автореферат диссертации по документальной информации, 05.25.02, диссертация на тему:История унификации и стандартизации документов в СССР (1917-1970 гг.)

МИНИСТЕРСТВО ВЫСШЕГО И СРЕДНЕГО СПЕЦИАЛЬНОГО

ОБРАЗОВАНИЯ РСФСР *

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИСТОРИКО-АРХИВНЫЙ ИНСТИТУТ

На правах рукописи

А. Н. СОКОВА

ИСТОРИЯ УНИФИКАЦИИ И СТАНДАРТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В СССР (1917—1970 гг.)

Диссертация написана на русском языке

АВТОРЕФЕРАТ

диссертации на соискание ученой степени кандидата исторических наук

(Специальность 05.512 «Документалистика, документоведение и архивоведение»)

Москва — 1971

Диссертация выполнена на кафедре документоведения и организации делопроизводства Московского государственного истори-ко-архивного института.

Научный руководитель — доктор юридических наук 10. А. ТИХОМИРОВ

Официальные оппоненты:

1. доктор исторических наук М. Н. Черноморский.

2. кандидат исторических наук Д. И. Сольский.

Ведущее учреждение: Всесоюзный научно-исследовательский институт стандартизации Госстандарта СССР__

Автореферат разослан _1971 года.

Защита состоится_Лу^ /иС-^ 1971 года

на заседании Совета по присуждению ученых'степенен Московского государственного историко-архивного института по адресу: Москва, ул. 25 Октября, 15, Актовый зал.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке Института.

Ученый секретарь А. П. Гладилин

*

*

МИНИСТЕРСТВО ВЫСШЕГО И СРЕДНЕГО СПЕЦИАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РСФСР МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НСТОРИКО-АРХИВНЫИ ИНСТИТУТ

На правах рукописи

А. Н. СОКОВА

ИСТОРИЯ УНИФИКАЦИИ И СТАНДАРТИЗАЦИИ ~ ДОКУМЕНТОВ В СССР

(1917—1970 гг.) Диссертация написана на русском языке

АВТОРЕФЕРАТ

диссертации на соискание ученой степени кандидата исторических наук

(Специальность 05.512 «Документалистика, документоведение и архивоведение»)

Москва — 1971

Совершенствование управления занимает одно из ведущих мест в деятельности Коммунистической партии и советского правительства. На XXIV съезде КПСС совершенствование системы управления экономикой было охарактеризовано как «узловой,вопрос экономической политики партии», как «важная составная часть всей деятельности партии по руководству экономикой» '.

Подчеркивая особый характер совершенствования управления на современном этапе, Л. И. Брежнев отмечает, что в настоящее время «наука побеждать — это, по существу, наука управлять» 2.

Спецификой современного периода совершенствования управления является механизация и автоматизация * управленческого груда. В Директивах XXIV съезда КПСС по пятилетнему плану развития народного хозяйства СССР на 1971 —1975 годы предусматривается широкое внедрение отраслевых автоматизированных систем управления в целях дальнейшего создания общегосударственной системы сбора и обработки информации для обеспечения управления народным хозяйством3. В докладе Л. И. Брежнева на XXIV съезде специально обращено внимание на то обстоятельство, что «рост масштабов и качественные сдвиги в экономике... представляют новые, более высокие требования к управлению, не позволяют довольствоваться сложившимися формами и методами, даже если они хорошо служили в прошлом»4.

Основным носителем информации в управлении, важнейшей формой закрепления, выражения и реализации его функций, является традиционный текстовой документ на бумажной основе. Работа с документами занимает до 80% времени управленческого персонала. Причем, в количественном отношении объем документной информации постоянно возрастает и уже достиг в пашей стране 40 млрд. листов в год, без учета количества размноженных в оперативных целях экземпляров.

Совершенно очевидно, что научно обоснованное решение управ лепческих проблем требует совершенствования работы с документом в управлении, придания ему такого качества, которое позволило бы ему оптимально функционировать в современных системах

' Л. И. Брежнев. Отчетный доклад Центрального Комитета КПСС XXIV съезду Коммунистической партии Советского Союза. М., 1971, с. 80.

