автореферат диссертации по документальной информации, 05.25.03, диссертация на тему:Уточняющая справка

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РСФСР

Санкт-Петербургский государственный институт культуры им. Н.К.Крупской.

I

На правах рукописи

БУЛЫЧЕВА Ольга Сергеевна

УТОЧНЯЮЩАЯ СПРАВКА: ЕЕ СУЩНОСТЬ, МЕТОДИКА ВЫПОЛНЕНИЯ В РУЧНОМ И АВТОМАТИЗИРОВАННОМ РЕЖИМАХ

Специальность 05.25.03

Библиотековедение и библиографоведешзе

автореферат

диссертации на соискание ученой степени кандидата педагогических наук

Санкт-Петербург 1991

Работа выполнена на кафедре библиотечно-библиографического обслуживания специалистов научно-технического профиля Санкт-Петербургского государственного института культуры им. Н.К.Крупской.

Научный руководитель - доктор педагогических наук,

профессор И.В.Гудовщикова

Официальные оппоненты -доктор педагогических наук,

профессор А.В.Соколов кандидат пер,агогических наук, Г.В.Бахарева

Ведущая организация - Государственная публичная

б и бл и отека им.М.Е. Сал тыкова-Щедрина

Защита состоится 14 января 1992 г. в 14 часов на заседании Специализированного совета Д 092.01.02 по присуждению ученой степени доктора наук в Санкт-Петербургском государственном институте культуры им.Н.К.Крупской по адресу: 191041, Санкт-Петербург, Дворцовая набережная, дом 2.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке института.

Автореферат разослан ^ ^¿К'- Р^гЛ' г»

Ученый секретарь Специализированного Совета

профессор /У/?) , Позднякова Г.И.

о

Общая характеристика работы

' Актуальность. Справочно-библиографичзское обслуживание, задачей которого является удовлетворение разовых запросов читателей! , читательских групп, библиотек и органов информации -неотъемлемая составная часть библиотечной деятельности.

Оно обеспечивает раскрытие фондов и эффективное использование библиотечных ресурсов в интересах науки и культуры, техники и производства, образования и самообразования. Хорошо налаженное СБО - гордость библиотеки и одно из условий еа успешного развития. Изучение СБО с целью его совершенствования является актуальной задачей библиотековедения.

СБО пронизывает всю библиотечную деятельность, и возникновение его восходит к появлению самих библиотек, хотя в течение многих лет оно не выделялось в самостоятельный учаоток. Лишь в конце XIX в. началось образование специальных подразделении, занимающихся только справочно-библиографической работой - сначала в США, в начале XX в. в Европе, в 1918-1919 гг. в Советской России. В дальнейшем зтот процесс получил повсеместное распространение.

Осмысление и изучение справочно-библиографического обслуживания относится тоже к концу XIX в. - первыми ласточками явились работы американского исследователя С.Грина (1876). Но постоянное и целенаправленное изучение проблем СБО началось с 20-30-х гг. нашего века, в первую очередь в СССР3*) и США.

Общая характеристика СБО в СССР и за рубежом по оостоя-щш на 1940-е гг. дается в диссертациях Н.Карклиной и В.Гран-ского. Проблемы истории СЮ рассмотрены в публикациях Я.И.Хо-тякова, Р.И.Иваншиной (СССР), Л.Каплана, Б.Винара (США),

йАналитический обзор советских исследований в области СБО дан в работах И.Г.Моргеиштерна "Изучение советским библиотековедением проблем справочно-библиографической работы! 19591976" (1978) и "Использование возможностей справочно-библио-графичёокой работы библиотек" (1978); период до 1959 г. отражен в статье Т.А.Васильевой "Развитие теоретических представлений в области справочно-библиографического обслуживания в СССР" (1983).

С.Ротштейна (Канада); общие вопросы теории, методики ц организации ОБО в исследованиях И.Г.Норгенштерна, Т.А.Васильевой, Н.М.Барской (Балацкой), Е.В.Иениш, Ву Динь Зяма (СССР), В.Бишопа, Б.Уилкинсона, М.Хатчинс, Дж.Уайера, Б.Винара, У.Каца ((Ж), Д.Грогана (Великобритания), С.Ротштейна (Канада),

A.Муккерцзш (Индия) и др.

Стержневым моментом справочно-библиографической работы является выполнение справок. Проблемы классификации справок в нашей стране и за рубежом подробно исследованы в диссертации М.В.Экстрем, теория и методика библиографического разыскания рассмотрена в трудах Н.Ю.Ульянинского, А.Г.Фомина, Е.И. Швмурина, Н.В.Здобнова, П.Н.Беркова, М.А.Садовой, Е.В.Иениш, в статьях В.А.Ахутина, А.. В. Блюма, И.Е.Вацадзе, В.В.Клевенской, Н.Т.Козловой, Е.А.Павлович, М.П.Коканиноц, А.Т.Мачуриной, а также С.Грина и Х.Хэлворсона. Методике отраслевого поиска посвящены работы М.Н.Беспалова, В.Н.Дениоьева, Р.П.Золотаревой,

B.Кирова, Л.Бэйли, Д.Кроника, Дж.Стюарта.

Согласно принятой практике и Г0С1У 7.0-84 "Библиографическая деятельность. Термины и определения" в число библиографических справок входят: тематическая, адресная, уточняющая. Тактика и методика поиска источников при выполнении тематической справки наиболее полно и убедительно представлена в работе Е.В.Иениш "Библиографический поиск в научной работе". Проблема уточняющей справки еще не подвергалась специальному изучению.

Объектом настоящего исследования и является уточняющая справка.

Цель исследования - определить сущность уточняющей справки, выявить' ее значение и место в общем процессе справочно-библиографического обслуживания, наметить пути совершенствования процесса ее выполнения.

Исходя из намеченной цели, в диссертации поставлены следующие задачи:

- раскрыть сущность уточняющей справки и дать ее дефиницию;

- выявить удельный вес уточняющей справки в ряду других оправок;

- разработать блок-схему выполнения уточняющей справки;

- провести эксперимент по сравнению эффективности ручного и автоматизированного уточняющего поиска.

