автореферат диссертации по документальной информации, 05.25.02, диссертация на тему:Отраслевая система документации в сфере высшего профессионального образования

На правах рукописи

47734

РЮМШИНА Елена Владимировна

ОТРАСЛЕВАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ В СФЕРЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ: ТЕОРИЯ, ИСТОРИЯ, СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ

05.25.02 - Документалистика, документоведение, а рхивоведение

АВТОРЕФЕРАТ диссертации на соискание учёной степени кандидата педагогических наук

2 6 МАЙ 2011

Краснодар - 2011

4847734

Работа выполнена на кафедре документоведения и информационной культуры Федерального государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Краснодарский государственный университет культуры и искусств»

Научный руководитель: доктор педагогических наук, профессор

Зиповьева Нонна Борисовна

Официальные оппонснтькдоктор педагогических наук, профессор

Курганский Сергей Иванович

кандидат педагогических наук, Куликова Татьяна Александровна

Ведущая организация: ФГОУ ВПО «Кубанский государственный

технологический университет»

Зашита состоится « у> июня 2011 года в «-'/З » часов на заседании диссертационного совета Д 210.007.01 в ФГОУ ВПО «Краснодарский государственный университет культуры и искусств» по адресу: 350075, г. Краснодар, ул. 40-лет Победы, 33, ауд. 118.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке ФГОУ ВПО «Краснодарский государственный университет культуры и искусств» по адресу: 350075, г. Краснодар, ул. 40-лет Победы, 33.

Текст автореферата размещен на сайте ФГОУ ВПО «Краснодарский государственный университет культуры и искусств» http: //www.kguki.info « -М-» мая 2011 года.

Автореферат разослан « » мая 2011 года.

Ученый секретарь диссертационного совета

А.Н. Дулатова

ОБЩАЯ ХАРКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность темы исследования определяется значением, которое придается высшему профессиональному образованию на современном этапе, находящемуся на пути модернизации. Модернизация высшего профессионального образования в России осуществляется по нескольким направлениям, связанным с присоединением нашей страны к Болонской декларации 19 сентября 2003 г., с введением в действие Федерального Государственного образовательного стандарта третьего поколения, внедрением в процесс управления высшим учебным заведением компьютерных технологий, ориентацией системы образования на требования Системы менеджмента качества, изменением законодательной базы в сфере образования. Предполагаемые изменения должны содействовать интеграции российской высшей школы в создающееся общеевропейское образовательное пространство, способствовать решению ключевой задачи - достижению нового качества отечественного высшего профессионального образования.

В современных условиях возрастает значимость процесса докумен-тационного обеспечения образовательной деятельности, качества системы документации в сфере высшего профессионального образования, которую также ожидают кардинальные изменения. Данная система эволюционно складывалась на протяжении всего исторического периода существования высшей школы и сегодня представляет определенную взаимосвязанную совокупность видов документов, выполняющих важные функции в системе высшего профессионального образования.

Особую сложность в сегодняшних условиях обретает проблема преодоления противоречий между:

- возросшими требованиями к высшим учебным заведениям страны и отсутствием четко разработанного научно обоснованного методического обеспечения процессов документирования образовательной деятельности высших учебных заведений;

- бурно развивающейся практикой документирования образовательной деятельности и отставанием теоретического осмысления в этой области;

- традиционно сложившейся организацией документационного обеспечения образовательной деятельности и объективной потребностью изменения её содержания, форм, методов, приёмов, средств и технологий.

Разрешение вышеуказанных противоречий отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования позволит предложить поэтапную замену устаревших и несоответствующих новым требованиям элементов на научной основе, систематично и последовательно.

Документоведение как теоретическая дисциплина окончательно не оформлена и многие проблемы не получили широкого освещения в специальной литературе. Это относится и к вопросам видовой классификации документов, группировки документов в системы документации, структуры

и структурных связей систем документации, их наполнения и содержательной характеристики, дифференциации на универсальные и отраслевые.

Учения о системах документации как систематизированного научного знания, входящего определённым разделом в документоведение, не сложилось. Знания о них рассеяны по разным источникам на уровне взглядов отдельных авторов, что и предопределяет необходимость соответствующего теоретического осмысления и актуальность данного диссертационного исследования.

Степень научной разработанности проблемы. Впервые термин «система документации» в 1959 году стал применять К. Г. Митяев, именно он разделил системы документации на «универсальные» и «отраслевые».

История складывания систем документации, их определение, попытки выстроить классификацию нашли отражение в работах 70-х - 80-х годов XX века (Я.З. Лившиц, A.B. Елпатьевский, В.Н. Автократов, А.Н. Сокова).

A.B. Елпатьевский предложил понимать систему документации как «обеспечивающий достижение определённой цели комплекс взаимосвязанных документов, характеризующихся наличием установленных критериев возникновения каждого из них».

Позже определение, системы документации было сформировано и нормативно закреплено в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». А.Н. Сокова была одним из первых авторов, которые начали писать о системах документации. Так, согласно её теории, главным в оценке системы документации является то, что система документации призвана обслуживать процесс управления и должна выполнять те функции, для которых она задумана. В обзорной статье В.Д. Ба-насюкевича и А.Н. Соковой «Вопросы формирования теории документо-ведения» дан краткий анализ эволюции взглядов учёных на проблему определения понятия, принципов выделения систем документации. Проведённый ими содержательный анализ специальной литературы показал, что единства взглядов на проблему дифференциации систем документации нет.

Авторы учебника « Организация работы с документами» В.А. Куд-ряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло, М.В, Ларин и другие рассмотрели историю развития системы государственного делопроизводства, нормативно-методическую базу, основные понятия и терминологию, общие правила работы с документами. Также они охарактеризовали универсальные системы документации и определили их назначение.

Отраслевая специфика документов, и, соответственно, формирование отраслевых систем документации как совокупности документов, обслуживающих конкретные направления отраслевой деятельности, специалистами не рассматривалась.

Но обращение к совокупности документов в сфере высшего профессионального образования показало, что на уровне нормативно-методической разработки и практического использования эта система документации

сложилась, функционирует и активно исследуется в контексте проблем педагогики высшей школы, законотворческих процессов, управления образовательными учреждениями. Этим вопросам посвящены работы Б.Г. Ананьева, И.Б. Федорова, В.Г. Кинелева, В.И. Жукова, В.Л. Сластенина и др.

Достаточно продуктивно ведутся исследования истории складывания отраслевой системы документации в русле исследований истории высшего профессионального образования. Это работы JT.A. Майбороды, Т.В. Кузнецовой, Х.Э. Мариносян, О.В. Горелик, Е.А. Давыдовой.

Процесс перехода высшей, школы на условия Болонского соглашения потребовал пересмотра не только организации образовательной деятельности, но и внесения изменений в документы. Этот аспект отражён в работах С.А. Дружилова, Т.А. Дубровской, Т.И. Киселёвой, B.C. Магун, А.И. Субетто и др.

В высшие учебные заведения активно внедряются электронный документооборот и системы менеджмента качества, существенно видоизменяющие как сами документы отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования, так и формы, методы работы с ними. Об этом писали Ю.М. Кукарина, М.В. Ларин, H.A. Селезнёва, В.А. Сальников и др.

Объект исследования - отраслевая система документации в сфере высшего профессионального образования.

Предметом является теория, история, современное состояние и перспективы развития отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования.

Цель исследования - осуществить комплексный анализ отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования и определить перспективы её развития.

Задачи исследования:

- изучить понятия «документ» и «система документации» с точки зрения системного подхода;

- раскрыть понятие «отраслевая система документации»;

- охарактеризовать структурные связи и системные качества отраслевой системы документации в сфере высшего, профессионального образования;

- определить место отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования среди других систем документации;

- рассмотреть историю и осуществить периодизацию отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования и описать произошедшие в связи с этим изменения в делопроизводстве образовательных учреждений;

- разработать классификацию документов отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования в соответствии с выполняемыми функциями;

- проанализировать грядущие изменения в документах отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования;

- разработать наиболее оптимальный вариант её развития в условиях информатизации и глобализации.

