автореферат диссертации по документальной информации, 05.25.02, диссертация на тему:Совершенствование документационного обеспечения территориальных органов управления во Вьетнаме на базе автоматизированных информационных систем

х /7/0 /Г' /^"о/.^- ^

МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

На правах рукописи

НГУЕН ВАН ХАУ

Совершенствование документационного обеспечения территориальных органов управления во Вьетнаме на базе автоматизированных информационных систем.

Специальность 05.25.02 -документалистика, документоведение и архивоведение

кандидата технических

Научный руководитель: Доктор технических наук, профессор РОСС Г. В.

Москва - 1999

ОГЛАВЛЕНИЕ

страница №

Введение.................................................................................................................4

Глава 1. Проблемы совершенствования и автоматизации информационного обеспечения территориальных органов управления.

1.1. Анализ структуры территориальных автоматизированных информационных систем (АИС)..................................................19

1.2. Анализ опыта разработки АИС территориального управления (ТУ) в России.................................................................................29

1.3. Основные положения по документированию управленческой деятельности во Вьетнаме...............................................40

1.4. Правила оформления управленческих документов.....................49

Глава 2. Разработка автоматизированной информационной системы органов исполнительной власти.

2.1. Организация документооборота в государственных структурах управления...................................................................67

2.2. Разработка концептуальной и логической моделей данных......75

2.3. Разработка технологии взаимодействия с базой данных............90

2.4. Организация системы обеспечения принимаемых решений в местных директивных органах управления................................98

Глава 3, Практическое использование автоматизированной информационной системы.

3.1. Информационная система обеспечения решений в местных

директивных органах управления...........................................106

3.2. Автоматизированная система " Канцелярия"................................119

3.3. Тенденция развития и внедрения интернет в ТУ..........................132

Заключение.........................................................................................................138

Библиографический список................................................................................142

Аббревиатура......................................................................................................150

Приложения.

Приложение № 1 Перечень управленческих документов.....................152

Приложение № 2. Экранные формы организации работы электронной

почты........................................................................................................165

Приложение № 3. Работа с задачей " предложения, заявления и жалобы граждан"..................................................................................172

ВВЕДЕНИЕ

Вопросы совершенствования управления на всех уровнях народного хозяйства Вьетнама относятся к числу наиболее сложных и актуальных задач. Особое место при этом отводится решению проблем комплексного социального и экономического развития территории на основе сочетания отраслевого и территориального аспектов управления, повышения уровня и качества планирования групп взаимосвязанных отраслей, расширению прав и обязанностей местных территориальных органов управления (ТОУ). [Постановление № 746/ТТ Председателя правительства СРВ " о внедрении автоматизации информационной технологии в работе делопроизводства и архивоведения в государственных структурах СРВ" от 04-09-1997; и совместное постановление Государственного архива СРВ , Департамента архива ЦК КПВ, Администрации Правительства СРВ, Государственного комитета по информационным технологиям "О внедрении новых информационных технологии в делопроизводстве, ускорение его работы в переходных условиях СРВ."].

Одним из эффективных средств, способствующих качественному решению перечисленных задач, является создание и широкое использование территориальных автоматизированных информационных систем (ТАИС), которые располагают интегрированной информацией о природных и трудовых ресурсах, характеристиках производственной и социальной инфраструктур области. Они призваны обеспечить уровень материального благосостояния населения, эффективность использования трудовых и природных ресурсов, основных фондовых оборотных средств и капитальных вложений за счет совершенствования территориальных методов управления регионом, формирование решений по комплексному развитию и устойчивому функционированию народно-хозяйственной сферы как сложной социально-экономической системы, повышения оперативности и качества

информационного обслуживания директивных органов управления области по вопросам учета, контроля и анализа выполнения поставленных задач.

Анализ начального опыта создания и внедрения ТАИС в России позволил наряду с положительными моментами выявить ряд причин, снижающих эффективность использования законченных разработок, основными из которых являются:

- отсутствие эффективного механизма создания и использования баз данных общего пользования;

- практическое отсутствие в действующих ТАИС единой системы моделей по реализации полного цикла процесса подготовки и принятия управленческого решения;

- реализация технического и информационно-программного обеспечения в виде централизованных систем обработки данных, низкий уровень использования персональных ЭВМ, организация взаимодействия между различными ТАИС и т.д.;

- невысокая достоверность и оперативность получения и обработки информации, несоблюдение условий режимности, большая трудоемкость подготовки исходных данных;

- отсутствие простых и удобных методов и средств взаимодействия с ЭВМ лиц, принимающих решение (ЛПР), невысокий уровень ориентации руководителей по вопросам экономико-математических методов и ЭВМ в практике управления;