На защиту выносятся следующие положения:

1. Дефиниция понятия "уточняющая справка": Библиографическая справка, восстанавливающая подлинный образ документа в виде его библиографического описания, исходя из признаков, указанных в запросе.

2. Уточняющая справка в своих явных и скрытых ипостасях в количественном отношении занимает преимущественное положение в справочно-библиографическом обслуживании и является ведущим компонентом СБО.

3. Выполнение уточняющей справки подчиняется предложенной в диссертации многоходовой челночной блок-схеме, основанной на построении дерева признаков документа, определении в соответствии с ним ходов и шагов поиска, предусматривающей воз-моасность возвращения к исходным позициям в случае получения

в процессе работы новых данных. Эта блок-схема работает как в ручном, так и в автоматизированном режимах.

4. Автоматизация библиографического поиска значительно повышает эффективность и оперативность выполнения уточняющей справки. Однако во всех случаях, когда характеристики искомого документа выходят за пределы тематических, хронологических, географических, языковых и других границ базы данных АШС, ручной поиск остается необходимым.

Источниковая база исследования: отечественная и зарубежная литература по библиографоведеншо, библиотековедению, информатике, государственные стандарты по библиотечному делу и библиографии, издательскому делу и информатике; уставные документы, нормативные материалы и отчеты ЕАН, ГЕЛ, ГПБ и их справочно-библиографлческих подразделений, архивные материалы АН СССР.

Эксперт,1ентальная база исследования:

- массив уточняющих справок, выполняемых в справочно-библиографическом отделе Библиотеки АН СССР;

- библиографические пособия Ulrich'g International Periodicals Directory и Science Citation Index за

I986-1990 ГГ.

- компактные оптические диски CD-ROM Ulrich'a Plus и

OD-HOM Science Citation Index (компьютеры IBM PC/XT 286 И IBM PS/2).

Методы исследования: общенаучные метода сравнения, обобщения, анализа, синтеза, а такне эксперимент.

Научная значимость исследования.

Впервые подвергнута изучению основная фигура справочно-библиографического процесса - уточняющая справка; дано ее определение и раскрыта роль в оправочно-библиографическом обслуживании; предложена челночная блок-схема уточняющего поиска и обоснована целесообразность его автоматизации.

Практическая значимость.

Материалы диссертации могут быть иопользованы При подготовке нового ГОСТа, при преподавании курса по библиографической работе в библиотеке, по библиографической эвристике. Выводи, полученные в результате эксперимента будут иметь особое 8начение при комплектовании дисками CD-ком справочно-библио-графического фонда. Челночная блок-схема, позволяющая выявить вое возмонности поиска, будет полезна начинающим специалистам, а также и опытным библиографам в особо трудных случаях. Методическое пособие "Использование GD-HQM Science Citation Index в справочно-библиографичеокой работе", является руководством для библиотекарей и специалистов, впервые приступающих к работе на OD-HOM.

Апробация работы,

По материалам диссертации автор выступала с докладами на семинаре по справочно-библиографическому обслуживанию в ГБП (1988), на конференции молодых специалистов БАН (1989), на бовещаниа по справочно-библиографичеокой работе академических библиотек на базе БЕН (1990). Выводы исследования Применялись в регулярной работе о пбльзователями базы данных CD-ROM.

Диссертация состоит из введения, трех глав (I. Дефиниция уточняющей справки и ее удельный вес; 2. Методика выполнения уточняющей справки; 3. Методика выполнения уточняющей справки в автоматизированном режиме), заключения, приложения "Использование CD-E0M Science Citation Index В справочно-библиогра-фической работе" и опиока литературы (350 названий на рус. и англ. языках). В диссертации имеются '6 рисунков и 5 таблиц.

Основное содержание работы

Первая глава посвящена дефиниции уточняющей справки, а также ее распространенности и роли в справочно-библиографи-ческом обслуживании.

Уточняющая справка первоначально растворялась в общем понятии "библиографическая справка" (А.П.Радус-Зенькович, Н.Усольцев, М.Хатчинс и др.). Первые попытки ее дефиниции связаны с начавшимся в ЗО-е гг. XX в. процессом классифицирования справок (в первую очередь за рубежом, а затем и в СССР). В 1937 г. сотрудник ГЕН О.Клеменова впервые выдвигает "особый тип справки", направленный на "установление точного названия книги, автора, выходных данных, прочих элементов библиографического описания книги пли статьи".

В диссертации проанализированы 63 толкования и дефиниции уточняющей справки, сделанные отечественными и зарубежными авторами. Анализ производился в соответствии о принципом определения понятий через ближайший род и видовое отличие.

Ближайшим родом понятия "уточняющая справка" является "библиографическая справка".

В качестве видового отличия (по результатам анализа) указывались: в 24 случаях - "уточнение", в 21 - "установление", в 6-ти - "разыскание", в 5-тл - "выяснение", в 4-х-"идентификация", по одному разу встречались - "удовлетворение", "проверка", "восполнение", "исправление", "выявление". Из этого перечня, согласно правилу запрета порочного круга, необходимо сразу исключить "уточнение". Понятия "выявление", "исправление", "восполнение", "разыскание", "удовлетворение", "выяснение" не являются видовым отличием, так как по отношению к "уточняющей справке" являются слишком широкими и, таким образом, нарушается правило соразмерности. В качества видового отличия может выступать только "установление библиографических данных".

Но при выполнении уточняющей справки речь идет не о первичном установлении описания документа, а о восстановлении .ранее сделанного библиографического описания. Поэтому, в качестве видового отличия следует ввести термин "восстановление библиографического описания". Это является единственно пра-

вольным, поскольку во всех случаях, когда нудно найти недостающие элементы и (или) выявить ошибочные, следует обязательно получить описание в целом. Однако практически во всех дефинициях рассматривались или совокупность элементов библиографического описания (26 раз), или группа элементов (23 раза) , или даже один элемент (6). И только в двух дефинициях, сделанных В.И.Гатцук в 1949'г. и М.А.Андреевой в 1957 г., указывается необходимость нахождения "библиографического описания".