Методологическая база исследования. Исследование отраслевых систем документации предполагало применение общей теории систем (Л.фон Берталанфи, A.A. Богданов (Малиновский), Д.М. Гвишиани, Э.Г. Юдин, Э.М. Мирский, В.П. Кузьмин, В.Н. Садовский, Г.П. Щедровиц-кий, В.Н. Спицнадель и др.), позволившей рассмотреть структуру и структурные связи, факторы влияния на них внешней среды, прогнозировать грядущие изменения, выработать принципы управления.

Изучение систем документации - прерогатива документоведения, рассматривающего документ с позиции разных научных школ: управленческой (Н.С. Ларьков, Т.В. Кузнецова, М.В. Ларин, А.Н. Сокова, Е.А. Плешкевич, В.Д. Банасюкевич), библиотечно-библиографической (Ю.Н. Столяров, Г.Н. Швецова-Водка, H.H. Кушнаренко), школы документалистики (Г.Г. Воробьёв). В рамках документоведения документы характеризуются с помощью выявления сходства и различия между ними, поиска способов их идентификации, устойчивых сочетаний свойств и их группировки в виде обобщенной идеализированной модели.

Методологической базой исследования выступает также система управления в сфере образования, педагогика высшей школы (P.C. Пионова, М.В. Буланова-Топоркова, В.А. Сластенин), законодательство в сфере образования (Г.Т. Ермошин, Л.Н. Глебова, Е.А. Болотова), нормативные, инструктивно-методические документы, регламентирующие образовательный процесс.

Методы исследования. Анализ трудов по документоведению позволил рассмотреть понятие «документ» и «система документации» с точки зрения системного похода.

Был проведён источниковедческий анализ документов в процессе развития высшего образования в России, структурно-функциональный анализ документов, которые участвуют в организации учебного процесса. Разработана классификация документов отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования.

В процессе исследования был применён метод моделирования для разработки оптимального сценария развития отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования.

Научная новизна. Впервые документ охарактеризован с системных позиций, что позволило представить его как детерминированную, гетерогенную систему с подсистемами, выполняющими информационную, защитную, правовую, идентификационную, смысловую, контролирующую, разъяснительную, регистрационную, поисковую функции.

Обосновано понятие «отраслевая система документации» как совокупности взаимосвязанных документов, обслуживающих конкретные

направления отраслевой деятельности. Определено место отраслевой системы документации, которая функционирует в отрасли на правах инфраструктуры и обеспечивает посредством документов связь с обслуживаемой сферой деятельности.

Определены структурные связи отраслевой системы документации: генетической преемственности, иерархические, по родству содержания заключённой в документах информации, связи упорядочения и включённости. Охарактеризована структура отраслевой системы документации, включающая группы документов, определяющих параметры нормального состояния предметной области, документирующих основной и вспомогательные процессы в отрасли, осуществляющих контроль за технологическим процессом, содержащих требования к средствам труда и оборудования, требования к персоналу, отраслевой правовой документации и документации, подтверждающей качество конечного продукта отрасли установленным требованиям и нормам.

Охарактеризована система документации в сфере высшего профессионального образования как двухуровневая, многослойная, иерархически организованная, преломляющая общую структуру отраслевых систем документации к специфике своей отрасли.

Показано, что документы отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования выполняют ряд взаимосвязанных функций: правовую, методическую, координирующую, распределительную, управленческую, организационную, учётную, отчётную, стратегического планирования. Разработана классификация документов отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования в соответствии с выполняемыми функциями.

Изучена история становления отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования в РФ, выделены 4 этапа её становления, определены факторы, оказывающие влияние на её дальнейшее развитие.

Показаны перспективы отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования в условиях информатизации и глобализации.

Теоретическая значимость. В документоведение введено новое знание относительно отраслевых систем документации, их места, структуры, функций, наполнения, особенностей организации и функционирования. Это позволит в будущем разработать общую теорию документа. Выявлены и обоснованы закономерности складывания отраслевых систем документации, они прослежены на примере подобной системы документации в сфере высшего профессионального образования, которая может служить образцом для других отраслевых систем документации.

Практическая значимость заключается в возможности на основе представленной классификации документов отраслевой системы докумен-

тации в сфере высшего профессионального образования разработать типовой перечень форм документов, используемых в образовательной деятельности высших учебных заведений.

Результаты диссертационного исследования могут быть использованы в процессе профессиональной подготовки документоведов, в курсах повышения квалификации.

Положения, выносимые на защиту:

1. Отраслевые системы документации как совокупность взаимосвязанных документов, обслуживающих отраслевые виды деятельности, осуществляют документирование основного процесса отрасли, его законодательное и нормативное регулирование, учёт и контроль, определяют требования к персоналу, оборудованию и средствам труда, к качеству конечного продукта отрасли и его соответствию установленным нормам.

2. Отраслевая система документации в сфере высшего профессионального образования имеет яркую специфику в видовом составе документов, обусловленную особенностями документирования основного процесса этого направления отраслевой деятельности. Все документы, входящие в систему, могут быть рассмотрены в виде пирамиды, в основании которой:

- группы документов на федеральном уровне: документы, определяющие стратегию развития высшего профессионального образования, правовые акты, инструктивно-нормативные и инструктивно-методические документы, регламентирующие деятельность образовательных учреждений всей страны;

- группы документов на локальном уровне: документы, регламентирующие и регулирующие деятельность образовательного учреждения, документы оперативного управления образовательным учреждением, методические документы по организации учебного процесса, документы, обеспечивающие учебный процесс и документы, координирующие учебный процесс.

3. Развитие отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования условно можно разделить на четыре исторических этапа:

- первый этап складывания отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования тесно связан с формированием самой системы образования, которая берёт начало в глубокой древности;

- начало второго этапа развития отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования можно отнести к началу XIX века, когда количество учебных заведений в России значительно возросло, стала складываться отечественная система высшего профессионального образования;

- начало третьего этапа развития отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования пришлось на период 20-х годов XX века, когда после Октябрьской революции произошли кардиналь-

ные изменения в системе высшего профессионального образования, существенным образом затронувшие и совокупность образовательных учреждений, методику обучения, и документацию, регламентирующую и обеспечивающую учебный процесс;

- четвёртый этап развития отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования начался в 1991 году и продолжается в настоящее время.

4. В отраслевой системе документации в сфере высшего профессионального образования прогнозируются кардинальные изменения в видовом составе документов, их форме и содержании, которые вызваны модернизацией всех сфер жизнедеятельности, в частности:

- внедрением электронных документов и электронного документооборота в деятельность высших учебных заведений;

- вхождением Российского высшего профессионального образования в Болонский процесс;

- внедрением в сферу высшего профессионального образования требований Системы менеджмента качества, в связи с чем вводится сертификация образовательных услуг требованиям международного стандарта ISO 9001:2000;

- изменением законодательной базы в сфере образования.

5. Проведённый анализ предстоящих значительных изменений в системе документации в сфере высшего профессионального образования позволяет прогнозировать дальнейшее её развитие по 3-м сценариям:

- тормозящему, который может быть актуален в случае медленных изменений, вялых и эпизодических импульсов, посылаемых отраслью системе документации;

- радикальному, в случае реализации которого замена устаревших элементов происходит на научной основе и последовательно;

- обвальному, когда развитие системы документации будет осуществляться быстро, без инструктивного руководства центра, хаотично, непоследовательно.

Позитивное развитие по второму сценарию предполагает разработку комплекса мер по внедрению единых требований и правил, подготовке методических рекомендаций и проведению обучающих мероприятий.

Апробация результатов исследования. Основные положения и выводы диссертации опубликованы в 7 публикациях автора и представлены на научно-практических, научно-теоретических конференциях и семинарах различного уровня: «Документационные процессы в информационном обществе» (Саратов, 2009), «Современные проблемы педагогических и психологических исследований в сфере профессионального образования» (Краснодар, 2009), «Молодёжь в культурно-образовательном и правовом пространстве региона» (Славянск-на-Кубани, 2010), XXXVII научной конференции студентов и молодых учёных вузов Южного Федерального округа

(Краснодар, 2010), «Кайгородовские чтения» (Краснодар, 2010), в региональном научном журнале «Культурная жизнь Юга России», (Краснодар, 2009). Результаты исследования внедрены в процесс преподавательской деятельности в Краснодарском государственном университете культуры и искусств в курсе «Документоведение». Разработан спецкурс по теме «Отраслевые системы документации».

Структура диссертации. Диссертация состоит из введения, двух глав, шести параграфов, выводов, заключения, списка использованной литературы и источников.

ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ ДИССЕРТАЦИИ

Во введении обоснована актуальность исследования, сформулированы цели и задачи, решение которых позволяет достичь поставленных целей; показаны те стороны диссертации, которые позволяют выявить её научную новизну, теоретическую и практическую значимость; определяются объект, предмет, цель, задачи, структура диссертации; указываются методы изучения темы; формируются положения, выносимые на защиту.

В первой главе «Общая характеристика и особенности рассмотрения отраслевой системы документации в сфере образования» рассмотрены понятия «документ» и «система документации», понятие отраслевой системы документации, проведён теоретический анализ отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования.

Документ - внутренне богатый объект, в котором выделяется множество аспектов (информационный, управленческий, социологический, лингвистический, технологический и т. д.), он может изучаться с точки зрения содержания, формы, языка, общественного предназначения, исторического функционирования, стилистических особенностей жанра, читательского мнения; документ может быть подвергнут исследованию как самостоятельный феномен, а может рассматриваться в совокупности, объединённой каким-либо признаком. Это предопределяет возможность его исследования с позиции системного подхода, при котором документ рассматривается как система.

В современной науке методологическая специфика системных методов ориентирует исследование на раскрытие целостности объекта и обеспечивающих ее механизмов, на выявление многообразных типов связей сложного объекта и сведение их в единую теоретическую картину. Главной методологической установкой системного анализа в области докумен-товедческих исследований является изучение свойств документа, его составных элементов, факторов, влияющих на их становление и выявление на этой основе среди множества связей и отношений документа такие, которые определяют действие всех остальных связей и отношений.

Применение системных методов анализа позволило охарактеризовать элементный состав, структуру документа, охарактеризовать документ как детерминированную, гетерогенную систему.

Элементами документа выступают его реквизиты, именно они составляют структуру документа, различным образом располагаясь относительно друг друга. По родству выполняемых функций они объединяются в подсистемы. Выделены подсистемы, выполняющие защитную, информационную, правовую, идентификационную, смысловую, ознакомительную, контролирующую, разъяснительную, поисковую, регистрационную функции.

Документ как система имеет системные качества: целостности, структурности, централизации (децентрализации), эмерджентности, которые позволяют автономно функционировать в более крупной системе - макросистеме, в качестве которой выступает система документации. Объединившись в систему документации совокупность документов обретает новое системное качество, позволяющее выполнить больше задач, нежели набор несвязанных между собой документов.

Системы документации функционируют в сложной внешней среде, а обслуживаемые с помощью документов области деятельности тесно переплетаются, и один и тот же документ может быть использован в разных целях. Это свидетельствует о том, что структура области деятельности и структура системы документации, обслуживающей эту область деятельности, не зеркальны. А также означает, что документ может входить на правах элемента сразу в несколько систем документации, в каждой выполняя собственную функцию. Это обстоятельство осложняет эффективное управление системой документации, которое должно учитывать факторы среды, внутренние ресурсы системы, её балансирование в пределах положительных значений - гомеостазис, тенденции развития - всё то, что составляет качество системы.

Качество системы характеризуется со стороны реализованное™ атрибута системности. Так, качество системы можно различать как высокое или низкое, система может быть эволюционно зрелой либо, напротив, эволюционно незрелой, хаотизированной, либо высокоупорядоченной, развиваться быстро или медленно, быть гармонично сложенной, либо дисгармоничной (П.В. Кикель, Э.М. Сороко). Эти параметры применимы к анализу и систем документации, которые различаются по степени упорядоченности, в них могут сосуществовать целые пласты устаревших элементов одновременно с передовыми. Это ведёт к нестабильности системы, снижению эффективности её функционирования. Знание общих законов функционирования систем позволяет предвидеть путь дальнейшего развития систем документации и определить тактику и стратегию управления ими.

Впервые термин «система документации» стал применять К.Г. Митяев. Далее складывание систем документации, их определение, классификация нашли широкое отражение в работах 70-х годов XX века (Я.З. Лившиц, A.B. Елпатьевский, В.Н. Автократов, А.Н. Сокова). Позже определение системы документации было сформировано и нормативно закреплено.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Опираясь на взгляды К.Г. Митяева, сегодня принято разделять универсальные (функциональные) и отраслевые системы документации. Первые используются повсеместно, на любых предприятиях с любой формой собственности, независимо от их объёма. Вторые имеют более узкую сферу применения в какой-либо конкретной области деятельности. В каждой конкретной отрасли различия в процессах, способах, приёмах труда так повлияли на документы, что они приобрели отраслевую специфику, это и стало исходным моментом формирования отраслевых систем документации - совокупности взаимосвязанных документов, обслуживающих конкретные направления отраслевой деятельности.

Они выполняют управленческую функцию, играют роль связующего звена, обеспечивающего слаженность действий предприятий отрасли, осуществляют законодательное и нормативное регулирование процессов деятельности, учёт и контроль, фиксируют наработанный опыт, отвечают за преемственность деятельности и т.д.

Отраслевая система документации функционирует в отрасли на правах инфраструктуры. Результат этой деятельности способствует совершенствованию технологического процесса в отрасли.

Внутренние задачи отраслевых систем документации нацелены на оптимальное, своевременное и качественное решение возникающих в процессе отраслевой деятельности проблем. Внешние задачи - это удовлетворение потребностей общества в документах, связанных с содействием в определенных областях человеческой деятельности.

Отраслевая система документации не статична, она развивается от менее развитых форм к более развитым. Интенсивность документального потока является движущей силой развития отраслевой системы документации. В малоразвитых и несложившихся системах документов с отраслевой спецификой немного и связи между ними, как правило, случайны. С развитием и становлением системы, с увеличением количества документов в ней устанавливаются связи, называемые структурными, которые создают внутреннюю организацию отраслевой системы документации и поддерживают ее каркас.

В отраслевой системе документации функционирует отраслевой принцип, связанный с селекцией документов по содержательно-предметному признаку. Он определяет связь документов с обслуживаемой практикой, с реальными потребностями отрасли.

Структура отраслевой системы документации слагается на пересечении структуры отрасли и структуры документной деятельности. И включает отдельные разновидности документов, объединённые в подсистемы, связанные структурными связями.

Выделяются связи генетической преемственности или порождения. Один документ инициирует ряд других документов, и они оказываются связанными друг с другом не только по содержанию, но и по другим характеристикам (например, ссылками на номер, дату, наименование исходящего документа и т.д.), которые значатся в тексте порождённого в ответ документа. Иерархические (или родовидовые) связи характерны при установлении статуса документа. Документы различного статуса могут находиться на разных уровнях иерархии, соответственно, приобретая адекватную статусу степень влияния.

Связь может осуществляться по тематическому принципу, который связывает документы по родству содержания заключённой в них информации. Связи по объекту документирования связывают документы, характеризующие один и тот же объект. Связи включённости объединяют все документы, имеющие опосредованно общую цель, а связи упорядочения характеризуются стремлением так построить всю систему документации, чтобы она представляла из себя чёткую схему, удобную для розыска того или иного документа.

В различных отраслях к отраслевым системам документации предъявляются разные требования. В отраслевой системе документации должны присутствовать документы, определяющие параметры нормального состояния предметной области - стандарты, нормы, правила. Центральное место отводится документированию основного процесса отрасли, а также документации, содержащей требования и инструкции по недопущению и устранению сбоев, отклонений от заданных параметров, их последствий — контроль за технологическим процессом.

Отдельную группу составляет документация на средства труда и оборудование.

Ещё одна группа включает документы, содержащие требования к персоналу.

Вся отраслевая деятельность должна осуществляться в рамках правового поля. Этому способствует отраслевая правовая документация -отраслевые законы и подзаконные акты, лицензии на право ведения деятельности, уставы организаций и предприятий.

Важную функцию выполняет документация, подтверждающая качество и соответствие конечного продукта отрасли установленным требованиям и нормам.

И ещё одна группа документов, входящих в отраслевую систему документации, - это планы и отчёты.

Отраслевая система документации в сфере высшего профессионального образования включает вышеназванные группы документов, а также ещё ряд групп, имеющих яркую отраслевую специфику. Они сопровождают весь путь студента от момента его поступления в высшее учебное заведение и до его окончания, регулируют и регламентируют как внутрен-

нюю работу учебного заведения, так и всей отрасли в целом - создаёт единое информационно-документальное поле, в котором функционируют многочисленные учебные заведения.