2 «Правда». 13 июня 1970 г.

3 Директивы XXIV съезда КПСС по пятилетнему плану развития народного хозяйства СССР на 1971 — 1975 годы. М„ 1971, с. 61.

4 Л. И. Брежнев. Отчетный доклад Центрального Комитета КПСС XXIV съезду КПСС, М., 1971, с. 80—81.

управления и, в то же время, обеспечивать "экономичность и быстроту в подготовке, обработке и поиске информации традиционными способами.

Подобные требования к документу возникли впервые. Их реализация диктует необходимость научных и прикладных исследовавши в области документоведеиия и делопроизводства, определения роли и функций документа в управлении, выработки методологи- • ческого подхода к совершенствованию документа, определения наиболее эффективных способов влияния на качество документа и др.

В нашей стране уже достигнуты определенные практические успехи в этом направлении. Завершается разработка Единой государственной системы делопроизводства, в которой закладываются основы унификации всех документных процессов в управлении, начиная от перечня издаваемых актов, принципов и критериев документообразования и кончая передачей документов в архив. Серьезным вкладом в повышение качества документа является разработка государственных стандартов на организационно-распорядительную, товаросопроводительную, проектно-конструкторскую, внешнеторговую и другие группы документации.

Однако имеющийся опыт унификации и стандартизации документации еще не подвергся серьезному обобщению и анализу; недостаточно изучен также'значительный опыт унификации и стандартизации документов в 1920—40 годы. Практическая деятельность по унификации и стандартизации документации значительно опередила теоретические исследования, вследствие чего в ряде случаев допускались ошибки.

В задачу настоящей диссертации входит изучение отечественной истории унификации документов за период 1917—1970 годов. Особое значение придается исследованию форм и методов этой деятельности, ее связи с рационализацией делопроизводства и научной организацией управления. Задачей исследования является также выработка некоторых положений теории унификации и стандартизации документации, главными из которых являются: определение основных понятий, разработка наиболее эффективных методов работы, установление критериев выбора объектов унификации и стандартизации и др.

Исследование в диссертации проведено в пределах одной условно выделенной группы документов — организационно-распорядительной (иногда ее называют административной документацией). Выбор этой группы обусловлен следующими причинами: во-первых, она является наиболее распространенной п важной в системе управленческой документации, оказывающей влияние на все остальные группы, и поэтому выработка методических положений по ее рационализации является наиболее эффективной; во-вторых, она дважды подвергалась стандартизации за рассматриваемый период.

О значении историзма в исследованиях'неоднократно говорил В. И. Ленин. Он требовал «смотреть на каждый вопрос с точки зрения того, как известное явление в истории возникло, какие главные этапы в своем развитии это явление проходило, и с точки зрения этого развития смотреть, чем данная вещь стала теперь» \

Исследование истории унификации документов представляет научно-познавательный интерес, т. к. позволяет детально рассмотреть организацию, сущность и результаты деятельности органов НК РКИ СССР по совершенствованию документации, понять оценку рационализаторами роли и места документации в технике управления. Исследование истории вопроса дает также материал для сравнительного анализа стандартизации и унификации документации в предвоенный период и в настоящее время. Такое исследование представляется актуальным и с позиции выявления теоретических и методических основ этой деятельности, диктуется необходимостью ликвидировать некоторые пробелы в теории докумен-товедепия. И, наконец, исследование имеет практическое значение, т. к. позволяет на базе установленных фактов сформулировать некоторые предложения методического характера, которые могут быть положены в основу дальнейшей практической работы.

Однако историками еще не уделено достаточного внимания исследованию этой проблемы. Ее историография ограничивается несколькими статьями прикладного характера 2. Не нашел отражения этот вопрос и в работах по теории стандартизации, где документ, как правило, не выделяется в качестве специального объекта стандартизации, подчиняющегося своим закономерностям.

При работе над диссертацией автору необходимо было изучить широкий круг литературы и источников, соприкасающихся с данной темой. Это — историческая, юридическая, экономическая, философская литература, специальная литература по вопросам стандартизации, исследования в области делопроизводства и архивного дела, нотовская литература 1920-х годов.