Итак, блинайший род - библиографическая справка, видовое отличие - восстановление библиографического описания документа. Для того, чтобы дефиниция была полной, необходимо добавить указание на исходный пункт выполнения справки - на запрос, ведь по существу, путь к ответу содержится именно в запросе.

В результате в диссертации вместо определения, данного в ГОСТе 7.0-84 предлагается следующее определение:

Уточняющая справка - это библиографическая справка, восстанавливающая подлинный образ документа в виде его библиографического описания, исходя из признаков, указанных в запросе.

В течение многих лет уточняющая справка рассматривалась как "проходная", как бы второстепенная, выполнение которой не требует особых интеллектуальных и временных затрат, и она занимает незначительное место в справочно-библиографическом обслуживании. В диссертации предпринята попытка установить ее количественное распространение.

Существуют многочисленные свидетельства сотрудников Публичной библиотеки о том, что уточнявдие справки, начиная о момента существования библиотеки "наводились ежедневно и не один раз в день", являясь основным видом деятельности.

В Библиотеке Конгресса в США в конце XIX в. наведение справок по установлению авторства книг включалось в круг неизменных ежедневных обязанностей библиотекаря.

Подтвердить это цифровыми данными оказалось достаточно трудной задачей ввиду недостаточной налаженности специфического дифференцированного учета справок, о одной стороны, а о другой - разнобоя в критериях учета. Тем не менее, использование опубликованных и неопубликованных отчетов крупнейших

библиотек СССР - ГБЯ, ГПБ, ЕАН и их справочно-библиографичес-ких подразделений, а также сведения, помещенные в печати о некоторых областных библиотеках, позволило вывести средний процент уточняющей справки в общем ряду справок - приблизи-. тельно 50%. Некоторые зарубежные авторы показывают очень высокий процент уточняющих справок от общего числа: 905? (Д.Ходг-сон), 80% (М.Эйвинг), е0% (К.Уинчелл).

0днаио': если к явным уточняющим справкам, которые учитываются в отчетах, прибавить "скрытые", то их число.значительно увеличится. "Скрытые" уточняющие справки - это справки, выполненные в различных подразделениях библиотеки (где они до сих пор не учитываются), а также уточнения, производимые при работе над другими видами справок - адресной и тематической. Основание для учета скрытых справок содержатся в статьях некоторых исследователей (И.Моргенштерна, Г.Калининой, By Динь Зяма и др.) и в ежедневной практике библиографической работы. Процент скрытых уточняющих справок составляет более 20%.

Таким образом, есть все основания полагать, что удельный вес уточняющей справки достигает 70%, что говорит о ее приоритете в СБО.

Вторая глава ставит задачей раскрытие методики выполнения уточняацей справки и создание блок-схемы уточняющего поиска.

Разработка методики выполнения берет начало на рубеже 20-30-х гг. XX в. Первыми попытались осветить эту проблему Н.Ю.'Ульянинский, А.Г.Фомин, Е.И.Шамурин, Н.В.Здобнов, рассматривающие ее в контексте литературно-книговедческого и краеведческого разыскания. Эти ученые привлекли внимание библиогра-фоведов к вопросам разыскания, дали стимул к его дальнейшему изучению, попытались раскрыть богатство справочно-библиогра-фического аппарата и возможностей его использования. В эти za годы в методике, предложенной Н.В.Здобновым (1933), уже прослеживается мысль о необходимости отталкиваться в поиске от данных самого запроса.

К концу 50-х гг. очень близко к решению проблемы подошли библиографы-практики. В работах И.Е.Вацадзе, Е.А.Ахутина, М.П.Коканиной, Н.Т.Козловой, Е.А.Павлович, М.И.Сониной, Г.Т. Колтыпиной, А.Т.Мачуриной, и особенно М.А.Садовой на эмпирическом уровне были раскрыты многие приемы выполнения уточняющей

справки. Практически стратегия поиска уже прослеживалась в этих раоотах, но еще не была сформулирована.

Б 1960 г. П.Н.Берков в монографии "Библиографическая эвристика" пришел к теоретическим обобщениям процесса библиографического разыскания и ввел понятие "недостающее звено", поиск которого выражается формулой а+в+х=а+в+с.

Постепенно накапливался значительный практический и теоретический материал для разработки выполнения уточняющей справки. В методических рекомендациях (составленных в ГЕЛ, ЕШ, ВДСХБ) появляется схема поиска, предусматривающая следуиъ щие этапы: анализ запроса, определение круга и последовательности просмотра источников, поиск, выдача справки.

Прогрессирующая автоматизация библиотечных процессов заставила библиографов искать возможности формализации библиографического поиска, что выразилось в появлении "блок-схем".

Родившись в трудах английских (ф.Стич) и американских (Ч.Бун-ге) исследователей, блок-схемы получили отражение и в трудах отечественных авторов. Первыми были Э.Шапиро и ¡О.Григорьев, которые составили блок-схемы пользования каталогами. Затем стали распространяться и блок-схемы библиографического поиска - из них особенного внимания заслуживают схемы, приведенные в двух учебниках: "Библиография. Общий курс" (1931) и "Библиографическая работа в библиотеке: Организация и методика" (1990). Данные блок-схемы являются шагом вперед по сравнению со схемами английских и американских предшественников, так как в них используется не один признак документа, а три или четыре. Они, что очень верно, предусматривают выход на поиск по другому признаку. В то же время они недостаточно четко ориентируют библиографа в системе библиографических пособий и рассчитаны на поиск только отечественных публикаций, тогда как в научных библиотеках основной массив уточняющих запросов касается иностранной литературы.