Все документы, входящие в рассматриваемую систему, выстраиваются в иерархическую пирамиду.

Отраслевая система документации в сфере высшего профессионального образования имеет несколько уровней: федеральный, на котором осуществляется разработка правовой инструктивно-методической основы развития учреждений высшего профессионального образования, и уровень высшего учебного заведения, на котором функции системы документации более многочисленны и дробны. Кроме того, они подразделяются на документы стратегического и оперативного характера.

Во второй главе «История, современное состояние и перспективы развития отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования» рассмотрены исторические этапы развития отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования, современное состояние и структура отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования, а также перспективы её трансформации в условиях информатизации и глобализации.

Развитие отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования условно можно разделить на четыре исторических этапа. Первый этап, т.е. складывание отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования, тесно связан с формированием самой системы образования, которая берёт начало в глубокой древности. Формирование системы образования начинается в локальных культурных центрах и путём заимствования распространяется на другие территории и государства. Причём, на этом этапе нельзя говорить о сис-

теме документации в сфере высшего профессионального образования, поскольку само высшее образование не обрело черты системы. Не сложилась система высшею профессионального образования и в России. К XVII-XVIII векам функционировали лишь единичные высшие учебные заведения.

Формирование системы документации в сфере высшего профессионального образования начинается с появлением отдельных документов, пока ещё не связанных между собой. Прежде всего, это списки обучающихся, журналы успеваемости, документы, подтверждающие статус выпускника.

Второй этап развития отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования можно отнести к началу XIX века, когда количество учебных заведений в России значительно возросло, складывается отечественная система высшего профессионального образования. Происходит формирование документов в этой сфере, определяется её элементный состав, формируются структурные связи, определяются функции, документы обретают стабильную форму, отдельные признаки унификации. Активно используются документы, оформляющие поступление в учебное заведение, обучение (пребывание) в нём и выпуск. Появляется учётная документация об успеваемости и поведении учащихся, вводятся похвальные грамоты.

Делопроизводство в образовательных заведениях царской России являлось неотъемлемой частью всего учебного процесса. Основополагающими документами были приказ Министерства просвещения или Императорский Указ об открытии учебного заведения, уставы, своды правил. В них отражался весь комплекс прав и обязанностей преподавателей и студентов. Документировались и трудовые вопросы в учреждениях образования.

В начале этого этапа развитие образования в целом, и высшего в том числе, идёт по пути усиления сословного принципа, заключающегося в том, что все представители сословий получали только соответствующее их положению образование. К концу XIX века сословный принцип утрачивает свои позиции, это приводит к проникновению элементов демократизации и широкому распространению профессионально-технического образования.

Третий этап начинается в период 20-х годов XX века. После Октябрьской революции произошли кардинальные изменения в системе высшего профессионального образования, существенным образом затронувшие и совокупность образовательных учреждений, и методику обучения, и документацию, регламентирующую и обеспечивающую учебный процесс.

Уже в конце 1917 года начала проводиться национализация всех типов образовательных учреждений. Была заявлена преемственность ступеней образования, обеспечивалось равенство возможностей образования. В 1921 году Советом народных комиссаров РСФСР был принят декрет «О высших учебных заведениях», в котором говорилось, что «высшие учебные заве-

деиия имеют целью: ... распространять научные знания среди широких пролетарских и крестьянских масс, интересы которых по всей деятельности высшего учебного заведения должны стоять на первом плане...». Образование этого времени было идеологически окрашенным и рассматривалось как орудие коммунистического перерождения общества. Отсюда -резкое сокращение основного общего образования и появление так называемых рабфаков, ускоренно готовивших детей рабочих и крестьян, не имевших законченного среднего образования, к поступлению в высшие учебные заведения.

Сложившаяся к началу 30-х гт. в СССР тоталитарная государственная система не могла не отразиться и на образовании. Вводились всестороннее централизованное управление и централизованный контроль. Вся деятельность и содержание образования были подвергнуты унификации и жесткой регламентации. Вводились единые обязательные программы и учебные планы, единые стабильные учебники.

В 1934 году был утверждён Типовой Устав высшей школы, который устанавливал права и обязанности образовательного учреждения. В 1936 году было введено в действие постановление об утверждении единой формы студенческого билета и зачётной книжки.

Приказом Министерства высшего образования СССР № 470 от 06 июня 1956 года «Об основных формах первичной документации и внут-ривузовской отчётности, связанной с приёмом и обучением студентов» была проведена необходимая унификация и утверждены основные формы первичной документации и указания о порядке регистрации заявлений по приёму в высшие учебные заведения.

В конце 80-х - начале 90-х годов XX века осуществлялась реформа высшего образования. Её основным содержанием были гуманизация и фундаментализация образовательных программ, рационализация и децентрализация управления вузами, диверсификация образования и введение его многоуровневой структуры, дальнейшее развитие демократизации и самоуправления в вузах.

12 октября 1990 года был подписан Указ «О статусе высших учебных заведений», постановлением Совета Министров РСФСР № 119 от 23 февраля 1991 года было введено в действие «Временное положение о государственном высшем учебном заведении в РСФСР».

Таким образом, в течение третьего периода произошли масштабные изменения в документации в сфере высшего профессионального образования, были разработаны и введены в действие целый ряд документов, сопровождающих процесс получения высшего образования. Существующие формы и разновидности документов просуществовали в сфере высшего профессионального образования вплоть до конца Советского периода, а некоторые из них видоизменились, но используются до сих пор.

Четвёртый этап развития отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования начался в 1991 году и продолжается в настоящее время. Современная деятельность органов управления образованием и образовательных учреждений субъектов Российской Федерации строится в соответствии с законодательством Российской Федерации об образовании и направлена на обеспечение государственных гарантий в получении гражданами высшего профессионального образования. На сегодняшний день в России насчитывается 1400 высших учебных заведений, в которых обучается 7 461 ООО студентов.

С учетом важности укрепления законности в сфере образования, обеспечения конституционного права граждан на образование, Министерством образования и науки уделяется большое внимание планированию образовательной деятельности, формированию нормативно-правовой и документационно-методической базы данного процесса.

В сфере высшего профессионального образования документированию подлежат многие процессы деятельности: право на ведение образовательной деятельности, регламентация структуры образовательного учреждения, определяются требования к профессорско-преподавательскому составу, документируется приём студенческого контингента, движение (переход с курса на курс, уход в академический отпуск и выход из него, переход из вуза в вуз), выпуск, определяются требования к методическому обеспечению учебного процесса (образовательные стандарты, положения, методические рекомендации, типовые рабочие программы).

Документы отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования выполняют ряд взаимосвязанных функций: правовую, методическую, координирующую, распределительную, управленческую, организационную, учётную, отчётную, стратегического планирования. В соответствии с функциями выделяются группы документов: первая группа включает законодательные и нормативно-правовые документы, регламентирующие деятельность всех высших учебных заведений страны. Эта группа документов в большей степени выполняет правовые функции в отношении всех вузов страны (Закон РФ «Об образовании», Типовое положение об образовательном учреждении, Инструкция о порядке ведения, заполнения и выдачи Государственных дипломов об образовании, Государственные образовательные стандарты, Общероссийский классификатор специальностей по образованию).

Вторую группу составляют документы, регулирующие деятельность образовательного учреждения (Устав образовательного учреждения, лицензия, свидетельство о Государственной аккредитации, Положение об организации учебно-методической деятельности образовательного учреждения).

Третью группу составляют документы оперативного управления образовательным учреждением (протоколы заседаний Учёного совета, приказы ректора по основной деятельности).

Четвёртую группу составляют методические документы по организации учебного процесса (основная образовательная программа, включающая в себя учебный план, рабочие программы учебных курсов, а также программы практик, календарный учебный график и другие методические материалы).

Пятая группа - документы, обеспечивающие учебный процесс, которые подразделяются на подгруппы:

а) организационные документы (план распределения учебной нагрузки на учебный год, карточки учебной нагрузки преподавателей, график-календарь учебного процесса образовательного учреждения, расписание учебных занятий и экзаменов, реестр распределения учебных помещений, календарный план основных мероприятий вуза на учебный год, план работы и протоколы учебно-методического совета вуза и другое).