Методологическую и научную основу для написания диссертации составили произведения В. И. Ленина и материалы партийных съездов. Ленинское наследие является методологией революционного мышления и революционного действия, говорится в Тезисах ЦК КПСС к 100-летию со дня рождения Владимира Ильича Ленина.

Ленинские работы, использованные в диссертации, можно условно резделить па три группы: 1) работы, в которых сформулированы положения, имеющие общеметодологическое значение: 2) работы, характеризующие построение и задачи госаппарата

1 В. И. Ленин. Поли. собр. соч., т. 39, с. 67.

2 Я. 3. Лившиц. Из истории стандартизации и унификации административных документов в советских учреждениях. «Вопросы архивоведения», 1964, ЛЬ .3.

Е. И. Тамм. Первые страницы истории советского делопроизводства. «Советские архивы», 1968, ЛЬ С.

в 1920-х годах; 3) статьи, записки, выступления, в которых содержатся замечания или предложения В. И. Ленина о совершенствовании техники работы аппарата, в частности, ленинские требования к документам.

Материалы партийных съездов и пленумов были использованы для характеристики основных целей и направлений рационализаторской работы в сфере документации.

Вторую по значению группу историков образуют архивные материалы: фонды Управления делами СНК, НК РКИ СССР и РСФСР, Института техники управления, Всесоюзного комитета по стандартизации, профсоюза Совслужащих, а также ряда наркоматов. Архивные материалы в целом ряде случаев были единственным источником для освещения истории унификации и стандартизации документов в довоенный период.

Помимо указанных источников при написании диссертации автором были использованы материалы научно-методического характера, созданные при работе над Единой государственной системой делопроизводства и госстандартами в 1960—1970-х годах; проект ЕГСД, проекты стандартов, научные отчеты, методические программы, переписка.

В значительной степени при формулировании теоретических положений автор опирался на собственные выводы, к которым он пришел в процесс непосредственной работы над ЕГСД и системой стандартов на управленческую документацию.

Диссертация состоит из введения, трех глав и заключения. Во введении содержится обоснование выбранной темы и ее хронологических рамок, обзор использованной литературы и источников. Отмечается, что унификация и стандартизация документов как государственная планомерная деятельность возникает в годы советской власти и во все периоды направлена на совершенствование управленческого труда.

Первая глава — «Вопросы теории унификации и стандартизации документов» — содержит теоретические положения, которые могут послужить отправными моментами для создания теории унификации и стандартизации документов.

Формирование теории невозможно, без определения основных понятий (документ, унификация н стандартизация) применительно к документу. Документ в настоящее время является объектом исследования ряда научных дисциплин: документалистики, информатики, права и др. С точки зрения документоведения основными критериями документа являются наличие факта документирования как сознательной деятельности человека, специального носителя, позволяющего повторно использовать информацию, первичность закрепленной информации и обязательность идентификации на языке слов. Определение документа закреплено в терминологическом стандарте и формулируется следующим образом: «Доку-6

мент — средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективно» действительности и мыслительной деятельности человека»'.

Исходной посылкой в определении унификации и стандартизации документов является признание одноплановости этих процессов, объединенных единством цели. Различие между ними заключается в правовом уровне проводимых работ. Стандартизация рассматривается как высшая ступень унификации, как унификация, доведенная до уровня обязательной нормы.

Унификация рассматривается как установление рационального единообразия в документировании с целью оптимизации документа. Критерием рациональности является время, затраченное на составление и обработку документов в процессе управления, а также функциональная ценность документа во всех ее аспектах: от функции средства управления до функции исторического источника.

Понимание термина «стандартизация документации» опирается на определение, принятое в международной стандартизации и закрепленное в Государственной системе стандартизации2.

Для установления возможных пределов стандартизации документации применяются понятия глубины и широты стандартизации.

Выработка наиболее эффективных методов унификации и стандартизации документов занимает важное место в теории стандартизации. В диссертации автор исходит из того, что основой метода унификации и стандартизации документов должны быть: 1) системный подлод к изучению документов; 2) функциональный анализ документов; 3) историзм в изучении документов; 4) количественный анализ документов и их показателен и 5) специфические методы, присущие данной отрасли деятельности.