Суммируя все наиболее ценное в области методики, а также опыт работы справочно-библиографического отдела ЕАН СССР и знания, полученные на занятиях по куроу библиографической эвристики, проводившиеоя ЛГИК на базе СБО БАН, автор предлагает многоходовую челночную блок-схему поиска. Для этого вводятся понятия: "дерево признаков" (перечень признаков, т.е. характеристик диогыента, содержащихся'в запросе), "ход поиска"

(общее направление поиска, определяющее часть СБА, к которой следует обращаться), "шаг поиска" (конкретное библиографическое пособие). В блок-схеме выделены' следующие этапы:

Прием запроса

1. Выявление признаков

2.Составление дерева_

П

Принятие решения

I.Определение ходов

2.Определение шагов_

Реализация решения

поиск по избранному библиограф пособию

ЕГ Выдача справки

Блок-схема является челночной, благодаря тому( что в поиске не только последовательно используются определенные стратегией ходы и шаги, но и предусматривается обращение к исходным позициям в случае появления в ходе поиска новой информации (новых признаков) о документе. Графически блок-схему можно представить следующим образом (здесь выделены основные - "работающие " элементы кавдого блока)1

да - дерево признаков X - ход поиска Ш - шаг поиска

Р - реализация (обращение к избранному пособию) О - ответ

Приведенная блок-схема уточняющего поиска регламентирует поведение библиографа в ручном поиске и создает возможности для формализации поиска в автоматизированном режиме.

Третья глава посвящена выполнению уточняющей оправки в автоматизированном режиме. Проведен эксперимент по сравнении поиска на С1>-ноы Ш-гЮЬ'а Р1иа и о помощью печатного указателя и1г1оЬ'8 1ггёогпа'Ь1опа1 Peri.o4i.calB Й1гео1;огу. Оба пособия

охватывают один и тот же массив сериальных изданий, выходящих в мире. Массив выполненных справок составил 180 запросов. Из них 12 названий были найдены с помощью других библиографических источников, так как выходили за рамки охватываемых системой "Ulrica's" сериальных изданий. На CD-йОМ были найдены 168 запросов (100.2), по печатному изданию 144 запроса (85,7$).

Эксперимент показал явные преимущества автоматизированного поиска, которые выражаются в следующем:

1. В CD-ЮМ имеется более 20 входов в систему, а в печатном указателе только 2 (алфавитный указатель названий и предметная рубрика. Есть еще индекс issu, но в требованиях читателей он, как правило, не указывается).

2. Меню признаков od-eou создает возможности многоаспектного поиска с учетом изменяющихся потребностей, например, в меню введен признак "online", предусматривающий поиск и последующее подсоединение к онлайновым системам с электронными изданиями журналов.

3. Автоматизированная система предоставляет возможности комбинации любых признаков и осуществление их одновременного ввода, что позволяет четко ограничить запрос по составленному дереву признаков и их суммировать.

4. Ulrich's Plus CD-КОМ надежен и аффективен для уточнения сведений о сериальных изданиях. Особо следует отметить его оперативность: поиск колеблется от I до 4 мин., в то время как вручную монет занимать 5-20 мин. и более.

Однако, следует помнить, что это - идеальный случай, так как база данных Ulrich's Plus содержит огромный (более 107 тыс.), разнообразный по тематике и по охвату стран, устойчивый массив. Хотя данные приводятся на определенный год, но, благодаря устойчивости сериальных изданий, данные действительны на много лет вперед. Это позволяет проводить как текущий, так и глубокий ретроспективный поиск.

Иную картину дает использование другого CD-ROM. Проводился ПОИСК ПО CD-ROM Science Citation Index, который был значительно менее эффективен ввиду следующих ограничений:

- база данных, как и печатный указатель, охватывает лишь определенный хронологический период (полгода, год), что требует обращения к нескольким дискам или же к печатным указателям. Кроме того, год в запросе может быть указан неверно, что

совсем затрудняет попек;

- число расписываемых журналов, хотя и включает основное ядро мировых сериальных изданий, составляет всего 3000-3500 (в то время как в "Chemical Abstracts", например, '120 ТЫС.).

Челночная блок-схема действительна и прл автоматизированном режиме выполнения уточняющей справки. Библиограф выбирает из запроса признаки документа и сопоставляет их с меню, предлагаемым od-eom.. Определение хода поиска отпадает, так как уже выбран источник информации. После составления дерева признаков, библиограф выбирает шаг поиска, нажатием соответствую- . щей клавиш реализует его. Он так же, как и в ручном, поиске, может менять стратегию поиска, обращаясь к различным признакам по очереди, при этом ведется активны!; диалог с системой.

Наличие меню обеспечивает более широкий спектр возможностей поиска, чем в традиционной работе. Существенным преимуществом является возможность одновременного ввода признаков, различных по своему характеру, и осуществление комбинированного поиска, что значительно ускоряет получение результата.

Автоматизированное выполнение уточняющей справки является более эффективным а оперативным, чем традиционное. Однако :уго возможно в тех случаях, когда признаки документа не выходят за рамки тематических, хронологических, географических, языковых и других границ базы данных. В противном случае традиционный поиск остается единственным выходом.

Поиск на cd-hom - это частный случай автоматизированного поиска, поэтому выводы, полученные в результате эксперимента, применимы для других библиографических автоматизированных поисковых систем.

А так как в уточняющей справке выполняется весь процесс разыскания, дающего в результате библиографическое описание документа, эти выводы распространяются на все виды библиографических справок и на библиографический поиск в целом.

По теме диссертации опубликованы следующие работы;

1. Уточняющая справка,.ее дефиниция и место в справочно-библйографическом обслуживании // Информационное обеспечение научных исследований: Сб. науч. тр. - Л., 1990. - С. I03-II4.

2. Уточняющий поиск иностранных сериальных изданий в ручном и автоматизированном режимах // Науч. и техн. б-ки СССР. 1991. й 9. С. 3-8.

3. Пособие ПО использованию CD-EOM Bciance Citation Indexj в справочно-библиографической работе.-Л.,1991.-33 с. 13

ВВЕДЕНИЕ.

ГЛАВА. Х.ТГОЧНЯЮПАЯ (ШАВКА: ЕЕ

ДВШЙЭДЯ И ЗДЕЛЬНШ EEC. II

1.1. Что такое уточняющая справка. . II

1.2. Удельный вес уточняющей справки в справочно-библиографическом обслуживании.