Основные положения по совершенствованию территориального управления на базе создания и внедрения ТАИС достаточно подробно изложены в работах Перегудова Ф. И, Михеева Ю. А., Квасницкого В Н. и других. Опыт практического использования автоматизированных информационных систем представлен в работах Артамоновой И.Л.; Инструкция по документационному обеспечению мэрии Москвы. Приложение к распоряжению мэра Москвы от 5 мая 1993 г. № 311- РМ "Об утверждениии

Инструкции по документационному обеспечению мэрии Москвы"; Регламент работы территориального управления "Арбат" ЦАО Москвы. Москва, 1996; Канатникова А.Н. Ткачев; Кузнецова С.Л.; Ефимовой .О.; Соколова A.B.; Котяхова А.Ю; А также в работах Вьетнамских специалистов: Dinh Van Mau; Pham Hong Thai " nhap mon hanh chinh nha nuoc", (nha xuat ban thanh pho Ho Chi Minh 1996); Nguyen Huu Than "Quan tri hanh chanh van phong", (nha xuat ban thong ke. Тр. HCM.1996); Nguyen Minh Phuong; Tran Hoang "mau soan thao van ban dung cho can bo lanh dao, quan ly va cong chuc van phong", (nha xuat ban chinh tri quoc gia, hanoi 1997); Nguyen Van Tham "Soan thao va xu ly van ban quan ly nha nuoc", (nha xuat ban chinh tri quoc gia, hanoi 1997); "Ve nen hanh chinh nha nuoc Vietnam - Nhung kinh nghiem xay dung va phat tríen", (nha xuat ban khoa hoc va ky thuat, hanoi 1996).

В данной работе модель административно-территориальной структуры ТАИС должна соответствовать существующему административному делению области (края) на ряд более мелких территориальных образований и представлять собой взаимосвязанную совокупность автоматизированной информационной системы (АИС): областью, городом (районом обласного подчинения), городским районом (городом районого подчинения). При этом формальная структура организационной и функциональной моделей ТАИС однотипна для любого из выше перечисленных административно-территориальных образований.

Взаимодействие между перечисленными уровнями связано с обменом информацией при решении функциональных задач ТАИС и осуществляется на базе вычислительных сетей. В качестве оконечных вычислительных устройств в настоящее время целесообразнее всего использовать проблемно-ориентированные автоматизированные рабочие места (АРМ) управленческого персонала, обеспечивающие, как правило, реализацию следующих функций: - сбор, контроль, регистрацию и хранение данных;

- эффективный доступ к информации, ее оперативную обработку и отображение;

решение в интерактивном режиме функциональных задач ^ пользователей;

- оперативный доступ к базам данных других ЭВМ;

- информационное обслуживание совещаний.

Актуальность решения задачи автоматизации документационного обеспечения территориальных органов обусловила необходимость разрабртки баз данных и современных методов принятия оптимальных решений.

Целью диссертации является совершенствование и автоматизация обработки документационного обеспечения территориальных органов управления во Вьетнаме на базе автоматизированных информационных систем в условиях переода страны на рыночные механизмы хозяйствования. V

Задачи исследования.

В соответствии с выбранной целью, были поставлены и решены следующие задачи:

проведение анализа построения автоматизированных систем ТУ в России в период перехода от централизованного к децентрализованному управлению;

- проведение анализа документационного обеспечения территориальных органов управления во Вьетнаме;

- разработка структуры баз данных для территориальных органов управления;

- разработка системы принятия решений подсистемы "Личный прием";

- выработка рекомендаций по дальнейшему совершенствованию и развитию докментационного обеспечения территориальных органов управления Вьетнама.

Научная новизна.

В результате проведенных исследований были получены следующие основные результаты:

- в результате проведенного анализа построения автоматизированных информационных систем территорильного управления в России были выявлены специфические особенности системы документационного обеспечения управления во Вьетнаме, которое выражается в структуре документа, в расширении спектра директивно-распорядительных документов и т.д.

- разработаны базы данных по письмам граждан, по служебным документам, директивно-распорядительным документам, организационно-распорядительным документам, а так же исходящей корреспонденции и протоколам совещаний;

- разработана модель процесса принятия решений на базе таблицы решений, которая состоит из четырех разделов:

условия задачи;

правила выбора решений;

перечень решений (действий);

результаты решений.

- предложены рекомендации по дальнейшему совершенствованию автоматизации документационного обеспечения управления в сети Internet.

Объектом исследования явилась система автоматизации документационного обеспечения территориальных органов управления во Вьетнаме.

Методика исследования. Настоящее исследование базируется на диалектическом методе изучения явлений и процессов развития общества.

Для достижения поставленной в диссертационной работе цели использовались системный анализ, аппарат теории многоуровневых систем, математическая статистика, теории графов.

Обследование документационного обеспечения территориальных органов управления базировалось на работах, выполненных во Вьетнаме, в некоторых автор принимал участие.

Разработка ряда важных вопросов автоматизации обработки документационного обеспечения управления базировалась на основе изучения опыта, накопленного в этой области в России.