При рассмотрении всех составных частей метода, отмечается перспективность системного анализа документации, ограниченные возможности применения количественных методов в социальных исследованиях. Описываются специфические методы унификации и стандартизации документов: метод единого формуляра и метод трафаретизации текстов. Метод единого формуляра рассматривается в настоящее время как наиболее перспективный при выработке унифицированных форм документов, пригодных для обработки прогрессивными техническими средствами. Он представляет собой выработку па базе анализа формуляров отдельных документов единого формуляра для всей системы документов со строго фиксированным расположением реквизитов. Единый формуляр концентрирует в се"бе свойства и качества определенного множества документов и служит способом моделирования качества.

' ГОСТ № 10487—70 «Делопроизводство к архивное дело. Термины и определения».

2 ГОСТ 1.0—(38. Гсударственная система стандартизации. Основные положения.

Трафаретизация текстов является реальным средством повышения информативности документов и упрощения их подготовки и обработки.

Специальный раздел главы посвящен определению критериев выбора документов как объектов стандартизации. В разделе обосновываются разработанные и примененные автором на практике критерии: критерий места и роли конкретного документа в рассматриваемой документной системе, который позволяет определить способность документа влиять на качество системы в целом; критерий надежности или устойчивости, который позволяет оценить потенциальные возможности документа с позиций развития способов документирования; критерий историзма, позволяющий учитывать преемственность и традиции в документировании; технико-экономические критерии, связанные с экономическими аргументами в пользу того или иного объекта выбора; и, наконец, количественные критерии, предполагающие первоочередной выбор наиболее часто повторяющихся документов или их показателей.

С теоретических позиций рассматривается роль права в стандартизации и унификации управленческой документации. В этой сфере правовые вопросы имеют значительно большее значение, чем. например, в стандартизации промышленных изделий, т. к. в данном случае стандартизации подвергаются правовые акты управления. Вместе с тем, ряд важных вопросов не решен; в частности, отсутствуют четко зафиксированные права Госстандарта СССР в установлении строгих гарантий и норм для документации, образующейся в деятельности аппарата управления. В целях юридического закрепления возможностей стандартизации в сфере управленческой документации необходимо сформулировать в положении права Госстандарта СССР в сфере документации, а также дополнить ГОСТ 1.0.—68 «Государственная система стандартизации. Основные положения».

Пункт 3.2.6 следует сформулировать следующим образом: «Объектом государственонй стандартизации должна быть система управленческой документации, в том числе: перечни документов, формы документов, типовые тексты, правила составления и оформления документов, типовые схемы классификации документов, правила индексации документов, типовые схемы прохождения документов, формы регистрационно-учетных документов, качество бумаги и других носителей информации, размеры "бумаги, качество писчего материала (ленты, краска, чернила), качество и основные параметры папок для хранения документов».

Вторая глава —'«Унификация и стандартизация документов в рамках движения за НОТ в управлении в 1917—1941 гг.» — посвящена анализу унификации и стандартизации административной документации, осуществляемой в период широко развернувшегося движения за научную организацию труда в аппарате управления, которое возглавил НК РКИ СССР. Известно, что особенностью 8

мотовского движения было стремление построить аппарат таким образом, чтобы все функции в нем, от самой незначительной до самой высшей, могли выполняться непосредственно трудящимися. В. И. Ленин выдвигал перед трудящимися (рабочими и крестьянами) требование «практически учиться управлять страной, учиться тому, что составляло раньше монополию буржуазии»1.

В этом же направлении XII съездом РКП (б) были сформулированы задачи рационализации госаппарата: «Новую структуру органов управления и хозяйствования и новую технику ведения в них дел необходимо максимально упростить, построить па началах научной организации труда и управления, исключающих возможность бюрократических извращений и излишеств».2.

В 1922 году В. И. Ленин выдвигает задачу «нормализации работы бюрократической (порядок обмена бумажек; формы; контроль; переписка на машинке; запросы и ответы и т. д. и т. п.)» '.

Основой нормализации (или упорядочения, унификации) в аппарате управления была мысль В. И. Ленина о том, что «В ведении дела разными и разнородными предприятиями, учреждениями, ведомствами и пр. есть много сходного и сходного в основном» 4.