ГЛАВА 2. МЕТОДИКА ВЫПОЛНЕНИЯ УТ0Ч1ШЖЙ

СПРАВКИ.

ШАБА 3. ВЫПОЛНЕН* К УТОЧНЯЮЩЕ СПРАВКИ

В АВГОМАТИЗИЮВАШЮМ ИЕКИМЕ.

Справочно-библиографическое обслуживание, задачей которого является удовлетворение разовых запросов читателей, читательских групп, библиотек и информационных организаций - важнейшая составная часть работы библиотек. Оно обеспечивает наиболее полное раскрытие фондов библиотек и эффективное использование библиотечных ресурсов в процессе обслуживания науки и культуры, техники и производства, образования и самообразования. Хорошо налаженное ОБО -гордость библиотеки и залог успешности ее будущего развития. Поэтому, изучение ОБО с целью его совершенствования является важной задачей библиографоведения.

Справочно-библиографическое обслуживание пронизывает всю библиотечную деятельность, и возникновение его восходит к появлению первых библиотек» Можно считать, что первый посетитель, обратившийся в библиотеку с вопросом об имени автора такой-то книги, навел первую справку. В трудах по истории крупнейших библиотек мира содержатся упоминания о начале справочного обслуживания на ранних этапах развития библиотек.

Еще до открытия Публичной библиотеки в Петербурге в I8IQ г. ее будущий директор А.Н.Оленин в "Положении об управлении Императорской Публичной библиотекой" подчеркивал, что одной из главных обязанностей библиотекарей является оказание посетителям "всех возможных услуг в отыскании сочинений, нужных для их занятий" /206, с.14/.

В "Положении о порядае пользования Библиотекой Императорской Академии наук" 1848 г. сказано: "Цель академической библиотеки -доставлять членам академии литературные пособия для ученых их занятий", поэтому в обязанности Ученого хранителя библиотеки включалось: "способствовать отысканию желаемых данных, сколько это возможно, из библиографических и справочных сочинений библиотеки, .Справки, для которых может быть нужно большее число томов, могут быть делаемы с удобностию в самой библиотеке" /6, с.212/.

Подобные свидетельства мы находим и в истории зарубежных библиотек. Так, в Индии еще до образования Имперской (впоследствии Национальной) библиотеки, в 1770 г. Ост-Индская компания, проведя ряд важнейших мероприятий в библиотечном деле, поставила вопрос о "бесплатном справочном обслуживании" посредством библиотек /292, с.38/. Б 1850 г. в библиотеке Колумбийского университета В.Джонс осуществлял библиографическую работу и выполнял различные справки /324, с.20/. В истории Гарвардского университета имеются свидетельства о том, что Джон Лангдон Сиблей (директор библиотеки университета в X84I-X87I гг.) всегда помогал в разнообразных разысканиях читателям, посещающим библиотеку, был источником "незамедлительной и эффективной помощи" /259, с.421/.

В 1802 г. президент Соединенных Штатов Т.Джефферсон сообщал в письме сенатору А.Болдуэну, что он лично составил первоначальный приблизительный каталог по юридической литературе для ежедневного наведения справок /287, с.23/ в только что открывшейся Библиотеке Конгресса3^.

В начальный период существования Библиотеки Конгресса справки иногда наводили сами члены Конгресса. О том, с каким усердием это делалось, свидетельствует следующий курьезный факт. Однажды, сенатор Маршалл, не ожидая, пока его обслужит библиотекарь, решил для нахождения сведений взять книгу с верхнего стеллажа, но в процессе этого опрокинул десяток тяжеловесных томов, один из которых ударил его по голове с такой силой, что сенатор пришел в состояние прострации. Очнувшись, он сказал: "Много раз за свою долгую жизнь я обрушивался на закон с помощью книг, но

В течение веков справочно-библиографическая работа не выделялась в самостоятельный участок, лишь в конце XIX в. началось образование специальных подразделений, занимающихся только справочной работой. В 1886 г. образуется справочный отдел в библиотеке Колумбийского университета, в 1900 г. - справочная библиотека Конгресса (как отдел Библиотеки Конгресса), в 1904 г. - Справочное бюро при Прусской государственной библиотеке, в 1910 г. - в Чикагской библиотеке, в 19X2 г. - в Нью-Йоркской публичной библиотеке, в I9I8-I9I9 гг. подобные отделы и службы появляются в библиотеках Советской России. В дальнейшем этот процесс получил повсеместное распространение•

Осмысление и изучение справочно-библиографического обслуживания началось сравнительно поздно. Первыми ласточками явились работы американского исследователя С.Грина. В 1876 г. в одном из первых номеров ТОЛЬКО ЧТО созданного "Library journal" была опубликована его статья "Межличностные отношения библиотекарей и читателей" /271/. Автор, характеризуя читательские запросы, сделал вывод, что сами по себе каталоги и библиографические указатели недостаточны для читателей, и между справочным аппаратом и читателем нужен посредник, который бы в нем ориентировался. Провозгласив девиз, ставший потом основным для американских библиотек -"помощь читателю" - С.Грин по сути заложил основу модели справоч-но-библиографической работы, включающей три компонента: читатель - библиограф - справочно-библиографический аппарат. Статья С.Грина и обсуждавшийся затем его доклад на эту же тему на конференции Американской библиотечной ассоциации, положили начало исследованию справочно-библиографической работы. В основном же планомерное это первый раз в моей жизни, когда закон обрушился на меня" /287, с.23/. изучение проблем СБО восходит к 20-30-м гг. нашего века и проводилось оно в первую очередь в СССР и США.

Ключом к советским исследованиям в области СБО являются работы И.Г.Моргенштерна /139, 140/, в которых дается аналитический обзор публикаций с 1959 по 1976 гг.*)

Современное состояние отечественной и зарубежной литературы по проблемам СБО (теория, методика, организация) представляет следующую картину.

