftra)

34. Лазарев В.Г., Маркин Н.П., Лазарев Ю.В., и др. Проектирование дискретных устройств автоматики.//Учебное пособие для электротехнических институтов связи М.: Радио и связь, - 1985, - 169 с.

35. Лазарев В.Г., Пийль Е.С. Синтез управляющих автоматов. (3-е изд. переработ, и дополн.) М.: Энергоатомиздат, - 1989, -238 с.

36. Леньшин В.Н., Куминов В.В. Производственные исполнительные системы (MES) путь к эффективному предприятию (ЗАО "РТСофт") (URL: http://www.asutp.ru/go/?id=r600359&url=www.rtsoft.ru)

37. Леньшин В.Н., Синенко О.В. Автоматизация предприятия вчера, сегодня, завтра, или информационная поддержка рыночного лидерства (ЗАОРТСофт)ШЕ:http://www.asutp.ru/go/?id=600000&url=www.rtsoft.ru.

38. Любашин А.Н. Интегрированные системы автоматизации для отраслевых применений. (ЗАО РТСофт) URL: http://www.asutp.ru/go/?id=600113&url=www.rtsoflt.ru

39. Маклаков C.B. Bpwin, Erwin case средства разработки информационных систем. М.: Диалог-МИФИ, 1999, 255с.

40. Марка Д., МакГоуэн К. Методология структурного анализа и проектирования. -М.: МстаТехнология, 1993

41. Матвеев С.Г. Моделирование поведения бизнес-процессов для анализа на корректность их описания. // Тезисы докладов межд. конференции по проблемам управления. М., Институт Проблем Управления, 2003.

42. Матвеев С.Г. Критерии корректности выполнения бизнес процессов на производстве. Труды Российского научного симпозиума «Современные проблемы информатики и кибернетики», г. Сочи, 2003.

43. Питерсон Дж. Теория сетей Петри и моделирование систем. М.:Мир,1984, 263с.

44. Поспелов Д.А., Захаров В.Н., Хазацкий В.Е. Системы управления. Задание. Проектирование. Реализация. — М.: Энергия, 1977. — 420 с.

45. Прангишвили И.В., Амбарцумян A.A. Основы построения АСУ сложными технологическими процессами. — М.: Энергоатомиздат, 1994. —305 с.

46. Пролейко В.М. и др. Системы управления качеством изделий микроэлектроники. М.: Советское радио, 1976г., 219с.

47. Росс Д. Структурный анализ: язык для передачи понимания.// Требования и спецификации в разработке программ. М.: Мир, 1984.

48. Семенов A.C. Анализ информационных объектов на основе модели "Система взаимодействующих таблиц". // АиТ №9, 1996.

49. Семенов A.C. Использование объектно-эволюционного анализа при решении задач технологического типа. // АР №3, 1998.

50. Михеев Ю.А., Лощинин A.A., Бич М.Г. О некотором подходе к построению информационных моделей территориального управления. http://www.vniipvti.ru/article3 5 .htm

51. Бич М.Г. Некоторые аспекты повышения защищенности передаваемых данных в территориально-распределенной, изотропной сети узлов // В сборнике материалов VI международной конференции «Комплексная защита информации», Минск, 2002, С. 0.1 п.л.

52. Бич М.Г. Правовое обеспечение заключения сделок в электронном виде// В сб. тезисов докладов Межвузовской НПК «Инновации и Право» Московского государственного института электронной техники (МИЭТ), М.: МИЭТ, 2007- 0,2 п.л.

53. Бич М.Г. Развитие электронного бизнеса в России// В сб. тезисов докладов Московской НТК «Технологии информационного общества», М.: Инсвязьиздат, 2008-0,3 п.л.

54. Бич М.Г. Совершенствование сделок в электронной коммерции// В сборнике научных статей Всероссийской НПК «Развитие конкуренции на рынке информационных технологий», М.: Московская финансово-промышленная академия, 2009 0,3 п.л.

55. Бич М.Г., Давыдов С.А. Компьютерные технологии обработки документов нового поколения// В сб. научных трудов II Международной НТК «Информатизация и глобализация социально-экономических процессов», РГГУ, 2007 0,2 п.л.