б) контролирующие и отчётные документы (журнал учёта работы преподавателя, журнал аудиторных занятий, журнал учёта контрольных и курсовых работ, статистические отчёты № ВПО-1 «Сведения об образовательном учреждении, реализующем программы высшего профессионального образования», № ВПО-2 «Сведения о материально-технической и информационной базе, финансово-экономической деятельности образовательного учреждения, реализующего программы высшего профессионального образования», отчёт о результатах Государственной итоговой аттестации и выпуске студентов, отчёты о работе факультетов, кафедр и преподавателей за учебный год, сводки о выполнении учебной нагрузки кафедрами).

в) учётные документы (списки студентов, аспирантов, соискателей, справка о движении студентов, протоколы заседания государственных экзаменационных комиссий и т.д.).

Шестую группу составляют документы, координирующие учебный процесс (приказ о зачислении, приказ о переводе, восстановлении, отчислении студентов, приказ об академическом отпуске, приказ о практике, приказ о допуске к государственной аттестации, личное дело студента).

В настоящее время отраслевая система документации в сфере высшего профессионального образования находится на пороге своей трансформации, что связано с кардинальными изменениями в самой системе высшего профессионального образования. Эти изменения вызваны в целом модернизацией всех сфер жизнедеятельности и могут рассматриваться по нескольким направлениям.

Первое направление связано с внедрением в процесс управления высшими учебными заведениями компьютерных технологий. Электронный документооборот в учреждениях высшего профессионального образования на сегодняшний день стал не просто средством оптимизации внутренних процессов, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности вузу по ускорению работы:

- обеспечит слаженную работу всех подразделений;

- упростит работу с документами, повысит ее эффективность;

- повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

- повысит оперативность доступа к информации;

- позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

С помощью электронного документооборота в учреждениях высшего профессионального образования возможно автоматизировать сложные в организационном плане процессы планирования, учета, контроля и анализа деятельности образовательного учреждения в полном соответствии с Государственными образовательными стандартами высшего профессионального образования.

Второе направление связано с вхождением Российского высшего профессионального образования в Болонский процесс, в связи с чем предстоят кардинальные изменения во многих документах, входящих в эту отраслевую систему документации.

Федеральный Государственный образовательный стандарт третьего поколения утверждается Министерством образования и науки Российской Федерации и представляет собой совокупность требований, обязательных при реализации основных образовательных программ бакалавриата и магистратуры по направлениям подготовки всеми образовательными учреждениями высшего профессионального образования, имеющими государственную аккредитацию на территории Российской Федерации. В новых стандартах содержится ряд новых требований: характеристика направления подготовки; требования к результатам освоения основных образовательных программ бакалавриата и магистратуры, в которых описываются общекультурные и профессиональные компетенции, которыми должны обладать выпускники. Выдвигаются новые требования к структуре основных образовательных программ, в них включаются трудоёмкость (в зачётных единицах), проектируемые результаты освоения программы (что должны знать, уметь и чем владеть студенты). Также, согласно новым стандартам, в высших учебных заведениях должна проходить оценка качества освоения основных образовательных программ путём мониторинга, разработки стратегии по обеспечению качества подготовки выпускников и т. д. Существенные изменения ожидают процедуру выдачи итогового документа об образовании.

Третье направление обусловлено широким внедрением в образование требований Системы менеджмента качества. Сертификация образовательных услуг высших учебных заведений на соответствие требованиям международного стандарта ISO 9001:2000 в первую очередь предполагает анализ системы документооборота и повышение требований к качеству документов. Эти требования касаются разработки рациональных схем движения документов, функционального разграничения ответственности за

их исполнение между структурами и должностными лицами, унификацию основных форм документов, используемых в образовательной деятельности, определение условий доступа к документам, содержащим персональные данные и другую конфиденциальную информацию.

Четвёртое направление связано с изменением законодательной базы в сфере образования. Первым шагом к изменению законодательной базы в сфере образования стала разработка проекта Федерального Закона «Об образовании в Российской Федерации». Проект закона устанавливает общие принципы и начала правового регулирования отношений в сфере образования, государственные гарантии прав и свобод в образовании Российской Федерации; регламентирует отношения, возникающие в сфере образования, определяет правовое положение их участников, закрепляет особенности применения к отношениям в сфере образования норм административного, гражданского, трудового, финансового и других отраслей права. Согласно требованиям нового закона, основные образовательные программы высшего образования реализуются по уровням высшего образования, установленным настоящим Федеральным законом. Изменяются нормативные сроки освоения образовательных программ высшего образования, также изменяются требования, предъявляемые к образовательным организациям, реализующим основные образовательные программы высшего образования.

Анализ предстоящих изменений в системе документации в сфере высшего профессионального образования, суммированных по четырём направлениям, позволяет утверждать, что масштаб этих изменений весьма обширный. Изменениям будут так или иначе подвергнуты практически все документы, входящие в эту систему.

С точки зрения системного анализа для системы это большое напряжение, и есть вероятность её дезорганизации и дезадаптации. Прогноз отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования заключается в возможном её функционировании по трём сценариям, которые мы назвали: тормозящий, радикальный, обвальный.

Первый сценарий - тормозящий - может быть актуален в случае медленных изменений, и соответственно, вялых и эпизодических импульсов, посылаемых системе документации. В этом случае система, защищая свою целостность, опираясь на силу инерции, их легко гасит, «консервируется» в своём устаревшем и не соответствующем современным требованиям состоянии. Она постепенно превращается в тормоз на пути реформирования высшего профессионального образования.

Второй сценарий - радикальный - самый предпочтительный. Замена устаревших и несоответствующих новым требованиям элементов происходит на научной основе, систематично и последовательно. Но для этого необходимо волевое решение руководства, разработка единых требований и правил, подготовка методических рекомендаций, проведение обучающих

мероприятий. Этот сценарий дорог, это затратное мероприятие для системы образования, поскольку ввести одновременно во всех вузах новые формы документов, в том числе, в электронной форме, сложно. Но, в то же время, результат может быть положительным.

И третий сценарий - обвальный, когда развитие системы документации будет осуществляться без инструктивного руководства центра, хаотично, непоследовательно, эпизодически и фрагментарно. Крупные вузы будут осуществлять модернизацию самостоятельно, вводить новые формы документов, которые не будут органичны в единой системе, небольшие вузы будут отставать. Это создаст дисбаланс, будет затруднён переход студентов из одного вуза в другой в силу несовместимости требований, система документации потеряет целостность и управляемость, и будут необходимы годы для того, чтобы эта система документации обрела устойчивость и другие важные системные качества.

Для успешного вхождения Российского образования в новые условия необходимо, чтобы отраслевая система документации в сфере высшего профессионального образования функционировала по позитивному сценарию. А именно - замена устаревших и несоответствующих новым требованиям элементов должна происходить на научной основе, систематично и последовательно.

Позитивное развитие по этому сценарию возможно в случае:

- разработки программных продуктов, рекомендуемых большим, средним и малым вузам с учётом их документооборота и совместимости;

- разработки обучающих мероприятий путём издания методических рекомендаций, организации курсов повышения квалификации;

- разработки однозначно определённой нормативно-правовой базы для последовательного введения новых требований к документам системы;

- разработки сметы расходов вуза с учётом статей на финансирование программ по введению новых форм документов, в том числе в электронной форме;

- разработки плана развития межвузовского сотрудничества, схем мобильности, совместных программ обучения, практической подготовки и проведения научных исследований;

- разработки критериев и методов, необходимых для обеспечения эффективности работы и управления процессами документирования в вузе;

- разработки мер, необходимых для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения процессов модернизации отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования.

По теме диссертации опубликованы следующие работы:

а) в изданиях, рекомендованных ВАК:

1. Рюмшина, Е.В. Истоки формирования и структура отраслевых систем документации [Текст] / Е.В. Рюмшина // Культурная жизнь Юга России. - 2009.-№ 4 (33). - С. 120-121.

б) в других изданиях:

2. Рюмшина, Е.В. О применении системных методов исследования к системам документации [Текст] / Е.В. Рюмшина // Документационные процессы в информационном обществе: сб. матер. Всерос. науч.-практ. конф. / Саратов: РГГУ, 2009. - № 4 (33). - С. 120-121.