В области истории СБО в нашей стране до сих пор единственными специальными исследованиями остаются труды Я.ИДотякова /206, t

207/ и статья Р.И.Иванхншшой /91/. Многоаспектное изучение спра-вочно-библиографической работы Публичной библиотеки в Петербурге Я.И.Хотякова включает вопросы организации СВР, характеристику ее содержания с 1814 по 1930 гг* Р.И.Иванюшина рассматривает историю справочно-библиографической работы в ГНИ со дня образования спра-вочно-библиографического бюро, т.е. с 1918 по 1959 гг.

В исторических исследованиях, посвященных Библиотеке Академии наук /101/ и ГЫ /102/, а также ГИБ, содержатся упоминания о спра-вочно-библиографическом обслуживании, к сожалению, носящие фрагментарный характер.

Среди публикаций зарубежных авторов истории СБО большое внимание уделяется канадским исследователем С.Ротштейном /323, 324, 325/, американцем Л.Капланом /288 , 289 , 290/, Б.Винаром /347,348/.

Общие вопросы теории, методики и организации СБО исследовались в работах И.Г.Моргенштерна /139-150/, Т.А.Васильевой /44-47/, Н.И .Барской (Балацкой) /16, 17/, Е.В.Иениш /92-96/, By Динь Зяма /59/ в СССР; В.Чайлда /247/, В.Бишопа /234, 235/, Б.Уилкинсона

Литература до 1958 г. освещена в статье Т.А.Васильевой

345/, Юатчинс /283/, Дж.Уайера /346/, Б.Винара /347 , 348/, У.Каца /291/ в США; С.Ротштейна /323-326/ в Канаде; Д.Грогана /274 , 275/ в Великобритании; А.Муккердаи /311/ в Индии,

Общая характеристика СБО в СССР и за рубежом по состоянию на 40-е гг. дана в кандидатских диссертациях Н.Карклиной и В.Граненого /68/.

Стержневым моментом сцравочно-библиографической работы является выполнение справок. Проблемы классификации справок в нашей стране и за рубежом подробно исследованы в диссертации М.В.Экстрем /221/, теория и методика библиографического разыскания рассмотрена в трудах Н.Ю.Ульянинского /194/, А.Г.Фомина /202, 203/, Е.И.Шамурина /214/, Н.В.Здобнова /86/, П.Н.Беркова /21-23/, М.А. Садовой /170/, Е.В.Иениш /188/, в публикациях Е .А .Ахутина /10/, А .В.Блюма /33/, И.Е.Вацадзе, В.П.Вайер, В.В .Клеве некой /112/, Й.Т.Козловой и М.П.Коканиной /116/, А.Т.Мачуриной /130/ и др., а также американцев С.Грина /271-273/ и Х.Хэлворсона /319/. Методике отраслевого поиска посвящены работы М*Н.Беспалова /22/, В,Н.Де-нисьева /*7б/, В.I.Левина /126/, Р.П.Золотаревой /68/, В.Кирова /XXI/, Л.Бэйли /229/, Д.Кроника /295/.

Согласно принятой практике и ГОСТу 7.0-84 "Библиографическая деятельность. Термины и определения", в число библиографических справок входят: тематическая, адресная, уточняющая. Тактика и методика поиска источников при выполнении тематической справки наиболее полно и убедительно представлена в работе Е.В.Иениш "Библиографический поиск в научной работе". Проблема уточняющей справки еще не подвергалась специальному изучению*

Объектом настоящего исследования и является уточняющая справка. Цель исследования - определить сущность уточняющей справки, выявить ее значение и место в общем процессе справочно-библиографического обслуживания, наметить пути совершенствования процесса ее выполнения. Исходя из намеченной цели, в диссертации поставлены следующие задачи:

- раскрыть сущность уточняющей справки и дать ее дефиницию;

- выявить удельный вес уточняющей справки в ряду других справок;

- разработать блок-схему выполнения уточняющей справки;

- провести эксперимент по сравнению эффективности ручного и автоматизированного уточняющего поиска*

На защиту выносятся следующие положения:

1. Дефиниция понятия "уточняющая библиографическая справка": Библиографическая справка, восстанавливающая подлинный образ документа в виде его библиографического описания, исходя из признаков, указанных в запросе*

2. Уточняющая справка в своих явных и скрытых ипостасях в количественном отношении занимает преимущественное положение в справочно-библиографическом обслуживании и является ведущим компонентом ОБО.

3. Выполнение уточняющей справки подчиняется предлагаемой в диссертации многоходовой челночной блок-схеме, основанной на построении дерева признаков документа, определении в соответствии с ним ходов и шагов поиска, предусматривающего возможность возвращения к исходным позициям в случае получения в процессе работы новых данных. Эта блок-схема работает как в ручном, так и в автоматизированном режимах.

4. Автоматизация библиографического поиска значительно повышает эффективность и оперативность выполнения уточняющей справки. Однако, во всех случаях, когда характеристики искомого документа выходят за пределы тематических, географических, хронологических, языковых и других границ базы данных АИПС, ручной поиск остается необходимым.

Источниковая база исследования: отечественная и зарубежная литература по библиографоведению, библиотековедению, информатике; государственные стандарты по библиотечному делу и библиографии, издательскому делу и информатике; отчеты, уставные документы, нормативные материалы БАН, ГИБ, ГБД и их справочно-библиографических подразделений.

Экспериментальная база исследования;

- маосив уточняющих справок, выполняемых в справочно-библиографическом отделе ЕАН СССР;

- библиографические пособия -Ulrich's International Periodicals Directory 1986/87; Science Citation Index 33 1986, 1967, 1988, 1989, 1990 гг.;

- компактные оптические диски - CD-ROM: Ulricas Pins Spring*87 Science Citation Index 1986; 198 (компьютеры™1 PC/XT

286 IBM PS/2,Mode150

Методы исследования: общенаучные методы сравнения, обобщения, анализа, синтеза, систематизации, а также эксперимент.

Научная значимость: Впервые подвергнута исследованию основная фигура справочно-библиогрефического процесса - уточняющая справка; дано ее определение и раскрыта роль в справочно-библиографическом обслуживании; предложена челночная блок-схема уточняющего поиска и обоснована целесообразность его автоматизации.