Практической предпосылкой стандартизации административной документации была широко проводимая ведомствами в 1920-х гг. унификация документов, которая проходила по трем основным направлениям: унификация форматов бумаги, трафаре-тизация текстов и выработка унифицированных форм документов. Лучшим образцом ведомственной унификации документов были' так называемые «стандарты», разработанные СОВНОТом НК РКП СССР на документы, используемые в обследовательской деятельности Наркомата.

Ведомственная унификация вызвала к жизни новые формы документов, опробовала их на практике, дала содержательный фактический и теоретический материал для развертывания работы во всесоюзном масштабе.

К середине 1920-х годов нотовскимн органами был накоплен достаточный опыт унификации документов и была начата общегосударственная стандартизация документации, первоначально по линии Отдела административной техники НК РКИ СССР (ATO), и затем с 1926 г. — Институтом техники управления НК РКИ СССР. Руководителями работ по стандартизации в течение всего периода являются Е. Ф. Розмирович и Н. Н. Икоиомов г'.

1 В. II. Ленин. Поли. собр. соч., т. 35, с. 114.

2 XII съезд РКП(б). Стенографический отчет. М., 1968, с. 698.

3 В. И. Ленин. Поли. собр. соч., т. 54, с. 278.

4 В. И. Ленин. Поли. собр. соч., т. 54, с. 278.

5 Е. Ф. Розмирович (Трояновская). 1886—1953, видный деятель потопского движения 1920-х годов; член партии с ¡904 г.; 1918—1922 гг. — председатель следственной комиссии Верховного трибунала ВЦИК: с весны 1922 г. — член коллегии и зав. юридическим отделом НК РКП СССР; с 1924 г. — зав. ATO НК РКП

Преемственность стандартизации по отношению к унификаци-онной деятельности в пределах водомств отражена в формулировке планового задания: «Установить и ввести во всесоюзном масштабе определенные формы деловых бумаг, установить форматы их, выработать для учреждений классификатор документации (по имеющимся материалам и опыту, частичным обследованиям некоторых типичных учреждений и материалам оргбюро в центральных учреждениях»

Стандартизация документации, начатая в 1924 г., завершилась в 1930—-31 гг. Всего ИТУ представил во Всесоюзный комитет по стандартизации при СТО 73 проекта стандартов; среди них были утверждены следующие стандарты, относящиеся к административной документации:

— форматы бумаг, качество и применение,

— телефонограмма,

— протокол заседания,

— извещение о заседании,

— явочный лист,

— письма деловые,

— командировочное удостоверение 2 и др.

В главе специальному анализу подвергается принципиальный подход к стандартизации. Изучение архивных материалов н литературы позволило сделать вывод, что теоретическое обоснование и методическое осмысление работы были проделаны, в основном, Отделом административной техники. Наибольший интерес представляет определение целей стандартизации и критериев выбора непосредственных объектов. Цель кратко формулировалась следующим образом: «создание в общегосударственном масштабе единообразных образцов, определяющих экономичность повторных процессов работы»3. В качестве критерия выбора рассматривались два момента: 1) всеобщность применения и 2) возможность технического оформления. Вместе с тем, при разработке стандартов считалось необходимым определить потребность применения письменной формы в каждом данном случае — «проанализировать существующие формы сообразно с изменениями политических, социальных, н материальных условий жизни и практики» \ т.е. выдвигалась задача рационализации документирования.

СССР; 1926—1931 гг. — директор Института техники управления НК РКИ СССР; скончалась в 1953 г. на посту руководителя архива А. М. Горького — газ. «Совет-скин железнодорожник», 6 марта 1953 г. В стандартизации документации принимали участие также Б. А. Гольцев, О. Д. Жуковская, Б. Б. Всйзе.

1 ЦГАОР, ф. 374, он. 17, д. 14, л. 21.

2 ЦГАНХ, ф. 4460, on. 1, д. 2, л. 180, 239; д. 12, л. 247; д. 13, л. 7.

3 М. Сетиханов. О методике стандартизации форм деловых бумаг. «НОТ и хозяйство», 1926, № 12, с. 26—31.