3. Рюмшина, Е.В. К вопросу об особенностях отраслевой системы документации [Текст] / Е.В. Рюмшина // Современные проблемы педагогических и психологических исследований в сфере профессионального образования: сб. науч. ст. по матер, науч. - практ. сем. / Краснодар, 13-20 сентября 2009 г. - Краснодар: РГНФ, 2009. - С. 139-143.

4. Рюмшина, Е.В. Формирование структуры отраслевой системы документации [Текст] / Е.В. Рюмшина // Тезисы докладов XXXVII науч. конф. студ. и мол. учёных вузов юж. фед. окр. / Краснодар, декабрь 2009 года - март 2010 года - Краснодар, 2009. - С. 240-241.

5. Рюмшина, Е.В. Системный подход к документу [Текст] / Е.В. Рюмшина // Молодёжь в культурно-образовательном и правовом пространстве региона: матер. 1-го всерос. (с междунар. участ.) науч.-практ. сем. / Славянск-на-Кубани - Адлер, 3 февраля 2010 года - Славянск-на-Кубани, 2010. - С. 126-130.

6. Рюмшина, Е.В. Система документации как объект системного исследования [Текст] / Е.В. Рюмшина // Кайгородовские чтения: матер, регион, науч.-практ.конф. / Краснодар, апрель 2010. - Краснодар, 2010. -С. 90-95.

7. Рюмшина, Е.В. Истоки формирования отраслевых систем документации [Текст] / Е.В. Рюмшина // Кайгородовские чтения: матер, регион, науч.-практ.конф. / Краснодар, апрель 2010. - Краснодар, 2010. - С. 87-90.

Типография Краснодарского государственного университета культуры и искусств 350072, Краснодар, ул. 40 лет Победы, 33 Заказ № 146, тираж 110 экз.

Введение.

Глава 1. Общая характеристика и особенности отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования.

1.1. Системный подход как методологическая основа рассмотрения понятий «документ» и «система документации».

1.2. Понятие отраслевой системы документации.

1.3. Отраслевая система документации в сфере высшего профессионального образования: теоретический анализ.

Выводы к 1 главе.

Глава 2. История, современное состояние и перспективы развития отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования.

2.1. Генезис отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования.

2.2. Современное состояние и структура отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования.

2.3. Перспективы трансформации отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования в условиях информатизации и глобализации.

Выводы ко 2 главе.

Актуальность темы исследования определяется значением, которое придается высшему профессиональному образованию на современном этапе, находящемуся на пути модернизации. Модернизация высшего профессионального образования в России осуществляется по нескольким направлениям, связанным с присоединением нашей страны к Болонской декларации 19 сентября 2003 г., с введением в действие Федерального Государственного образовательного стандарта третьего поколения, внедрением в процесс управления высшим учебным заведением компьютерных технологий, ориентацией системы образования на требования Системы менеджмента качества, изменением законодательной базы в сфере образования. Предполагаемые изменения должны содействовать интеграции российской высшей школы в создающееся общеевропейское образовательное пространство, должны способствовать решению ключевой задачи - достижению нового качества отечественного высшего профессионального образования.

В современных условиях возрастает значимость процесса документационного обеспечения образовательной деятельности, качества системы документации в сфере высшего профессионального образования, которую также ожидают кардинальные изменения. Данная система эволюционно складывалась на протяжении всего исторического периода существования высшей школы и сегодня представляет определенную взаимосвязанную совокупность видов документов, выполняющих важные функции в системе высшего профессионального образования.

Особую сложность в сегодняшних условиях обретает проблема преодоления противоречий между:

- возросшими требованиями к высшим учебным заведениям страны, и отсутствием четко разработанного научно обоснованного методического обеспечения процессов документирования образовательной деятельности высших учебных заведений;

- бурно развивающейся практикой документирования образовательной деятельности и отставанием теоретического осмысления в этой области;

- традиционно сложившейся организацией документационного обеспечения образовательной деятельности и объективной потребностью изменения её содержания, форм, методов, приёмов, средств и технологий.

Разрешение вышеуказанных противоречий отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования позволит предложить поэтапную замену устаревших и несоответствующих новым требованиям элементов на научной основе, систематично и последовательно.

Документоведение как теоретическая ' дисциплина окончательно не оформлена и многие проблемы не получили широкого освещения в специальной литературе. Это относится и к вопросам видовой классификации документов, группировки документов в системы документации, структуры и структурных связей систем документации, их наполнения и содержательной характеристики, дифференциации на универсальные и отраслевые.

Учения о системах документации как систематизированного научного знания, входящего определённым разделом в документоведение, не сложилось. Знания о них рассеяны по разным источникам на уровне взглядов отдельных авторов, что и предопределяет необходимость соответствующего теоретического осмысления и актуальность данного диссертационного исследования.

Степень научной разработанности проблемы. Впервые термин «система документации» в 1959 году стал применять К. Г. Митяев [125], именно он разделил системы документации на «универсальные» и «отраслевые».

История складывания систем документации, их определение, попытки выстроить классификацию нашли отражение в работах 70-х — 80-х годов XX века (Я.З. Лившиц [106], A.B. Елпатьевский [55], В.Н. Автократов [1], А.Н. Сокова [180]).

A.B. Елпатьевский предложил понимать систему документации как «обеспечивающий достижение определённой цели комплекс взаимосвязанных документов, характеризующихся наличием установленных критериев возникновения каждого из них».

Позже определение системы документации было сформировано и нормативно закреплено в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [43]. А.Н. Сокова была одним из первых авторов, которые начали писать о системах документации. Так, согласно её теории, главным в оценке системы документации является то, что система документации призвана обслуживать процесс управления и должна выполнять те функции, для которых она задумана. В обзорной статье В.Д. Банасюкевича и А.Н. Соковой «Вопросы формирования теории документоведения» [17] дан краткий анализ эволюции взглядов учёных на проблему определения понятия, принципов выделения систем документации. Проведённый ими содержательный анализ специальной литературы показал, что единства взглядов на проблему дифференциации систем документации нет.

Авторы учебника « Организация работы с документами» В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло, М.В. Ларин [138] и другие рассмотрели историю развития системы государственного делопроизводства, нормативно-методическую базу, основные понятия и терминологию, общие правила работы с документами. Также они охарактеризовали универсальные системы документации и определили их назначение.

Отраслевая специфика документов, и, соответственно, формирование отраслевых систем документации как совокупности документов, обслуживающих конкретные направления отраслевой деятельности, специалистами не рассматривалась.

Но обращение к совокупности документов в сфере высшего профессионального образования показало, что на уровне нормативно-методической разработки и практического использования эта система документации сложилась, функционирует и активно исследуется в контексте проблем педагогики высшей школы, законотворческих процессов, управления образовательными учреждениями. Этим вопросам посвящены работы Б.Г.

Ананьева [7], А.А.Андреева [9], И.Б. Федорова [201], В.Г. Кинелева [75], В.И. Жукова [62], В.А. Сластенина [174] и др.

Достаточно продуктивно ведутся исследования истории складывания отраслевой системы документации в русле исследований истории высшего профессионального образования. Это работы JI.A. Майбороды [108], Т.В. Кузнецовой [81], Х.Э. Мариносян [111], О.В. Горелик [42], Е.А. Давыдовой [45].

Процесс перехода высшей школы на условия Болонского соглашения потребовал пересмотра не только организации образовательной деятельности, но и внесения изменений в документы. Этот аспект отражён в работах С.А. Дружилова [51], Т.А. Дубровской [52], Т.И. Киселёвой [72], B.C. Магун [107], А.И. Субетто [198], М.В. Артамонова [11] и др.

В высшие учебные заведения активно внедряются электронный документооборот и системы менеджмента качества, существенно видоизменяющие как сами документы отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования, так и формы, методы работы с ними. Об этом писали Ю.М. Кукарина [87], М.В. Ларин [92], H.A. Селезнёва, В.А. Сальников [170] и др.

Объект исследования — отраслевая система документации в сфере высшего , профессионального образования.

Предметом является теория, история, современное состояние и перспективы развития отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования.

Цель исследования — осуществить комплексный анализ отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования и определить перспективы её развития.