Практическая значимость. Результаты, полученные при проведении исследования, могут быть использованы при внедрении в различных территориальных органах управления во Вьетнаме. Автоматизированная информационная система достаточно быстро может быть адаптирована в ТУ и успешно использоваться. Практическое использование информационной системы обеспечения решений было апробировано в рамках подсистем "Личный прием", "Канцелярия" , "Предложения, заявления и жалобы граждан".

Апробация работа. Основные положения работы были обсуждены на Всесоюзной научно-технической конференции " Документация в информационном обществе " во ВНИИДАД, 1997г; Международной научно-практической конференции "Управление в XX веке: итоги и перспективы", в РГГУ 1998г, а также доложены на семинаре кафедры "Информационно-вычислительных систем" РГГУ.

Автором были опубликованы 2 научные работы по теме диссертации.

Структура работы. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы (85 наименования) аббревиатура и 3 приложения. Работа изложена на 183 страницы.

Основное содержание

Во введении обосновывается актуальность темы диссертационной работы; формулируются цель и задачи работы; определяется ее научная новизна и практическое использование результатов работы.

В первой главе "Проблемы совершенствования и автоматизации информационного обеспечения территориальных органов управления"

рассматриваются вопросы, связаиые с анализом структуры территориальных автоматизированных информационных систем; основными положениями по документированию управленческой деятельности в государственных структурах (в том числе территориальных управлениях) и правилами оформления управленческих документов.

В первом разделе главы автор ставит вопросы, которые при современном уровне развития средств информатики ТАИС должны проектироваться в виде межведомственных территориально - распределенных систем обработки информации коллективного пользования. При этом важной и неотъемлемой частью проектирования являются этапы выбора и обоснования обобщенного состава и структуры таких систем. Описанная в методологиях проектирования ТАИС предполагает в этом случае решение двух взаимосвязанных задач: создание и поэтапное внедрение генеральной схемы управления областью, разработку ТАИС как технического и информационно-программного комплекса по формированию и реализации управленческих решений в рамках генеральной схемы.

В этом разделе даны определения, положения и принципы формирования генеральной схемы, но в отличие от существующих подходов к проектированию генеральных схем управления отраслями, ориентированных в основном на совершенствование организационных структур , в данном случае под генеральной схемой подразумевается совокупность нормативных актов, описывающих систему закрепления прав и обязанностей аппарата управления областью, моделей деятельности и принятия решений по руководству комплексным развитием и функционированием области как целостного образования. Необходимо определить этапы формирования реализации управленческих решений, как разработки нормативных документов и создания новых информационных технологий формирования управленческих решений ...

Здесь определяются ТАИС и ее возможности, принципы построения структуры ТАИС, условия для максимальной адаптации ее к решению задач

территориального управления. Проводится анализ подходов к построению территориальных АИС в России и возможности использования ее опыта для ' разработки ТАИС во Вьетнаме. Далее на основе анализа определяются преимущества и недостатки при реализации функций, входящих в состав ;-/Х вычислительной сети для обслуживания директивных органов управления и новые подходы к этой проблеме в современных условиях, вл\ч задач^ типоУ, V

М/' ^

функций автоматизированного рабочего места управленческого персонала ! (АРМ-У), использований информационных технологии (генеральная схема) в \ реализации управленческих решении -как- централизованная обработка информации с набором подсистем и задач.

Работы по проектированию систем для обеспечения (поддержки) решений (СОР) в настоящее время проводятся в трех взаимосвязанных направлениях: создание общей теории таких систем, исследование эффективности использования конкретных систем при решении практических задач, развитие отдельных (частных) вопросов создания систем (базы знаний, методы принятия решений, интерфейсы "пользователь-ЭВМ" и т.д.). В работе разрабатываются элементы экспертной системы (ЭС). ЭС позволяет использовать для принятия решений не только количественую, но и слабоформализуемую качественную информацию.

Практическое использование в блоке математического моделирования СОР нормативных организационно-технологических моделей деятельности позволит упорядочить процедуры планирования в учрежденческих административных системах за счет разработки и реализации автоматизированных информационных технологий управления, сочетающих в себе последовательное чередование функций и процедур, выполняемых человеком и ЭВМ по реализации всех этапов жизненного цикла управленческого решения.

В следующих двух разделах изучаются основные положения по документированию управленческой деятельности. Для достижения этой задачи были расмотрены следующие вопросы:

- Представление о документировании в традиционном, и также современном понятии;

Анализ нормативных документов (указания, положения, постановления, Рекомендации, инструкции...) СРВ и РФ, а также Государственной системы оформления документов- ГСОД СРВ; Вьетнамского стандарта- Документов Государственного Управления ТСУТЧГ 5700 -1992 ВС-ДГУ...) и Российских ГСДОУ; ГОСТы...

Класификация документов на основании нормативных документов , при этом уделено большое внимание, чт