4 ЦГАОР, ф. 374, оп. 17, д. 65, л. 59—СО, ,

Институт техники управления, рассматривая также стандартизацию документов как средство упрощения деятельности аппарата, выдвинул три главных принципы стандартизации: деловое удобство, физиологическое удобство и производственные возможности; па их основании могли стандартизироваться наименования предметов, их номенклатура, измерения, материал, окраска, особые свойства (упаковка, надписи) '. Соответственно изменился состав нормируемых показателен в утвержденных стандартах по сравнению с первоначальными проектами.

В диссертации рассматриваются отдельные стандарты, проводится сравнительный анализ проектов и. утвержденных редакций,, дается их оценка.

Главным содержанием всех стандартов па документу являются: формат, качество бумаги, размещение различного рода линий и отверстий на бланке, порядок брошюровки и упаковки.

Организация внедрения стандартов в практику работы госаппарата осуществлялась по трем основным направлениям: организационно-методическая работа, использование стандартов в последующих научных разработках ИТУ и централизация изготовления и распространения стандартных бланков в едином центре — Всесоюзном акционерном обществе Оргстрон.

Работа Института техники управления по внедрению стандартов на управленческую документацию не была завершена. Этот вывод подтверждается анализом форм документов ряда центральных учреждений за 1930-е годы: в целом ряде случаев они не соответствовали утвержденным стандартам, не придерживался стандартов даже сам Всеооюзпып комитет но стандартизации2.

Причины недостаточной эффективности стандартов, по мнению автора, заключаются в следующем:

— с конца 1931 г. изменилась тематика Института и в нем полностью прекратилась работа по стандартизации документов;

— стандарты на размеры бумаги, па которых базировались спроектированные формы документов, были пересмотрены. Первое частичное изменение ОСТа 363—366 по предложению ОГИЗа было утверждено Всесоюзным комитетом по стандартизации уже 20 июля 1931 г.3, а 28 июля 1932 г. он был заменен новым4.

Первые стандарты па документы действовали до 1941 г. В условиях начавшейся Великой Отечественной войны все действующие стандарты были пересмотрены Всесоюзным комитетом стандартов при СНК СССР и часть из них отменена. Постановлением ВКС фи СНК СССР от 28 июня 1941 г. среди других стандартов были )тменены стандарты па формы документов5.

1 ЦГЛОР, ф. 4084, оп. 34, д. 13, л. 276, 295—298.

2 ЦГЛНХ, ф. 4460, оп. I, д. 18 (1932 г.), д. 27 (1933 г.).

3 ЦГЛНХ, ф. 44С0, оп. 1, д. 10, л. 223—227.

* ОСТ 5115. Форматы бумаги потребительские. Система и общее применение.

'•-• ЦГЛНХ, ф. -1160, ом. 2,'д. 223, л. 10, 23.

Предвоенный период унификации и стандартизации документов в административном аппарате являются важным этапом совершенствования советского делопроизводства. Он показал практическую возможность установления единых унифицированных требований в документации, продемонстрировал преимущества стандартизации перед другими формами внедрения унифицированных норм; он продемонстрировал на практике необходимость тесной связи рационализации делопроизводства и документации со всей деятельностью аппарата управления.

В предвоенный период был накоплен большой теоретический и практический опыт, который явился фундаментом дальнейшей работы в этой области.

В главе третьей — «Унификация и стандартизация документов на современном этапе» — рассматривается период с 1950-х по 1970 годы, который характерен решением задач унификации документации в рамках рационализации всей системы делопроизводства в аппарате управления.

Основная направленность совершенствования управления в этот период приводит к появлению новых требований к качеству документа, не возникавших ранее — межвидовой унификации форм и основных показателей документов, установления единых, унифицированных принципов документирования. Эти требования обусловлены необходимостью функционирования документа как в традиционных, так и в автоматизированных системах управления. Проводимая в 1940—1950-х годах отдельными ведомствами внутренняя работа по унификации документов и трафаретизацин их текстов, как правило,1 не выходит за пределы одного учреждения и осуще ствляется более или менее кустарно, т. к. не выработаны единые исходные принципы и отсутствует методика работы.