Апробация работы: По материалам диссертации автор выступила с докладами на семинаре по справочно-библиографическому обслуживанию в ГШ (1988), на конференции молодых специалистов в БШ

1989), на совещании по справочно-библжографической работе в ВЕН

1990).

Диссертация состоит из введения, трех глав (I. Что такое уточняющая справка; ее удельный вес в СБО; 2. Методика выполнения уточняющей справки; 3. Уточняющий поиск в ручном и автоматизиро

- 103 -ЗАКЛЮЧЕНИЕ

С тех пор как существует с пра вочно-би бли ограшиче с к ое обслуживание, существует и стремление библиографов и исследователей понять природу библиографического разыскания и регламентировать этот процесс, В решении данной задачи большое значение имеет выявление основной фигуры справочно-библиографического обслуживания. Нам представляется, что это - уточняющая библиографическая справка,

В задачу исследования входило: дать определение понятия "уточняющая справка", выяснить ее удельный вес в СЕО, раскрыть методику ее выполнения в ручном и автоматизированном режимах.

Уточняющая справка и в литературе, и в библиографической практике обычно рассматривалась как справка второстепенного значения, Однако данные опубликованных и неопубликованных отчетов различных библиотек, несмотря на неоднородность, а подчас и несопоставимость заключенных в них сведений, все же неоднократно свидетельствуют, что уточняющая справка в ее явных и скрытых ипостасях занимает ведущее место в ОБО (до 70$),

В большинстве определений уточняющей справки (в диссертации рассмотрены 62 толкования и дефиниции уточняющей справки) она характеризуется как "устанавливающая и (или) уточняющая" библиографические данные. Это сохранилось и в ГОСТе 7,0-84.

Анализ имеющихся дефиниций с точки зрения определения понятия через ближайший род и видовое отличие показал, что ближайший род - это "библиографическая справка". В качестве видового отличия может выступать только понятие "установление" библиографического описания". Однако изучение пути выполнения уточняющей справки показало, что фактически речь идет не об установлении, а о восстановлении ранее сделанного библиографического описания. Поэтому, видовым отличием будет термин "восстановление библиографического описания". Это является единственно верным, поскольку во всех случаях, когда нужно найти недостающие элементы и (или) исправить ошибочные, следует обязательно получить описание в целом» Чтобы дефиниция была полной, необходимо также добавить указание на исходный пункт выполнения справки - на запрос. Предлагаемая в диссертации дефиниция выглядит следующим образом: Уточняющая справка - это библиографическая справка, восстанавливающая подлинный образ документа в виде его библиографического описания, исходя из признаков, указанных в запросе»

В области методики выполнения уточняющей справки накоплен значительный опыт, отраженный в литературе» Суммировав все наиболее ценное, а также опыт работы справочно-библиографического отдела БАН и знания, полученные на занятиях по курсу библиографической эвристики, проводившиеся ЛГИК на базе СБО БАН, автор предлагает многоходовую челночную блок-схему поиска. Для этого были введены понятия: дерево признаков (перечень признаков, т.е. характеристик документа, содержащиеся в запросе), ход (общее направление поиска, предусматривающее обращение к той или иной части СБА) и шаг (выбор конкретного библиографического пособия). Блок-схема основывается на следующих этапах: этап приема запроса (выявление признаков и составление дерева признаков), этап принятия решения (определение ходов и шагов поиска), этап реализации решения (поиск по конкретному пособию,в ходе которого происходит верификация, т.е. сопоставление полученного библиографического описания с данными запроса), ответ. Блок-схема является челночной потому, что в поиске не только последовательно используются определенные стратегией ходы и шаги, но и предусматривается обращение к исходным позициям в случае появления в ходе поиска новой информации о документе .

Челночная многоходовая блок-схема является работоспособной как в ручном, так и в автоматизированном режимах, с той только разницей, что выпадает блок "ход поиска", так как поиск ведется в уже определенной базе данных.

В диссертации произведен эксперимент по выполнению уточняющей справки ПО печатному указателю Ulricas International Periodicals Directory и его аналогу на компактном оптическом диске

CD - rom uirich.1 s Plus 1 Spring» 87 результаты КОТОРОГО ПОКЭЗаЛИ, что 24 запроса из выполненных 168 могли быть найдены только с помощью 0d - rom С помощью cd-rom мы добились 100$ выполнения, с помощью печатного указателя - 85,7$,

Эксперимент отчетливо показал достоинства cd-rom в том случае, когда они содержат устойчивый массив документов или охватывают широкие тематические границы. В этих случаях за счет мно-гоаспектности поисковых признаков и возможности их комбинирования, эффективность поиска значительно возрастает, а также значительно сокращаются временные затраты.

Превосходные результаты, полученные на CD - rom uirich»s объяснялись также тем, что база данных содержала огромный (более 107 тыс. названий) массив периодических и продолжающихся изданий мирового охвата, позволяющий вести и текущий, и ретроспективный поиск, что объясняется относительной устойчивостью массива.

В другом случае (поиск по cd-rom sci ) таких ярких преимуществ достичь не удалось ввиду хронологических ограничений и относительно малого числа расписываемых журналов.

Анализ эксперимента позволил сделать следующие выводы: Челночная блок-схема действительна и при выполнении уточняющей справки в автоматизированном режиме. Пользователь может менять стратегию поиска, обращаясь, как и в ручном режиме, к различным признакам по очереди.

Наличие меню обеспечивает более широкий спектр возможностей поиска, чем в традиционной работе. Особым преимуществом cd-rom является возможность одновременного ввода ряда признаков, различных по своему характеру, и осуществление комбинированного поиска, что значительно ускоряет получение результата»

Автоматическое выполнение уточняющей справки является более эффективным и оперативным, чем традиционное. Однако это не означает, что традиционный поиск уходит в прошлое.

Поиск на °d - R0M - это частный случай автоматизированного поиска, поэтому выводы могут быть применены к любой библиографической автоматизированной поисковой системе.