Задачи исследования:

- изучить понятия «документ» и «система документации» с точки зрения системного подхода;

- раскрыть понятие «отраслевая система документации»;

- охарактеризовать структурные связи и системные качества отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования;

- определить место отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования среди других систем документации;

- рассмотреть историю и осуществить периодизацию отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования и описать произошедшие в связи с этим изменения в делопроизводстве образовательных учреждений; разработать классификацию документов отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования в соответствии с выполняемыми функциями;

- проанализировать грядущие изменения в документах отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования; разработать наиболее оптимальный вариант её развития в условиях информатизации и глобализации.

Методологическая база исследования. Исследование отраслевых систем документации предполагало применение общей теории систем (Л.фон Берталанфи [19], A.A. Богданов (Малиновский) [110], Д.М. Гвишиани [39], Э.Г. Юдин [211], Э.М. Мирский [115], В.П. Кузьмин [85], В.Н. Садовский [169], Г.П. Щедровицкий [210], В.Н. Спицнадель [187] и др.), позволившей рассмотреть структуру и структурные связи, факторы влияния на них внешней среды, прогнозировать грядущие изменения, выработать принципы управления.

Изучение систем документации — прерогатива документоведения, рассматривающего документ с позиции разных научных школ: управленческой (Н.С. Ларьков [105], Т.В. Кузнецова [81], М.В. Ларин [101], А.Н. Сокова [180], Е.А. Плешкевич [145], В.Д Банасюкевич [17]), библиотечно-библиографической (Ю.Н. Столяров [193], Г.Н. Швецова-Водка [205], H.H. Кушнаренко [90]), школы документалистики (Г.Г. Воробьёв [29]). В рамках документоведения документы характеризуются с помощью выявления сходства и различия между ними, поиска способов их идентификации, устойчивых сочетаний свойств и их группировки в виде обобщенной идеализированной модели.

Методологической базой исследования выступает также система управления в сфере образования, педагогика высшей школы Р.С.Пионова[144], М.В.Буланова-Топоркова [26], В.А.Сластенин [175]), законодательство в сфере образования (Г.Т.Ермошин, Л.Н.Глебова, Е.А.Болотова), нормативные, инструктивно-методические документы, регламентирующие образовательный процесс.

Методы исследования. Анализ трудов по документоведению позволил рассмотреть понятие «документ» и «система документации» с точки зрения системного похода.

Был проведён источниковедческий анализ документов в процессе развития высшего образования в России, структурно-функциональный анализ документов, которые участвуют в организации учебного процесса. Разработана классификация документов отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования.

В процессе исследования был применён метод моделирования для разработки оптимального сценария развития отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования.

Научная новизна. Впервые документ охарактеризован с системных позиций, что позволило представить его как детерминированную, гетерогенную систему с подсистемами, выполняющими информационную, защитную, правовую, идентификационную, смысловую, контролирующую, разъяснительную, регистрационную, поисковую функции.

Обосновано понятие «отраслевая система документации» как совокупности взаимосвязанных документов, обслуживающих конкретные направления отраслевой деятельности. Определено место отраслевой системы документации, которая функционирует в отрасли на правах инфраструктуры и обеспечивает посредством документов связь с обслуживаемой сферой деятельности.

Определены структурные связи отраслевой системы документации: генетической преемственности, иерархические, по родству содержания заключённой в документах информации, связи упорядочения и включённости. Охарактеризована структура отраслевой системы документации, включающая группы документов, определяющих параметры нормального состояния предметной области, документирующих основной и вспомогательные процессы в отрасли, осуществляющих контроль за технологическим процессом, содержащих требования к средствам труда и оборудования, требования к персоналу, отраслевой правовой документации и документации, подтверждающей качество конечного продукта отрасли установленным требованиям и нормам.

Охарактеризована система документации в сфере высшего профессионального образования как двухуровневая, многослойная, иерархически организованная, преломляющая общую структуру отраслевых систем документации к специфике своей отрасли.

Показано, что документы отраслевой системы документации, в сфере высшего профессионального образования выполняют ряд взаимосвязанных функций: правовую, методическую, координирующую, распределительную, управленческую, организационную, учётную, отчётную, стратегического планирования. Разработана классификация документов отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования в соответствии с выполняемыми функциями.

Изучена история становления отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования в РФ, выделены 4 этапа её становления, определены факторы, оказывающие влияние на её дальнейшее развитие.

Показаны перспективы отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования в условиях информатизации и глобализации.

Теоретическая значимость. В документоведение введено новое знание относительно отраслевых систем документации, их места, структуры, функций, наполнения, особенностей организации и функционирования. Это позволит в будущем разработать общую теорию документа. Выявлены и обоснованы закономерности складывания отраслевых систем документации, они прослежены на примере подобной системы документации в сфере высшего профессионального образования, которая может служить образцом для других отраслевых систем документации.

Практическая значимость заключается в возможности на основе представленной классификации документов отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования разработать типовой перечень форм документов, используемых в образовательной деятельности высших учебных заведений.

Результаты диссертационного исследования могут быть использованы в процессе профессиональной подготовки документоведов, в курсах повышения квалификации.

Положения, выносимые на защиту:

1. Отраслевые системы документации как совокупность взаимосвязанных документов, обслуживающих отраслевые виды деятельности, осуществляют документирование основного процесса отрасли, его законодательное и нормативное регулирование, учёт и контроль, определяют требования к персоналу, оборудованию и средствам труда, к качеству конечного продукта отрасли и его соответствию установленным нормам.

2. Отраслевая система документации в сфере высшего профессионального образования имеет яркую специфику в видовом составе документов, обусловленную особенностями документирования основного процесса этого направления отраслевой деятельности. Все документы, входящие в систему, могут быть рассмотрены в виде пирамиды, в основании которой: группы документов на федеральном уровне: документы, определяющие стратегию развития высшего профессионального образования, правовые акты, инструктивно-нормативные и инструктивно-методические документы, регламентирующие деятельность образовательных учреждений всей страны; - группы документов на локальном уровне', документы, регламентирующие и регулирующие деятельность образовательного учреждения, документы оперативного управления образовательным учреждением, методические документы по организации учебного процесса, документы, обеспечивающие учебный процесс и документы, координирующие учебный процесс.

3. Развитие отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования условно можно разделить на четыре исторических этапа:

- первый этап складывания отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования тесно связан с формированием самой системы образования, которая берёт начало в глубокой древности;

- начало второго этапа развития отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования можно отнести к началу XIX века, когда количество учебных заведений в России значительно возросло, стала складываться отечественная система высшего профессионального образования;

- начало третьего этапа развития отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования пришлось на период 20-х годов XX века, когда после Октябрьской революции произошли кардинальные изменения в системе высшего профессионального образования, существенным образом затронувшие и совокупность образовательных учреждений, методику обучения, и документацию, регламентирующую и обеспечивающую учебный процесс;

- четвёртый этап развития отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования начался в 1991 году и продолжается в настоящее время.

4. В отраслевой системе документации в сфере высшего профессионального образования прогнозируются кардинальные изменения в видовом составе документов, их форме и содержании, которые вызваны модернизацией всех сфер жизнедеятельности, в частности:

- внедрением электронных документов и электронного документооборота в деятельность высших учебных заведений;

- вхождением Российского высшего профессионального образования в Болонский процесс;

- внедрением в сферу высшего профессионального образования требований Системы менеджмента качества, в связи с чем вводится сертификация образовательных услуг требованиям международного стандарта ISO 9001:2000;

- изменением законодательной базы в сфере образования.

5. Проведённый анализ предстоящих значительных изменений в системе документации в сфере высшего профессионального образования позволяет прогнозировать дальнейшее её развитие по 3-м сценариям:

- тормозящему, который может быть актуален в случае медленных изменений, вялых и эпизодических импульсов, посылаемых отраслью системе документации;

- радикальному, в случае реализации которого замена устаревших элементов происходит на научной основе и последовательно;

- обвальному, когда развитие системы документации будет осуществляться быстро, без инструктивного руководства центра, хаотично, непоследовательно. Позитивное развитие по второму сценарию предполагает разработку комплекса мер по внедрению единых требований и правил, подготовке методических рекомендаций и проведению обучающих мероприятий.