В 1963 году Совет Министров СССР принял постановление «О мерах по улучшению архивного дела в СССР»', в котором подчеркивалась необходимость разработки Единой государственной системы делопроизводства в целях регулирования и координации общих сторон документного хозяйства страны на базе применения новой техники. Во главе разработки ЕГСД был поставлен ВНИИДАД, созданный в 1966 г. в системе Главархива СССР.

Одной из центральных задач ЕГСД является унификация и стандартизация управленческой документации: определение перечня видов создаваемых документов, принципов документирования, процедуры подготовки документов и форм документов. Такая задача выдвигалась перед делопроизводственной системой впервые. Теоретически она обосновывается более глубоким пониманием делопроизводства как совокупности работ, связанных с содержательной стороной документирования деятельности и организацией

1 СП СССР, 1903 г. Л° 15, ст. 159.

документов в учреждении Методически такая постановка проблемы является единственно правильно», т. к. она позволяет подойти к документам с функциональной точки зрения, исключить излишнюю документацию, дробиться единства и сопоставимости показателей в документах, и, в конечном итоге, значительно повысить эффективность делопроизводственной системы в совершенствовании управленческого труда.

В главе обосновывается выбор формы государственного стандарта как одного из средств влияния на качество документа; он в определенной степени связан с возросшей ролыо стандартизации в нашей стране и расширением ее сферы, что нашло юридическое закрепление в ГОСТе 1.0.68 «Государственная система стандартизации», а также с большой правовой силой стандарта и наличием гарантий его соблюдения.

Констатируя отсутствие теоретической базы унификации и стан дартизации документов к началу разработки ЕГСД, диссертант характеризует работы ВНИИС, ВНИИДАД и ИГП АН СССР по созданию первоначальных принципиальных положений, определению основных направлений и выполнению большого объема исследований по этим направлениям.

При выработке требований -к документам в ЕГСД в качестве основного был использован системный метод. Он позволил выявить комплекс требований к качеству каждого документа, учитывая его функционирование в системе управленческой документации одного учреждения, всего аппарата и, наконец, Государственного архивного фонда СССР. Системный метод позволил также определить объекты первоочередной унификации и стандартизации. Исходя из роли и места в системе, была выбрана подсистема организационно-распорядительной документации, а внутри ее — конкретные виды документов. , ■

Выработка единой унифицированной формы для всей организационно-распорядительной документации была осуществлена посредством метода единого формуляра с использованием метода математической статистики. Была разработана единая модель документа «Формуляр-образец» (ГОСТ 6.10.69). На его конструкции сказалось влияние двух тенденций в документации — тенденции к сохранению традиционной формы и тенденции к изменению формы, связанной с требованиями машинной обработки.

Только учет обеих тенденций позволил сконструировать форму, пригодную для практического применения. В главе анализируются ошибки первого варианта формуляра-образца.

Для оценки правильности проведенной унификации и стандартизации документации необходимо было установить, какой положительный эффект даст их применение на практике. Рассматривая различные подходы к оценке, эффективности стандартов, автор

1 ГОСТ 10 487-70. Делопроизводство п архивное - дело. Термины и определения.

считает методологически правильным оценивать документ в двух аспектах: материальный объект (средство фиксации' и передачи информации) и как социальный объект (средство управления, исторический источник). Соответственно и эффективность унификации и стандартизации документов будет складываться из экономического эффекта, функциональной ценности документа в управлении и информативной ценности документа как исторического источника.

В заключении формулируются основные выводы. Главные из них следующие:

1. Изучение истории унификации и стандартизации документов свидетельствует о том, что эта работа осуществлялась в советском госаппарате постоянно на протяжении всего рассматриваемого периода. Наибольшего размаха она достигла за периоды 1920— 1940 годов и 1960—1970 годов, когда унификация документов, проводимая внутри ведомств,, переросла в общегосударственную стандартизацию.

На всех этапах унификация и стандартизация документов непосредственно связывались с совершенствованием деятельности госаппарата и составляли ее неотъемлемую часть. У истоков совершенствования госаппарата стоял В. И. Ленин; им было намечено одно из напарвлений этой деятельности — рационализация работы аппарата с документами'.