Так как в уточняющей справке выполняется весь процесс разыскания, дающего в результате библиографическое описание документа, эти выводы распространяются на все виды библиографических справок и на библиографический поиск вообще - в ручном и автоматизированном режимах.

Результаты диссертации могут быть использованы при разработке нового ГОСТа по библиографической деятельности, в преподавании курсов по библиографической работе в библиотеке и по библиографической эвристике, при обучении молодых специалистов справочно-би-бли ографиче с к ог о о тде ла.

- 10? -СШСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Автоматизация и механизация библи о те чн о-би бли огра фиче ских процессов: Сб.науч.тр. - Киев, 1989. - 88 с.

2. Автоматизированные библиотечно-информационные системы: Ш Науч.семинар 29-31 мая 1989 г., Тез.докл. - Новосибирск, 1989. -139 с.

3. Александрова А.Д., Бахарева Г.В., Ракитина В.П., Розова Н.М. Формирование фонда справочно-библиографической литературы в БАН СССР // Справочн.фонды науч.библиотек и их использование. -Новосибирск, 1978. - 129 с. - С.5-17.

4. Алексахина И.В. Методика выполнения устной справки по советской литературе // Сб.метод.статей по библиотековед, и библиографии. 1965. Вып.17. С.214-250.

5. Андреева М.А, // Общая библиография: Учебник. - М., 1957.

- с. 425-440.

6. Андреева М.А. // Общая библиография: Учебник. - М., 1969.

- С. 527-ЬЗО.

7. Антонов В. Основы методики библиографического разыскания советских правовых актов // Сб.метод.статей по библиотековед, и библиографии. 1965. Вып.17. С.4-123.

8. Архив Академии наук СССР. Ф.Х58. Оп.1. Ш 408, 412-4X5, 417-420, 421, 423, 424, 607-6X2; Од.2. № II, 212; Ф.751. Оп.1. J* 2; Ф.З. Од.8. № 127.

9. Архипова М.К., Соколов А.В. Библиографический поиск как предмет изучения библиографоведения и информатики // Связь библио-течно-библиографических дисциплин с информатикой. - Л., 1982. -C.I0I-I25.

10. Ахутин Е.А. Работа по ликвидации отказов на требования читателей общего читального зала в Гос.Публ.Истор.б-ке РСФСР //

Сб.студ.работ Моек.Гос.библ. ин-та. I960. Вып.6. С.3-19,

11. Ашмарина Т.Н. Поиск информации в ГПНТБ СО АН СССР // История становлен. и развит, системы библиотечно-библиограф. об-олуж. научно-исслед. учреждений Сибирского отделения АН СССР. -Новосибирск, 1978. - C.I0I-II3.

12. Байчурина А. Из истории справочно-библиографической работы в общем читальном зале Государственной библиотеки СССР им.В,И, Ленина // Б-ка СССР им. В.И.Ленина: Опыт работы. - 1949. - № 2. -С.44-56.

13. Банк В.Э. Справочная работа в библиотеках Ленинграда: Организация, формы и объем работы // Красный библиотекарь. - 1928. - Ш 6. - С.40-49.

14. Банк В.Э. Справочное бюро при Российской Публичной библиотеке // Библ.обозрение. - 19X9. - Кн.1. - С.256-258.

15. Баркан B.C., Денисьева Г.Д. Справочно-библиографическая работа в городских ИБС // Проблемы библиографической работы в ИБС: Вопросы библиографоведения. - М., 1981. - С.80-87.

16. Барская Н.М. Использование метода экспертных оценок в экспериментальном изучении справочно-библиографической работы // Проблемы оптимизации функционирования библиотечных систем. - Л., 1984. - Выл.5. - С.26-43.

17. Барская (Балацкая) Н.М. Комплексный анализ СБО ОУНБ: Автореф. дисс. . канд.пед.наук. - Л., 1987. - 17 с.

18. Бахарева Г.В., Розова Н.М. Типология библиографических пособий, используемых при доработке читательских требований в БАН СССР // Информационно-библиографическая работа и ее совершенствование. - Л., 1979. - C.-6J-M.

19. Белоусов В.Д. Способ разработки норм на составление письменной библиографической справки в универсальных библиотеках //

Сб.материалов в помощь разработке проблемы "Библиотечно-библиогр. ресурсы науч.информации". - 1974. - Вып.4. - С.82-147.

20. Беляева Р.А. Обслуживание читателей устными библиографическими справками в научном читальном зале литературы и искусства // Сб. метод.статей по библиотековед, и библиогр. -Л., 1961. -Вып.УХ(ХХУП). - С .43-60.

21. Берков П.Н. Библиографическая эвристика (теория и методика библиографических разысканий). - М., I960. - 173 с.

22. Берков П.Н. Введение в технику литературоведческого исследования. -Л., 1955. - 154 с.

23. Берков П.Н. К вопросу о методике библиографических разысканий // Сов.библиогр. - Х948. - JH 5. - С.73-91.

24. Беспалов М.Н. Справочно-библиографическое обслуживание экономической литературой читателей научных библиотек. - М., 1962.

- 17 с.

25. Библиографическая работа в библиотеке: Организация и методика: Учебник. - М., 1990. - 255 с.

26. Библиографическая работа государственных библиотек союзных республик: Справочнотбиблиографическое обслуживание / Метод, рек. - М., 1986. - 79 с. - (ГБЛ).

27. Библиографическая работа областной библиотеки: Практ.пособие. - М., Х967. - 244 с.

28. Библиографическая работа с запросами абонентов: Метод, рек. - Новосибирск, 1980. - 32 с.

29. Библиографическая работа сельской библиотеки: Метод,рек.

- Минск, Х988. - 28 с.

30. Библиографическая работа технических библиотек: Метод, пособие / Сост. Н.Г.Старобинская. - М., 1963. - 49 с. - (ГШТБ).

31. Библиографическое уточнение читательских требований (из опыта работы МБА ГШ®). - M.f 1967. - 24 с. / Сост. М.И.Сонина.