Апробация результатов исследования. Основные положения и выводы диссертации опубликованы в 7 публикациях автора, и представлены на научно-практических, научно-теоретических конференциях и семинарах различного уровня: «Документационные процессы в информационном обществе» (Саратов, 2009), «Современные проблемы педагогических и психологических исследований в сфере профессионального образования» (Краснодар, 2009), «Молодёжь в культурно-образовательном и правовом пространстве региона» (Славянск-на-Кубани, 2010), XXXVII научной конференции студентов и молодых учёных вузов Южного Федерального округа (Краснодар, 2010), «Кайгородовские чтения» (Краснодар, 2010), в региональном научном журнале «Культурная жизнь Юга России», (Краснодар, 2009).

Структура диссертации. Диссертация состоит из введения, двух глав, шести параграфов, выводов, заключения, списка использованной литературы и источников.

Выводы ко 2 главе:

Развитие отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования условно можно разделить на четыре исторических этапа.

Первый этап, т.е. складывание отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования, тесно связан с формированием самой системы образования, которая берёт начало в глубокой древности.

Второй этап развития отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования можно отнести к началу XIX века, когда происходит формирование системы, развитие структурных связей между документами, унифицирование документов.

Третий этап - 20-90 годы XX века, этап зрелости системы, обретения стабильности.

Четвёртый этап пришёлся на конец XX — начало XXI веков, что связано с трансформацией общества.

Выделение высшей ступени образования произошло в странах Древнего Востока более тысячи лет до н. э. Большой вклад в развитие высшей степени образования внесли Платон, Аристотель. Однако, определение высшего образования в современном его понимании сложилось лишь в средние века.

В России сфера образования особенно активно развивалась в XVIII веке, когда в школах появляются первые документы, пока ещё в зачаточной форме -списки учащихся и классные журналы. Огромную роль в становлении Российского высшего образования сыграл Михаил Ломоносов, стараниями которого был учреждён Московский университет. Обучение в нём осуществлялось по оригинальному учебному плану, в котором процесс был разбит на три уровня: общий, специальный и профессиональный.

С ростом учебных заведений складывалась и система документации в сфере образования. Это было связано с развитием самого образования, его качественно - количественных характеристик и параметров, которые как в зеркале отразили документы, обслуживающие и оформляющие учебный процесс на всех его стадиях. Таким образом, к концу первого этапа развития отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования, было положено начало формирования системы образования как в России, так и в мире.

В первой половине XIX века начинает складываться система документов, оформляющих поступление в учебное заведение, обучение (пребывание) в нём и выпуск. Окончательно утвердился состав документов, необходимых для поступления. Заметно расширился список учётных документов об успеваемости и особенно поведении учащихся. В это время документация об учащихся, составляемая в процессе их учёбы и по её окончанию, начинает унифицироваться по видам и оформлению. Особое внимание в процессе i документирования образовательной деятельности отводилось документам, оформляющим полученное образование — свидетельствам, удостоверениям и аттестатам. К концу второго периода развития отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования начинают унифицироваться образцы составления и оформления документов образовательных учреждений.

В начале XX века в России разрабатывалась реформа образования, основными идеями которой были: автономия и большие права органов местного самоуправления в сфере образования; отделение школы от церкви; t отмена всех сословных, национальных и других ограничений; всеобщее обязательное начальное образование; совместное обучение мальчиков и девочек; свобода преподавания и отмена цензуры учебников; обновление содержания образования. Это время можно отнести к началу третьего периода развития отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования. Образование этого времени рассматривалось как орудие коммунистического перерождения общества. Этот период характеризуется сокращением основного общего образования и распространением ФЗУ — фабрично-заводских училищ. Вся деятельность и содержание образования были подвергнуты унификации и жесткой регламентации. Вводились единые обязательные программы и учебные планы, единые стабильные учебники, огромное место в них занимали предметы идеологического цикла.

С развитием в России демократического общества, изменялось отношение и к высшему образованию. Так, в декабре 1988 года на Всесоюзном съезде работников образования были разработаны следующие основные принципы: демократизация; плюрализм образования, его многоукладность, вариативность и альтернативность; народность и национальный характер образования; открытость образования; регионализация образования; гуманизация образования; гуманитаризация образования; дифференциация образования; развивающий, деятельностный характер образования; непрерывность ; образования.

Таким образом, в XX веке произошли кардинальные изменения в делопроизводстве образовательных учреждений. Были разработаны и введены в действие целый ряд документов, сопровождающих процесс получения высшего образования. Существующие формы и разновидности документов просуществовали в сфере высшего профессионального образования вплоть до конца советского периода, а некоторые из них видоизменились, но используются до сих пор.

Большой толчок к развитию, сближению и гармонизации высшего образования в Европе был дан т. н. Болонским процессом. Его начало можно отнести ещё к середине 1970-х годов, когда Советом министров ЕС была принята Резолюция о первой программе сотрудничества в сфере образования.

Россия присоединилась к Болонскому процессу в сентябре 2003 года на берлинской встрече министров образования европейских стран.

В современной России деятельность органов управления образованием и образовательных учреждений субъектов Российской Федерации строится в соответствии с законодательством Российской Федерации об образовании, региональными программами развития и направлена на обеспечение государственных гарантий, на получение гражданами высшего профессионального образования, повышение его качества. Сегодня подготовка специалистов с высшим профессиональным образованием ведется по 92 направлениям и 443 специальностям.

Минобрнауки России является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере образования. С учетом важности укрепления законности в сфере образования, обеспечения конституционного права граждан на образование, Министерством образования и науки уделяется большое внимание планированию образовательной деятельности, формированию нормативно-правовой и документационно-методической базы данного процесса.

Документы, которые регламентируют деятельность всех вузов страны, выполняют функцию создания единого правового поля. Эти и другие документы, которые участвуют в учебном процессе, выполняют ряд взаимосвязанных функций: правовую, методическую, координирующую, распределительную, управленческую, организационную.

В соответствии с функциями, выделяются группы документов.

Первая группа включает законодательные и нормативно-правовые документы, регламентирующие деятельность всех высших учебных заведений страны. Эта группа документов в большей степени выполняет правовые функции в отношении всех вузов страны.

Вторую группу составляют документы, регламентирующие и регулирующие деятельность образовательного учреждения. Эта группа документов выполняет правовые функции в отношении конкретного учебного заведения.

Третью группу составляют документы , оперативного управления образовательным учреждением, эти документы реализуют управленческие функции.

Методические документы по организации учебного процесса, это — основные образовательные программы. Они выполняют методические функции.

Существуют документы, обеспечивающие учебный процесс, которые в свою очередь можно поделить на подгруппы: а) организационные документы — в большей степени выполняют организационные функции; б) контролирующие и отчетные документы, которые нацелены на выполнение контролирующих и отчётных функций; в) учётные документы - эта группа документов, в большей степени, выполняет организационные функции.

Следующую группу составляют документы, координирующие учебный процесс, они нацелены на выполнение координирующих функций.

Отраслевая система документации в сфере высшего профессионального образования в настоящее время находится на пороге своей трансформации. И это связано с кардинальными изменениями в самой системе высшего профессионального образования — внешней среде. Эти изменения вызваны в целом модернизацией всех сфер жизнедеятельности, обусловлены временем и поэтому неизбежны. Отраслевая система документации в сфере высшего профессионального образования должна внутренне измениться и её трансформацию можно рассматривать по нескольким направлениям. Первое направление связано с внедрением в процесс управления высшими учебными заведениями компьютерных технологий, позволяющих оптимизировать, в первую очередь, документооборот, а вслед за ним все внутренние процессы образовательной деятельности. Второе направление связано с вхождением Российского высшего профессионального образования в Болонский процесс, в связи с чем предстоят кардинальные изменения во всех документах, входящих в эту отраслевую систему документации. Третье направление обусловлено широким внедрением в образование требований Системы менеджмента качества. Четвёртое направление связано с изменением законодательной базы в сфере образования.

Анализ предстоящих изменений в системе документации в сфере высшего профессионального образования, суммированных по четырём направлениям, позволяет утверждать, что масштаб этих изменений весьма обширный. Изменениям будут так или иначе подвергнуты практически все документы, входящие в эту систему. С точки зрения системного анализа для системы это большое напряжение и есть вероятность её дезорганизации и дезаптации. Прогноз отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования заключается в возможном её функционировании по трём сценариям, которые мы назвали:

- тормозящий;

- радикальный;

- обвальный.

Эти сценарии показывают, как может развиваться система документации, но их нельзя рассматривать обособленно, без привязки к объекту документационного обеспечения - к самой системе высшего профессионального образования.