В 1920-е годы унификация, а затем стандартизация документов проходила в недрах нотовского движения и осуществлялась его основными руководящими и научными органами — Наркоматом рабоче-крестьянской инспекции и Институтом техники управления. В 1960—1970-х годах унификация и стандартизация дукументов вновь связана с научной организацией управления; впервые в числе руководителей этой работы выступают архивные органы.

2. Изучение пятидесятилетнего опыта разработки и внедрения унифицированных норм в сферу документирования позволяет сделать вывод, что наиболее эффективной формой внедрения этих норм является государственная стандартизация. Государственный стандарт, особенно в настоящее время, обладает большой правовой силой, его соблюдение обеспечивается всей системой советского законодательства.

Научная обоснованность стандарта и его повсеместная обязательность составляют принципиальное отличие социалистической системы стандартизации от капиталистической.

3. Проведенная в нашей стране работа по унификации систем документации является реальной основой дальнейшего установления единообразия в документах. Она, в частности, позволила выработать представление о стандарте как об инструменте не только научно-техническим, но-и социальном. Именно поэтому для успеш-

1 См. В. И. Ленин. Поли. собр. соч., т. 54, с. 278.

ного внедрения стандарт на документ должен быть создан на уровне наиболее прогрессивных технических достижений и, в то же время, учитывать существующую практику и традиции в документировании. Рациональное соединение этих двух тенденций явится гарантией повсеместного применения стандартов.

4., Базируясь па марксистско-ленинской методологии и используя материал, накопленный практикой, формулируются некоторые положения теории унификации и стандартизации документов. Общая теория стандартизации не может быть полностью и безоговорочно перенесена на документ в силу специфичности документа как объекта стандартизации. На необходимость выделения специфических черт предмета обращал внимание В. И. Ленин. «Именно потому, что это верно по отношению ко' всякому классовому угнетению, это слишком обще и потому недостаточно по отношению к данному особому' случаю» '.

5. Основным методом унификации и стандартизации документов должен быть метод системный. Он заключается в рассмотрении каждого документа не как отдельного изолированного объекта, а в тесной связи и зависимости от других групп документов, от системы делопроизводства и всей системы управления в' целом.

Системный метод позволяет установить роль и место каждого документа в системе и определить частные требования к документу в зависимости от общих требований, предъявляемых ко всей системе. При разработке общих требований он способствует ориентации не только на сегодняшнюю практику, но и на перспективы развития. Это гарантирует устойчивость всей стандартизованной системы документации.

6. Перспективными направлениями в развитии унификации управленческих документе являются:

— повышение роли стандартизации в установлении требований к документам;

— расширение стандартизованной системы;

— применение метода трафаретизацни текстов в стандартизации документов;

— выработка формы документа, пригодной для машинной обработки;

— определение эффективности применения стандартизованных документов в оперативной деятельности и в качестве исторического источника;

— изучение зарубежного опыта стандартизации документов п др.

В. И. Лешш. Поли. собр. соч., т. 30, с. 13—14.

Обобщение и изучение отечественной практики унификации и стандартизации документов, дальнейшее развитие теории и методики позволяет докумептоведению внести свой вклад в выполнение задачи исторической важности, поставленной Л. И. Брежневым в докладе на XXIV съезде КПСС — органически соединить достижения научно-технической революции с преимуществами социалистической системы хозяйства.

* *

Основное содержание диссертации отражено в следующих работах автора:

1. Стандартизация управленческих документов в ЕГСД, 0,5 п. л. журн. «Советские архивы», 1971, № 1.

2. Составление управленческих документов (унификация документов), 2 п. л. — в «Руководстве по делопроизводству» под ред. А. С. Малптикова, М., 1969.

3. Из истории стандартизации управленческих документов в СССР. Стандарты 1930—1940-х гг. журн. «Советские архивы», 1971, №5.

4. О стандартизации управленческих документов (в соавторстве), жури. «Стандарты и качество», 1970, № 6.

5. Документ и теория документоведения. Тезисы сообщения па теоретическом семинаре по теме «Основные теоретические проблемы документирования управленческих функций», 0,5 п. л. М., 1971, ротапринт.