56. Бич М.Г. Электронная торговля // Материалы Третьего Северного социально-экологического конгресса "Социальные перспективы и экологическая безопасность" (Сыктывкар, 18-20 апреля 2007 г.). -Сыктывкар: КРАГСиУ, 2008. С 4-8 с.

57. Бич М.Г. Электронный обмен документами в информационном обществе// В сборнике научных трудов III Всероссийской НТК «Информационные технологии в науке, образовании и экономике (ИТНОЭ-2008)», Якутия, 2008,-0,2 п.л.

58. Бич М.Г. Оптимизационные технологии формирования документационного обеспечения управления компании// Журнал "Безопасность информационных технологий", Москва, 2009, № 4, 0,8 п.л.

59. Кузнецов Б.Т. Математические методы и модели исследования операций: Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности 061800 "Математические методы в экономике"/ Б.Т. Кузнецов,- М.: ЮНИТИ -ДАНА, 2005.-390с.

60. Лекции по дискретной математике: Учебное пособие. Ч.2.: Комбинаторика. Алгоритмы на графах. / Самойлов К.Е., Севастьянов Л.А., Спесивов С.С. М. Издательство Российского университета дружбы народов. 2002. -59с.

61. Леонтьев В.К. Избранные задачи комбинаторного анализа: М.: Издательство МГУ им. Н.Э.Баумана, 2001.-184с.

62. Максуева Т.Г. Методы исследования операций (применение математических методов в экономике) Учебное пособие / С-т-Петербург, Издательство СПбГТУ, 2005г.

63. Матричная интерпретация и матричное решение комбинаторнологических (графовых) задач принятия решений: автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата техн. наук: 05.13.17/ И.В, Браташенко- Таганры, 2003.

64. Основы выбора и принятия технологического решения: Конспект лекций/ В.Б. Масягин.-Омск: Издательство ОмГТУ, 2005-32с.

65. Конюховский П.В. Математические методы исследования операций в экономике. М.: СИНТЕГ, 2001, 124с.

66. Корбут А.А., Финкелыптейн Ю.Ю. Метод ветвей и границ (обзор теории, алгоритмов, программ и приложений). — Math. Operat. Statist. Optimization, 1977, Bd 8, № 2.

67. Дискретная математика: учебное пособие для студентов «системы автоматизированного проектирования» всех форм обучения /Ю.В.Кулаков, В.Н. Шамкин. Тамбов: Издательство ТГТУ, 2004. -79с.

68. Дискретная математика. Логика, группы, графы / О.Е, Акимов 2-е издание доп.-М.: Лаб. Базовых знаний, 2003.-376.

69. Дискретная математика для программистов/Р.Халгарин.-М.: Техносфера, 2003-310с.

70. Дискретная математика. Теория, задачи, приложения/Я.М. Ерусалимский 4 изд. -М.: Вузов, кн., 2001-279с.

71. Дискретная математика. Комбинаторика.: учеб.пособие /И.Л.Ером,ч1331. СПб., 2001.-35с.

72. Дискретная математика и математическая логика: учебное пособие/

73. A.Б. Лапшин, О.Б. Садовская.- Кострома, 2003. В. Надзаг.: Костром. Гос. технологический университет. 4.4.: Элементы теории графов.-2005 - 29с.

74. Дискретная математика: Курс лекций и практических занятий./ С.Д. Шанорев. Спб.: БХВ- Петербург, 2006-396с.

75. Дискретная математика. Основные теоретико-множественные конструкции: учебное пособие для студентов специальностей 220200 и 351400 / Прокопчук Ю.Ю., Широков А.И., Дубравина Т.В., Под ред.

76. B.А, Грузмана, А.Г. Дьячко. М.: Учеба, 20.

77. Дискретная математика: комбинаторные методы оптимизации: Учебное пособие В.А, Галкина. Ставрополь, 2005.

78. Дискретная математика и комбинаторика: пер.с англ. / Д.А. Андерсон -М и др.: И.Д. Вильяме, 2003.

79. Дискретный анализ: Учебное пособие/ И.В, Романовский 3-е издание, переработанное и доп. - СПб.: Невский диалект, БХВ - Петербург, 2003. - 320с.

80. Росс Г.В. Моделирование производственных и социально-экономических систем с использованием аппарата комбинаторной математики. М.: Мир, 2001 - 304 с.